Công ty nhận góp vốn bằng máy móc, nhà xưởng, xe được ghi tài sản cố định với nguyên giá là giá trị định giá được chấp thuận khi góp vốn, cộng các chi phí trực tiếp để đưa tài sản vào sử dụng (vận chuyển, lắp đặt, chạy thử, lệ phí sang tên nếu có). Khấu hao được tính vào chi phí được trừ khi tài sản đã chuyển quyền sở hữu sang công ty, có biên bản định giá, biên bản giao nhận và được dùng cho hoạt động kinh doanh. Không có hoá đơn mua không làm mất quyền khấu hao — nhưng thiếu hồ sơ góp vốn thì mất.
Rủi ro lớn nhất ở loại tài sản này không nằm ở giấy tờ mà ở con số định giá. Định giá cao hơn thực tế thì khấu hao được nhiều hơn, nên đây là chỗ cơ quan thuế nhìn kỹ nhất, và cũng là chỗ các thành viên góp vốn phải liên đới chịu trách nhiệm theo pháp luật doanh nghiệp.
Định giá tài sản góp vốn: ai định, định thế nào
Theo pháp luật doanh nghiệp, tài sản góp vốn không phải tiền phải được định giá và thể hiện bằng đồng Việt Nam. Có hai cách:
- Các thành viên, cổ đông sáng lập tự định giá theo nguyên tắc đồng thuận (khi thành lập), hoặc chủ sở hữu, hội đồng thành viên, hội đồng quản trị cùng người góp vốn thoả thuận định giá (khi góp thêm trong quá trình hoạt động).
- Thuê tổ chức thẩm định giá và các bên chấp thuận kết quả.
Nếu tài sản được định giá cao hơn giá trị thực tế tại thời điểm góp, những người tham gia định giá liên đới góp thêm phần chênh lệch và chịu trách nhiệm về thiệt hại gây ra. Về thuế, cơ quan thuế có thể xem xét lại giá trị làm căn cứ khấu hao khi thấy bất thường.
Với tài sản giá trị lớn, đã qua sử dụng nhiều năm hoặc chuyên dùng (máy móc đặc thù, dây chuyền), thuê tổ chức thẩm định giá tốn một khoản phí nhưng cho một chứng thư có căn cứ thị trường. Khi bị hỏi, chứng thư thẩm định thuyết phục hơn nhiều so với biên bản các thành viên tự ghi một con số.
Bộ hồ sơ tài sản góp vốn
| Giấy tờ | Ghi chú |
|---|---|
| Biên bản họp, quyết định chấp thuận góp vốn bằng tài sản | Theo điều lệ và loại hình doanh nghiệp |
| Biên bản định giá hoặc chứng thư thẩm định giá | Mô tả tài sản, tình trạng, năm sản xuất, giá trị |
| Giấy tờ sở hữu gốc của người góp | Hoá đơn mua ban đầu, giấy đăng ký, giấy chứng nhận quyền sở hữu |
| Hồ sơ chuyển quyền sở hữu sang công ty | Bắt buộc với tài sản phải đăng ký như xe, nhà đất |
| Biên bản giao nhận tài sản | Ngày giao, tình trạng thực tế |
| Hồ sơ thay đổi vốn điều lệ | Khi góp vốn làm tăng vốn đã đăng ký |
Với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, việc góp vốn chỉ hoàn thành khi quyền sở hữu đã chuyển sang công ty. Máy móc không phải đăng ký thì việc góp vốn được thực hiện bằng việc giao nhận có biên bản. Trích khấu hao trước khi sang tên xong là trích khấu hao cho tài sản chưa thuộc sở hữu công ty.
Nguyên giá gồm những gì
Ví dụ giả định: một thành viên góp chiếc máy phay điều khiển số đã dùng 4 năm, các thành viên thống nhất định giá 800 triệu đồng. Công ty trả thêm 25 triệu đồng thuê xe cẩu vận chuyển, 15 triệu đồng lắp đặt và chạy thử, đều có hoá đơn ghi tên công ty.
- Nguyên giá: 800 + 25 + 15 = 840 triệu đồng.
- Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng phát sinh sau khi máy đã chạy không cộng vào nguyên giá mà ghi chi phí (trừ khi là nâng cấp làm tăng năng lực).
- Thuế giá trị gia tăng trên hoá đơn vận chuyển, lắp đặt được xét khấu trừ nếu công ty nộp theo phương pháp khấu trừ và đủ điều kiện.
Không được cộng vào nguyên giá những khoản không gắn với việc đưa tài sản vào sử dụng, như chi phí họp thành viên, phí tư vấn chung về tăng vốn. Những khoản đó được xét như chi phí quản lý thông thường.
Thời gian khấu hao tài sản đã qua sử dụng
Tài sản góp vốn thường là tài sản đã qua sử dụng. Chế độ quản lý, trích khấu hao tài sản cố định cho phép doanh nghiệp tự xác định thời gian trích khấu hao với tài sản đã qua sử dụng theo một cách tính dựa trên giá trị hợp lý so với giá bán của tài sản mới cùng loại và khung thời gian của tài sản mới. Doanh nghiệp tra khung và công thức ở văn bản hướng dẫn chế độ khấu hao đang hiệu lực, rồi:
- Ghi rõ cách xác định thời gian khấu hao trong quyết định đưa tài sản vào sử dụng.
- Đăng ký, thông báo phương pháp khấu hao theo quy định nếu văn bản yêu cầu.
- Áp dụng nhất quán, không đổi thời gian giữa chừng khi chưa có căn cứ.
Lỗi hay gặp: lấy nguyên khung thời gian của tài sản mới cho tài sản đã dùng nhiều năm (khấu hao chậm hơn thực tế, không sai về thuế nhưng không phản ánh đúng), hoặc ngược lại, đặt thời gian quá ngắn để dồn chi phí vào những năm đầu — dễ bị xem là khấu hao vượt mức.
Thuế giá trị gia tăng và thuế của người góp
Phía công ty nhận góp: góp vốn bằng tài sản để thành lập hoặc tăng vốn thuộc nhóm không phải kê khai, tính nộp thuế giá trị gia tăng ở bên góp khi có đủ hồ sơ. Vì vậy công ty nhận góp không có hoá đơn giá trị gia tăng và không có thuế đầu vào để khấu trừ cho giá trị tài sản góp. Nếu bên góp là tổ chức, hồ sơ góp vốn và chứng từ kèm theo thay cho hoá đơn; cách lập chứng từ cụ thể tra quy định về hoá đơn, chứng từ hiện hành.
Phía người góp:
- Cá nhân góp vốn bằng bất động sản, phần vốn, chứng khoán có thể phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân theo quy định về chuyển nhượng; cá nhân góp máy móc, xe là tài sản cá nhân cũng cần xem có phát sinh thu nhập hay không.
- Tổ chức góp vốn bằng tài sản có chênh lệch giữa giá trị định giá và giá trị còn lại trên sổ: phần chênh lệch là thu nhập khác, tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo hướng dẫn.
- Lệ phí trước bạ khi sang tên xe, nhà đất cho công ty có những trường hợp miễn riêng; tra quy định lệ phí trước bạ hiện hành trước khi làm.
Những tình huống bị điều chỉnh
- Định giá cao gấp nhiều lần giá thị trường tài sản cùng loại, cùng tình trạng, không có chứng thư thẩm định.
- Tài sản chưa sang tên nhưng đã trích khấu hao nhiều kỳ.
- Tài sản không phục vụ kinh doanh: góp một chiếc xe con sang trọng vào công ty dịch vụ nhỏ, xe vẫn phục vụ gia đình người góp. Xe chở người từ 9 chỗ trở xuống còn chịu mức khống chế khấu hao như xe mua mới.
- Góp vốn xong rồi thanh lý ngay cho người thân với giá thấp: dòng giao dịch vòng này bị xem xét cả hai đầu.
- Không có biên bản giao nhận, tài sản vẫn nằm ở nhà người góp.
Nếu tài sản là của chính giám đốc, chủ doanh nghiệp đang dùng cho công ty mà chưa làm thủ tục gì, góp vốn chỉ là một trong ba đường; hai đường còn lại là cho thuê và bán lại — so sánh ở bài tài sản đứng tên cá nhân dùng cho công ty.
Tự kiểm tra ở đâu
- Sổ tài sản cố định: mỗi tài sản góp vốn có đủ bộ hồ sơ ở trên chưa, ngày bắt đầu trích khấu hao có sau ngày giao nhận, sang tên không.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế và thông tin đăng ký doanh nghiệp: vốn điều lệ đã cập nhật đúng sau khi góp chưa.
- Tài khoản thuế điện tử: nếu bên góp là tổ chức, đối chiếu cách họ ghi nhận giao dịch góp vốn trên hồ sơ của họ.
- Cơ quan thuế quản lý: với tài sản lớn, đặc thù, hỏi trước về cách xác định thời gian khấu hao tài sản đã qua sử dụng.
Câu hỏi thường gặp
Tài sản góp vốn không có hoá đơn mua ban đầu thì có góp được không?
Góp được, vì căn cứ ghi nhận của công ty là hồ sơ định giá và chuyển quyền sở hữu. Tuy vậy giấy tờ chứng minh nguồn gốc, quyền sở hữu hợp pháp của người góp vẫn cần có; thiếu nó thì giá trị định giá khó đứng vững.
Có được đánh giá lại tài sản góp vốn sau vài năm để khấu hao nhiều hơn không?
Đánh giá lại tài sản chỉ được thực hiện trong những trường hợp pháp luật cho phép, như theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc khi tái cơ cấu doanh nghiệp. Tự nâng giá trị để tăng khấu hao thì phần tăng không được chấp nhận.
Góp vốn bằng xe con đứng tên giám đốc thì có bị khống chế khấu hao không?
Có. Mức khống chế nguyên giá tính khấu hao với xe chở người từ 9 chỗ trở xuống áp dụng như với xe mua mới, trừ các xe chuyên kinh doanh vận tải, du lịch, cho thuê thuộc nhóm được loại trừ.
Người góp rút vốn thì tài sản xử lý thế nào?
Rút vốn phải theo quy định của pháp luật doanh nghiệp và điều lệ; công ty có thể trả lại bằng tiền hoặc tài sản. Nếu trả lại bằng chính tài sản đã góp, đó là một giao dịch chuyển giao tài sản ra khỏi công ty cần hồ sơ và xử lý thuế riêng.
Tài sản góp vốn chờ lắp đặt vài tháng có được trích khấu hao không?
Khấu hao bắt đầu từ khi tài sản được đưa vào sử dụng. Thời gian chờ lắp đặt, chạy thử chưa trích; chi phí phát sinh trong giai đoạn đó được cộng vào nguyên giá nếu gắn với việc đưa tài sản vào sử dụng.
Góp vốn bằng quyền sử dụng đất thì công ty có khấu hao không?
Quyền sử dụng đất có thời hạn và không thời hạn được xử lý khác nhau theo chế độ quản lý tài sản cố định vô hình. Loại không thời hạn thường không trích khấu hao; tra văn bản hiện hành trước khi ghi nhận.
