Khoản hoa hồng trả cho người môi giới ở nước ngoài để tìm khách mua hàng xuất khẩu được tính vào chi phí khi có hợp đồng, có kết quả môi giới thật (đơn hàng xuất khẩu ký được với khách do họ giới thiệu), có chứng từ đòi tiền của bên môi giới và thanh toán qua ngân hàng. Về thuế nhà thầu, hướng dẫn lâu nay loại trừ một số dịch vụ được cung cấp và tiêu dùng ở ngoài Việt Nam, trong đó có dịch vụ môi giới bán hàng hoá ra nước ngoài.
Nhưng “ở ngoài Việt Nam” phải thật: người môi giới làm việc ở nước ngoài, tìm khách ở nước ngoài. Hoa hồng trả cho người thực chất làm việc ở Việt Nam, hoặc trả cho một công ty ở nước thứ ba không liên quan tới thương vụ, là những trường hợp bị hỏi nhiều. Phạm vi loại trừ cụ thể đọc ở văn bản hướng dẫn thuế nhà thầu đang hiệu lực trước khi áp dụng.
Người nhận hoa hồng là ai
| Người nhận | Chứng từ đòi tiền thường có | Điểm cần xem |
|---|---|---|
| Công ty môi giới, đại lý ở nước của khách hàng | Hoá đơn thương mại hoặc phiếu đòi tiền của công ty | Pháp nhân có thật, đúng lĩnh vực; tài khoản nhận tiền đứng tên công ty |
| Cá nhân người nước ngoài ở nước khách hàng | Phiếu đòi tiền cá nhân ký, kèm giấy tờ tuỳ thân | Nghĩa vụ thuế của cá nhân; tài khoản nhận tiền đứng tên chính người đó |
| Người Việt Nam đang sống ở nước ngoài | Như cá nhân | Xác định cư trú; nếu thực chất làm việc tại Việt Nam thì nghĩa vụ khác hẳn |
| Công ty ở nước thứ ba, không liên quan tới khách hàng | Hoá đơn thương mại | Vì sao tiền đi tới nước thứ ba; dễ bị nghi ngờ nhất |
Hoa hồng trả cho nhân viên của chính khách hàng (người phụ trách mua hàng bên kia) không phải môi giới. Đây là khoản dễ vướng các quy định chống hối lộ ở nước khách hàng, và không nên đưa vào hợp đồng môi giới.
Thuế nhà thầu: khi nào không phải khấu trừ
Nguyên tắc của thuế nhà thầu là đánh vào thu nhập bên nước ngoài có được từ Việt Nam. Theo hướng dẫn lâu nay, danh sách dịch vụ “cung cấp và tiêu dùng ngoài Việt Nam” không thuộc diện áp dụng có nhắc tới môi giới bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, cùng với quảng cáo, tiếp thị, xúc tiến thương mại thực hiện ở nước ngoài (trừ trên nền tảng số) và một số dịch vụ khác.
Để dựa vào ngoại trừ này, hồ sơ cần cho thấy:
- Nơi thực hiện: người môi giới hoạt động ở nước ngoài, gặp gỡ, đàm phán với khách ở nước ngoài.
- Đối tượng: dịch vụ gắn với việc bán hàng hoá của doanh nghiệp Việt Nam ra nước ngoài.
- Không có phần việc tại Việt Nam: người môi giới không sang Việt Nam làm việc dài ngày, không kiểm hàng, giám sát sản xuất tại nhà máy thay khách hàng. Nếu có, phần đó cần xét riêng.
Danh mục loại trừ có thể được diễn đạt lại trong văn bản mới. Nếu không chắc, hỏi cơ quan thuế quản lý bằng văn bản; khấu trừ nhầm thì người môi giới nhận thiếu tiền, không khấu trừ khi đáng phải khấu trừ thì bên Việt Nam gánh thuế và tiền chậm nộp.
Hợp đồng môi giới: điều khoản nên có
- Các bên: tên, địa chỉ, số đăng ký của công ty hoặc giấy tờ tuỳ thân của cá nhân môi giới.
- Phạm vi: thị trường, nhóm khách hàng, sản phẩm; môi giới độc quyền hay không.
- Cách tính hoa hồng: phần trăm trên giá trị hợp đồng xuất khẩu hoặc số tiền cố định mỗi đơn; tính trên số đã thu hay số đã ký.
- Thời điểm được hưởng: sau khi khách thanh toán, sau khi giao hàng.
- Chứng từ đòi tiền bên môi giới phải gửi, đồng tiền thanh toán, tài khoản nhận.
- Thuế: ghi rõ mỗi bên tự chịu thuế ở nước mình; nếu phát sinh thuế tại Việt Nam thì xử lý thế nào.
Hợp đồng lập bằng tiếng nước ngoài nên có bản dịch những điều khoản chính khi cần xuất trình cho cơ quan thuế. Thoả thuận chỉ qua thư điện tử vẫn có giá trị làm bằng chứng, nhưng rất dễ thiếu các điều khoản trên.
Chứng minh môi giới có thật
Khoản hoa hồng bị loại thường không vì thiếu hợp đồng, mà vì không nối được hoa hồng với thương vụ. Bộ bằng chứng nên có:
- Thư giới thiệu hoặc thư điện tử đầu tiên bên môi giới kết nối doanh nghiệp với khách hàng.
- Hợp đồng xuất khẩu với khách hàng đó, tờ khai hải quan xuất khẩu, chứng từ thu tiền hàng.
- Bảng tính hoa hồng dẫn từ giá trị hợp đồng xuất khẩu ra số hoa hồng.
- Phiếu đòi tiền của bên môi giới khớp bảng tính.
- Chứng từ chuyển tiền ra nước ngoài qua ngân hàng, đúng tên bên môi giới.
Dấu hiệu làm khoản hoa hồng bị nghi ngờ: tỷ lệ hoa hồng cao bất thường so với thông lệ ngành, trả trước khi có đơn hàng, trả cho người không có dấu vết liên lạc nào, trả vào tài khoản ở nước khác nơi người môi giới sống.
Thanh toán ra nước ngoài
- Trả qua ngân hàng theo thủ tục chuyển tiền dịch vụ ra nước ngoài; ngân hàng sẽ yêu cầu hợp đồng, phiếu đòi tiền và có thể hỏi về nghĩa vụ thuế.
- Đúng tên người thụ hưởng trên hợp đồng. Đề nghị chuyển vào tài khoản người khác cần văn bản của bên môi giới và nên xác minh qua kênh đã biết.
- Không bù trừ hoa hồng vào tiền hàng khách trả mà không có thoả thuận ba bên; khi đó doanh thu xuất khẩu thu về bị thiếu, lệch với hợp đồng và tờ khai hải quan.
- Tỷ giá: ghi chi phí theo tỷ giá tại thời điểm ghi nhận, chênh lệch khi thanh toán xử lý riêng.
Hoa hồng xuất khẩu không có thuế giá trị gia tăng đầu vào để khấu trừ, vì bên môi giới nước ngoài không lập hoá đơn giá trị gia tăng Việt Nam.
Ví dụ giả định: hai khoản hoa hồng trong một năm
Giả sử một công ty đồ gỗ xuất khẩu trả hai khoản hoa hồng:
- Khoản A: công ty môi giới ở nước nhập khẩu giới thiệu một chuỗi bán lẻ, hợp đồng ký tháng 3, hàng giao tháng 5, khách trả đủ tháng 6. Bên môi giới gửi phiếu đòi tiền tháng 7, công ty chuyển khoản tháng 7. Hồ sơ đủ chuỗi, dịch vụ thực hiện ở nước ngoài.
- Khoản B: một người quen ở Việt Nam giới thiệu khách nước ngoài qua điện thoại, nhận “hoa hồng” vào tài khoản ở nước ngoài của người thân. Không hợp đồng, không phiếu đòi tiền.
Khoản A có căn cứ để được trừ. Khoản B gần như chắc bị loại khỏi chi phí; ngoài ra, vì người môi giới thực chất ở Việt Nam, đây là thu nhập của cá nhân tại Việt Nam và việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân lẽ ra phải xét. Cách làm đúng cho khoản B là ký hợp đồng dịch vụ với chính người đó, trả vào tài khoản của họ và khấu trừ thuế theo quy định.
Tự kiểm tra ở đâu
- Hồ sơ từng thương vụ xuất khẩu: hợp đồng, tờ khai hải quan, chứng từ thu tiền; đối chiếu với danh sách hoa hồng đã trả.
- Ngân hàng: sao kê chuyển tiền ra nước ngoài, tên người thụ hưởng, nội dung chuyển.
- Tài khoản thuế điện tử: tờ khai thuế nhà thầu nếu có khoản phải khấu trừ; tờ khai quyết toán năm trước để thấy khoản hoa hồng đã ghi thế nào.
- Cơ quan thuế quản lý: hỏi bằng văn bản khi bên môi giới có phần việc tại Việt Nam hoặc người nhận ở nước thứ ba.
Các khoản trả cho bên nước ngoài khác như quảng cáo, phần mềm có bộ nguyên tắc riêng, xem bài về mua quảng cáo, phần mềm từ công ty nước ngoài.
Câu hỏi thường gặp
Hoa hồng môi giới xuất khẩu có phải khấu trừ thuế nhà thầu không?
Theo hướng dẫn lâu nay, dịch vụ môi giới bán hàng ra nước ngoài được cung cấp và tiêu dùng ở ngoài Việt Nam thuộc nhóm không áp dụng thuế nhà thầu. Cần chứng minh dịch vụ thật sự thực hiện ở nước ngoài và đối chiếu văn bản hiện hành.
Bên môi giới không có hoá đơn thì dùng chứng từ gì?
Dùng hoá đơn thương mại hoặc phiếu đòi tiền theo thông lệ nước họ, kèm hợp đồng và chứng từ chuyển tiền. Đây là chứng từ hợp lệ cho khoản trả ra nước ngoài, không cần hoá đơn Việt Nam.
Trả hoa hồng trước khi khách thanh toán tiền hàng có được không?
Được nếu hợp đồng môi giới quy định như vậy. Nhưng nếu thương vụ sau đó không thành, cần có điều khoản hoàn trả hoặc biên bản xử lý; khoản đã trả mà không có thương vụ nào tương ứng rất khó được trừ.
Tỷ lệ hoa hồng bao nhiêu thì hợp lý?
Không có mức quy định chung; tuỳ ngành, thị trường và giá trị đơn hàng. Lưu lại căn cứ đặt tỷ lệ, như báo giá của vài đơn vị môi giới hoặc tỷ lệ trả cho các thương vụ trước.
Người môi giới là bên liên kết thì sao?
Nếu bên môi giới là công ty cùng tập đoàn hoặc có quan hệ kiểm soát, khoản hoa hồng là giao dịch liên kết, phải theo giá thị trường và kê khai theo quy định giao dịch liên kết hiện hành.
Có cần kê khai gì khi không phải khấu trừ thuế nhà thầu không?
Không có tờ khai thuế nhà thầu nếu không phát sinh nghĩa vụ. Nhưng hồ sơ chứng minh thuộc diện loại trừ phải lưu cùng chứng từ thanh toán để xuất trình khi được hỏi.
