Hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại theo đúng quy định của pháp luật thương mại được lập hoá đơn và xác định giá tính thuế giá trị gia tăng bằng không; còn hàng đem biếu, tặng, cho ngoài chương trình khuyến mại thì vẫn phải lập hoá đơn và tính thuế với giá của hàng cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng. Cả hai loại đều có thể được tính vào chi phí được trừ khi gắn với kinh doanh và có hồ sơ.
Nguyên tắc này có từ nhiều năm và tiếp tục trong hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 — cách diễn đạt cụ thể đối chiếu Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Chỗ doanh nghiệp hay sai không nằm ở nguyên tắc mà ở chỗ tưởng mình đang khuyến mại trong khi chương trình chưa làm đủ thủ tục, hoặc xuất hàng tặng mà không lập hoá đơn. Bài này tách từng tình huống.
Bốn loại “cho không” và cách xử lý thuế
| Loại | Ví dụ | Hoá đơn | Giá tính thuế GTGT |
|---|---|---|---|
| Khuyến mại theo pháp luật thương mại | Mua hai tặng một, tặng kèm sản phẩm, dùng thử miễn phí trong chương trình đã làm thủ tục | Lập hoá đơn, ghi rõ hàng khuyến mại | Bằng không |
| Giảm giá trong chương trình khuyến mại | Giảm 20% trong tuần lễ khai trương | Hoá đơn ghi giá đã giảm | Giá đã giảm |
| Biếu, tặng, cho | Quà Tết cho đối tác, tài trợ hiện vật | Lập hoá đơn | Giá hàng cùng loại hoặc tương đương |
| Hàng mẫu | Mẫu gửi khách thử | Theo quy định riêng về hàng mẫu | Tuỳ trường hợp |
Ranh giới giữa dòng một và dòng ba là thủ tục khuyến mại. Cùng một hộp quà tặng khách, nếu nằm trong chương trình khuyến mại đã thông báo hoặc đăng ký theo đúng quy định thương mại thì giá tính thuế bằng không; nếu không, đó là hàng biếu tặng và phải tính thuế đầu ra.
Khuyến mại “đúng quy định” nghĩa là gì
Chương trình khuyến mại phải được thực hiện theo pháp luật thương mại: tuỳ hình thức và quy mô, doanh nghiệp phải thông báo hoặc đăng ký với cơ quan quản lý thương mại trước khi thực hiện, tuân thủ giới hạn về giá trị hàng khuyến mại, thời gian khuyến mại. Các giới hạn cụ thể nằm ở văn bản về khuyến mại của ngành công thương.
Hồ sơ nên lưu cùng chứng từ kế toán:
- Thể lệ chương trình, thời gian, hàng khuyến mại, điều kiện hưởng.
- Văn bản thông báo hoặc xác nhận đăng ký với cơ quan quản lý thương mại.
- Báo cáo kết quả chương trình nếu thuộc diện phải báo cáo.
- Danh sách hoặc thống kê hàng khuyến mại đã xuất theo từng kỳ.
Thiếu văn bản thông báo hoặc đăng ký khi thuộc diện phải làm, cơ quan thuế có thể không chấp nhận giá tính thuế bằng không và tính thuế như hàng biếu tặng.
Lập hoá đơn cho hàng khuyến mại
Hàng khuyến mại vẫn phải lập hoá đơn, không phải vì có thuế mà để hàng xuất kho có chứng từ. Cách làm thường gặp:
- Hàng tặng kèm khi bán: ghi trên cùng hoá đơn bán hàng, dòng riêng cho hàng khuyến mại, ghi số lượng và ghi rõ là hàng khuyến mại, không thu tiền.
- Hàng khuyến mại phát riêng (dùng thử, tặng tại sự kiện): lập hoá đơn theo quy định về hoá đơn cho hàng khuyến mại không thu tiền.
Cách ghi thông tin người mua khi tặng cho nhiều người lẻ, và cách lập hoá đơn tổng hợp nếu được phép, theo quy định về hoá đơn, chứng từ điện tử hiện hành (Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 91/2026/TT-BTC). Thuế đầu vào của hàng mua về để khuyến mại vẫn được khấu trừ nếu đủ điều kiện, vì hàng đó phục vụ hoạt động kinh doanh chịu thuế.
Hàng biếu tặng: tính thuế đầu ra thế nào
Ví dụ giả định: một công ty sản xuất trà đem 200 hộp trà đi biếu đối tác dịp Tết, giá bán thông thường mỗi hộp là 300.000 đồng chưa thuế. Công ty lập hoá đơn cho 200 hộp với giá tính thuế là giá bán thông thường, kê khai thuế giá trị gia tăng đầu ra theo thuế suất áp dụng cho mặt hàng đó. Doanh thu không phát sinh tiền, nhưng thuế đầu ra vẫn có.
Về thuế thu nhập doanh nghiệp, giá vốn của 200 hộp trà và phần thuế đầu ra phải nộp gắn với việc biếu tặng được xem xét tính vào chi phí nếu khoản biếu tặng phục vụ hoạt động kinh doanh và có hồ sơ: danh sách đối tác, dịp tặng, người duyệt.
Biếu tặng cho tổ chức từ thiện, tài trợ giáo dục, y tế, khắc phục thiên tai có điều kiện riêng để được trừ (đối tượng nhận, hồ sơ xác nhận). Không tự xếp những khoản này vào nhóm quà tặng đối tác.
Tiêu dùng nội bộ và hàng tặng nhân viên
Hàng hoá của doanh nghiệp dùng để tiếp tục quá trình sản xuất (nguyên liệu chuyển sang phân xưởng khác, thành phẩm dùng làm máy móc phục vụ sản xuất) thường không phải lập hoá đơn theo quy định về hoá đơn. Nhưng hàng của doanh nghiệp đem tặng nhân viên, dùng cho tiếp khách, dùng cho mục đích không phải sản xuất thì cần lập hoá đơn và kê khai như hàng biếu tặng.
Hàng tặng nhân viên còn liên quan tới hai việc khác: nếu là phúc lợi thì cộng vào trần chi phúc lợi trực tiếp; và có thể là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của người nhận tuỳ khoản. Cách xác định từng trường hợp đối chiếu văn bản hướng dẫn hiện hành.
Những lỗi hay gặp
- Chạy khuyến mại trước, làm thủ tục sau: chương trình đã diễn ra mới nộp thông báo, hoặc quên hẳn.
- Xuất hàng tặng không lập hoá đơn: tồn kho sổ sách lệch với tồn kho thật, doanh thu thiếu so với dữ liệu hàng xuất.
- Ghi giá tính thuế bằng không cho hàng biếu tặng ngoài chương trình khuyến mại.
- Không tách hàng khuyến mại và hàng bán trên hoá đơn, khiến giá bán bình quân trông thấp bất thường.
- Hàng tặng nhân viên hạch toán vào chi phí bán hàng thay vì phúc lợi, làm sai phép tính trần phúc lợi.
Mỗi lỗi riêng lẻ nhỏ, nhưng chúng thường xảy ra cùng lúc vào mùa lễ Tết, khi lượng hàng tặng lớn nhất trong năm. Rà riêng tháng có chương trình lớn ngay sau khi chương trình kết thúc sẽ nhẹ hơn nhiều so với rà vào lúc quyết toán.
Tự kiểm tra ở đâu
- Sổ kho: lọc mọi phiếu xuất không kèm hoá đơn bán — hàng khuyến mại, hàng tặng, hàng mẫu. Mỗi phiếu phải có hoá đơn hoặc lý do không cần hoá đơn.
- Cổng hoá đơn điện tử: kiểm tra hoá đơn hàng khuyến mại, biếu tặng đã lập đủ cho các kỳ có chương trình.
- Hồ sơ chương trình khuyến mại: văn bản thông báo, đăng ký với cơ quan quản lý thương mại cho từng chương trình.
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng trên tài khoản thuế điện tử: doanh thu hàng biếu tặng đã được kê khai thuế đầu ra chưa.
Câu hỏi thường gặp
Chương trình khuyến mại nhỏ, nội bộ cửa hàng có phải thông báo không?
Tuỳ hình thức và giá trị chương trình theo quy định về khuyến mại. Có những hình thức phải thông báo, có hình thức phải đăng ký, có trường hợp không phải làm thủ tục. Cần xác định trước khi chạy chương trình, vì kết quả ảnh hưởng tới cách tính thuế.
Hàng khuyến mại có phải ghi đơn giá trên hoá đơn không?
Hoá đơn hàng khuyến mại thường ghi tên hàng, số lượng và ghi rõ là hàng khuyến mại; cách ghi đơn giá theo hướng dẫn về hoá đơn hiện hành. Điều quan trọng là thể hiện rõ đây là hàng khuyến mại không thu tiền.
Tặng voucher giảm giá cho khách có phải lập hoá đơn không?
Voucher giảm giá sử dụng khi mua hàng thì khi khách dùng, hoá đơn bán ghi giá đã giảm theo chương trình. Tại thời điểm phát voucher thường chưa phát sinh hàng hoá giao đi. Chương trình voucher cũng cần tuân thủ quy định về khuyến mại.
Hàng tặng kèm vượt giới hạn giá trị khuyến mại thì sao?
Phần vượt giới hạn theo pháp luật thương mại có thể không được xem là khuyến mại đúng quy định, và có rủi ro bị tính thuế như hàng biếu tặng. Nên thiết kế chương trình trong giới hạn ngay từ đầu.
Hàng mẫu gửi khách thử có phải kê khai thuế đầu ra không?
Hàng mẫu có quy định riêng tuỳ trường hợp, ví dụ hàng mẫu phục vụ khuyến mại theo chương trình, hàng mẫu nhập khẩu. Nên xác định rõ mục đích và đối chiếu quy định về giá tính thuế, hoá đơn trước khi xuất.
Tặng hàng cho khách mua đạt doanh số trong năm là khuyến mại hay chiết khấu?
Tuỳ cách thiết kế. Nếu là hàng tặng thuộc chương trình khuyến mại đã làm thủ tục thì xử lý như hàng khuyến mại. Nếu là chiết khấu thương mại trả bằng tiền hoặc trừ vào giá thì lập hoá đơn điều chỉnh giảm theo quy định. Ghi rõ trong hợp đồng với khách để tránh hiểu hai cách.
Chi phí khuyến mại có bị khống chế không?
Chi phí khuyến mại được xét theo điều kiện chung của chi phí được trừ và phải phù hợp với quy định về khuyến mại của pháp luật thương mại. Khi quyết toán, vẫn nên đối chiếu nghị định hướng dẫn thuế thu nhập doanh nghiệp đang hiệu lực.
