Khi thuê người ở nước ngoài làm từ xa, công ty Việt Nam phải trả lời trước hai câu: khoản trả đó có thuộc diện phải khấu trừ thuế tại Việt Nam không, và ai là người nhận thật (cá nhân hay một công ty). Ký thẳng với cá nhân thì phải xét nghĩa vụ thuế thu nhập của cá nhân không cư trú; ký qua công ty nước ngoài thì xét theo quy định về thuế nhà thầu nước ngoài. Cả hai cách đều có thể được miễn, giảm theo hiệp định tránh đánh thuế hai lần nếu làm đủ thủ tục.
Không có câu trả lời chung cho mọi hợp đồng, vì kết quả phụ thuộc nơi thực hiện công việc, loại dịch vụ và nước của người nhận. Bài này không đưa tỷ lệ cụ thể, mà đưa thứ tự câu hỏi, bộ hồ sơ, và một ví dụ số giả định cho thấy vì sao cách ghi giá trong hợp đồng quan trọng như chính mức thuế.
Hai cách ký, hai bộ câu hỏi
| Tiêu chí | Ký thẳng với cá nhân | Ký qua công ty nước ngoài |
|---|---|---|
| Người nhận tiền | Cá nhân lập trình viên | Công ty nước ngoài, công ty tự trả cho người làm |
| Loại thuế có thể phát sinh tại Việt Nam | Thuế thu nhập cá nhân của người không cư trú | Thuế nhà thầu nước ngoài (phần GTGT và phần thu nhập) |
| Chứng từ bên nước ngoài phát hành | Hoá đơn hoặc giấy đề nghị thanh toán theo thông lệ nước họ | Hoá đơn thương mại của công ty |
| Hiệp định áp dụng theo | Nước cư trú của cá nhân | Nước cư trú của công ty |
| Rủi ro riêng | Dấu hiệu quan hệ lao động trá hình | Công ty trung gian không có hoạt động thật |
Câu hỏi thứ nhất: công việc thực hiện ở đâu, dùng ở đâu
Nguyên tắc chung của thuế nhà thầu là áp cho dịch vụ nhà cung cấp nước ngoài cung cấp tại Việt Nam, hoặc thực hiện ở nước ngoài nhưng tiêu dùng tại Việt Nam, trừ những dịch vụ được loại trừ theo văn bản hướng dẫn. Lập trình phần mềm cho công ty Việt Nam dùng trong hoạt động của công ty là dịch vụ tiêu dùng tại Việt Nam, dù người lập trình ngồi ở nước ngoài.
Với cá nhân không cư trú, việc thu nhập có “phát sinh tại Việt Nam” hay không còn phụ thuộc cách xác định trong quy định thuế thu nhập cá nhân và điều khoản của hiệp định. Đây là điểm dễ hiểu sai nhất; khi hợp đồng có giá trị đáng kể, nên hỏi cơ quan thuế quản lý bằng văn bản trước khi trả tiền lần đầu, và lưu câu trả lời cùng hồ sơ. Từ 1/7/2026, thuế thu nhập cá nhân được hướng dẫn tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC; đối chiếu văn bản mới trước khi áp dụng cách làm cũ.
Câu hỏi thứ hai: người nhận thật là ai
Nhiều lập trình viên tự do ở nước ngoài lập một công ty nhỏ một người để nhận tiền. Về hình thức đó là ký với công ty, nhưng người làm vẫn là một cá nhân. Công ty Việt Nam nên:
- Lấy thông tin đăng ký của công ty nước ngoài và giấy xác nhận cư trú thuế nếu định áp dụng hiệp định.
- Kiểm tra tài khoản nhận tiền đứng tên chính công ty đã ký hợp đồng.
- Tránh trường hợp hợp đồng ký với công ty A, tiền chuyển cho cá nhân B, hoá đơn do công ty C phát hành.
Ký với một nền tảng thuê người làm tự do quốc tế thì người ký hợp đồng và phát hành chứng từ thường là nền tảng; nghĩa vụ thuế tại Việt Nam được xét theo nền tảng đó, không theo người làm.
Ví dụ giả định: hợp đồng giá gồm thuế hay không gồm thuế
Giả sử công ty thuê một người ở nước ngoài làm phần giao diện, thoả thuận 10.000 đô la Mỹ. Giả sử sau khi xét, khoản trả này thuộc diện phải khấu trừ thuế tại Việt Nam với tổng tỷ lệ nộp thay là t trên doanh thu tính thuế, và không được miễn theo hiệp định. Con số t lấy theo văn bản hướng dẫn cho đúng loại dịch vụ; ví dụ dưới đây chỉ để thấy cấu trúc.
| Cách ghi giá | Người nước ngoài nhận | Công ty nộp thay | Tổng chi phí của công ty |
|---|---|---|---|
| 10.000 đô la, đã gồm thuế Việt Nam | 10.000 × (1 − t) | 10.000 × t | 10.000 |
| 10.000 đô la thực nhận, công ty chịu thuế | 10.000 | 10.000 × t / (1 − t) | Trên 10.000 |
Ở cách thứ hai, doanh thu tính thuế phải quy đổi ngược từ số thực nhận, nên số thuế nộp thay lớn hơn tích 10.000 × t. Rất nhiều hợp đồng tiếng Anh ghi “số tiền thanh toán” mà không nói rõ đã gồm hay chưa gồm thuế Việt Nam; khi đến lúc chuyển tiền, người nước ngoài đòi đủ, công ty đành chịu phần thuế và phải tính lại theo cách quy đổi. Ghi rõ ngay từ đầu.
Hồ sơ để khoản chi được trừ
- Hợp đồng ghi phạm vi công việc, sản phẩm bàn giao, quyền sở hữu, giá, điều khoản thuế (ai chịu thuế Việt Nam).
- Biên bản nghiệm thu hoặc thư xác nhận bàn giao; lịch sử cập nhật mã nguồn trên kho mã của công ty.
- Chứng từ chuyển tiền ra nước ngoài qua ngân hàng, đúng người thụ hưởng trên hợp đồng.
- Tờ khai và chứng từ nộp thuế thay nếu thuộc diện khấu trừ; hồ sơ thông báo miễn, giảm theo hiệp định nếu áp dụng.
- Hoá đơn, chứng từ của bên nước ngoài, bản dịch phần nội dung chính nếu cần.
Phần thuế nộp thay theo hợp đồng giá thực nhận là một phần chi phí dịch vụ của công ty. Thuế GTGT nộp thay theo phương pháp nhà thầu, nếu có, được xem xét khấu trừ như thuế đầu vào khi có chứng từ nộp thuế.
Khi nào thực chất là thuê lao động
Người ở nước ngoài làm toàn thời gian cho một công ty Việt Nam, theo giờ giấc công ty, dùng tài khoản và thiết bị công ty cấp, nhận lương cố định hằng tháng trong nhiều năm, thì ranh giới với quan hệ lao động rất mỏng. Hệ quả không chỉ ở thuế thu nhập mà ở luật lao động nước sở tại của người đó. Với những người như vậy, công ty nên hỏi ý kiến tư vấn ở cả hai nước, thay vì cứ ký hợp đồng dịch vụ hằng tháng.
Việc cần làm trước lần chuyển tiền đầu tiên
Phần lớn rắc rối với hợp đồng nước ngoài phát sinh vì công ty chuyển tiền trước rồi mới nghĩ tới thuế. Một thứ tự gọn:
- Xác định người nhận: cá nhân, công ty, hay nền tảng. Lấy thông tin đăng ký, nước cư trú.
- Xác định loại dịch vụ và nơi thực hiện, ghi thành một đoạn mô tả ngắn trong hồ sơ.
- Tra diện chịu thuế và tỷ lệ theo văn bản hướng dẫn thuế nhà thầu hoặc thuế thu nhập cá nhân không cư trú; hỏi cơ quan thuế nếu chưa chắc.
- Kiểm tra hiệp định giữa Việt Nam và nước người nhận, xin giấy chứng nhận cư trú nếu định áp dụng.
- Chốt điều khoản thuế trong hợp đồng: giá gồm hay chưa gồm thuế Việt Nam, ai chịu, ai nộp.
- Chuyển tiền và kê khai, nộp thuế thay trong thời hạn quy định cho lần thanh toán đó.
Làm một lần cho mỗi người nhận, lưu thành hồ sơ riêng. Những lần thanh toán sau chỉ cần cập nhật nghiệm thu và chứng từ chuyển tiền.
Tự kiểm tra ở đâu
Trên tài khoản thuế điện tử của công ty, xem tờ khai thuế nhà thầu hoặc khấu trừ thuế đã nộp có khớp với từng lần chuyển tiền ra nước ngoài trên sao kê ngân hàng. Lập bảng theo dõi hợp đồng nước ngoài: bên nhận, nước cư trú, giá gồm hay không gồm thuế, có hồ sơ hiệp định không. Chỗ nào chưa chắc về diện chịu thuế, gửi câu hỏi bằng văn bản tới cơ quan thuế quản lý và giữ văn bản trả lời. Nếu cần tra nhóm dịch vụ khi tính thuế nhà thầu, có thể xem phần giải thích tại danh mục thuế nhà thầu trên Thuế Suất.
Câu hỏi thường gặp
Trả qua ví điện tử quốc tế thay vì ngân hàng có được không?
Chuyển tiền ra nước ngoài phải tuân thủ quy định quản lý ngoại hối. Về hồ sơ chi phí, chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng rõ ràng và dễ đối chiếu nhất; các kênh khác cần kiểm tra tính hợp pháp và khả năng cung cấp chứng từ trước khi dùng.
Người nước ngoài không có mã số thuế Việt Nam thì kê khai thế nào?
Bên Việt Nam khai và nộp thay theo mã số của chính mình trên tờ khai tương ứng, ghi thông tin người nhận. Cách ghi cụ thể theo mẫu tờ khai đang hiệu lực.
Hiệp định có tự động được áp dụng không?
Không tự động. Muốn miễn, giảm theo hiệp định cần hồ sơ thông báo theo quy định, trong đó có giấy chứng nhận cư trú do cơ quan thuế nước ngoài cấp. Thiếu hồ sơ thì khấu trừ như thường.
Lập trình viên là người Việt đang sống ở nước ngoài thì sao?
Quốc tịch không quyết định; điều quan trọng là tình trạng cư trú thuế của người đó. Người Việt sống ở nước ngoài quá thời gian để được xem là cư trú tại Việt Nam thì xét như cá nhân không cư trú.
Hợp đồng nhỏ vài trăm đô la có cần làm đủ các bước không?
Số tiền nhỏ không thay đổi nguyên tắc. Có thể gom nhiều việc nhỏ vào một hợp đồng khung với cùng người làm để giảm thủ tục, nhưng mỗi lần trả vẫn cần nghiệm thu và chứng từ chuyển tiền.
Công ty mẹ ở nước ngoài cử người làm từ xa cho công ty con Việt Nam thì sao?
Đó là giao dịch với bên liên kết, ngoài thuế nhà thầu còn phải xét quy định giao dịch liên kết (từ 1/7/2026 có Nghị định 255/2026/NĐ-CP). Phí trả cho công ty mẹ phải có căn cứ về dịch vụ thật và giá hợp lý.
Chênh lệch tỷ giá khi trả tiền có tính vào chi phí không?
Chênh lệch tỷ giá phát sinh khi thanh toán là thu nhập hoặc chi phí tài chính theo chế độ kế toán, tách khỏi chi phí dịch vụ.
