Khi tự nhập khẩu, doanh nghiệp đứng tên tờ khai hải quan, tự trả tiền cho người bán nước ngoài qua ngân hàng và tự nộp thuế ở khâu nhập khẩu; thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ theo chứng từ nộp thuế khi đủ điều kiện. Khi nhập uỷ thác, đơn vị nhận uỷ thác đứng tên tờ khai, nộp thuế khâu nhập khẩu và thường thay doanh nghiệp thanh toán cho người bán; doanh nghiệp uỷ thác nhận lại hàng kèm chứng từ do đơn vị nhận uỷ thác lập theo quy định hoá đơn, và khấu trừ thuế theo chứng từ đó.
Hai cách cho cùng một lô hàng nhưng hai chuỗi chứng từ khác nhau. Chỗ hay hỏng không phải thuế suất, mà là dòng tiền: doanh nghiệp uỷ thác chuyển tiền cho ai, bằng cách nào, và chứng từ nào chứng minh tiền đó đi tới người bán nước ngoài. Bài này so sánh hai cách bằng ví dụ số giả định.
Hai cách nhập, ai làm gì
| Việc | Tự nhập khẩu | Nhập uỷ thác |
|---|---|---|
| Ký hợp đồng ngoại thương | Doanh nghiệp | Đơn vị nhận uỷ thác (theo hợp đồng uỷ thác) |
| Đứng tên tờ khai hải quan | Doanh nghiệp | Đơn vị nhận uỷ thác |
| Nộp thuế nhập khẩu, GTGT khâu nhập khẩu | Doanh nghiệp | Đơn vị nhận uỷ thác |
| Trả tiền người bán nước ngoài | Doanh nghiệp qua ngân hàng | Thường là đơn vị nhận uỷ thác, bằng tiền doanh nghiệp chuyển |
| Chứng từ để khấu trừ thuế GTGT hàng nhập | Chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu | Chứng từ đơn vị nhận uỷ thác lập khi trả hàng, theo quy định hoá đơn hiện hành |
| Phí dịch vụ | Phí giao nhận, khai báo nếu thuê ngoài | Phí uỷ thác có hoá đơn riêng |
Tự nhập: gọn chuỗi chứng từ, nặng thủ tục
Ưu điểm lớn nhất là chuỗi chứng từ ngắn: hợp đồng ngoại thương, hoá đơn thương mại của người bán, tờ khai hải quan đứng tên doanh nghiệp, chứng từ chuyển tiền ra nước ngoài, chứng từ nộp thuế. Mọi thứ đứng tên một đơn vị, dễ đối chiếu.
Đổi lại, doanh nghiệp phải tự lo thủ tục hải quan (hoặc thuê đại lý khai báo), tự chịu trách nhiệm về mã hàng, trị giá khai báo, giấy phép chuyên ngành nếu có. Với doanh nghiệp nhập lần đầu, sai mã hàng hoặc thiếu giấy phép có thể làm chậm thông quan và phát sinh chi phí lưu kho.
Điều kiện khấu trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu gồm chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho người bán nước ngoài theo Luật 48/2024/QH15; thiếu chứng từ thanh toán qua ngân hàng là thiếu điều kiện.
Nhập uỷ thác: nhẹ thủ tục, dài chuỗi tiền
Doanh nghiệp giao việc cho một đơn vị có kinh nghiệm, trả phí uỷ thác. Chuỗi tiền dài hơn một mắt xích:
- Doanh nghiệp chuyển khoản cho đơn vị nhận uỷ thác tiền hàng, tiền thuế và phí, theo hợp đồng uỷ thác.
- Đơn vị nhận uỷ thác chuyển tiền ra nước ngoài cho người bán và nộp thuế khâu nhập khẩu.
- Khi trả hàng, đơn vị nhận uỷ thác lập chứng từ trả hàng và hoá đơn phí uỷ thác cho doanh nghiệp.
Để khấu trừ và ghi chi phí, doanh nghiệp cần giữ: hợp đồng uỷ thác, bản sao tờ khai hải quan, bản sao chứng từ nộp thuế, bản sao chứng từ thanh toán cho người bán nước ngoài do đơn vị nhận uỷ thác cung cấp, và chứng từ chuyển tiền của chính mình cho đơn vị nhận uỷ thác. Cách lập chứng từ khi trả hàng uỷ thác theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và từ 1/7/2026 có thêm Nghị định 254/2026/NĐ-CP; nên thống nhất với đơn vị nhận uỷ thác từ lúc ký hợp đồng.
Ví dụ giả định: một lô hàng gia dụng
Giả sử một cửa hàng bán lẻ nhập lô đồ gia dụng, trị giá tính thuế 400 triệu đồng, giả sử thuế nhập khẩu 40 triệu đồng, thuế GTGT khâu nhập khẩu 10% trên (400 + 40) = 44 triệu đồng. Phí uỷ thác giả sử 1% trị giá là 4 triệu đồng, thuế GTGT trên phí 0,4 triệu đồng. Phí giao nhận, khai báo khi tự nhập giả sử 6 triệu đồng, thuế GTGT 0,6 triệu đồng.
| Khoản | Tự nhập | Nhập uỷ thác |
|---|---|---|
| Giá vốn hàng nhập (hàng + thuế nhập khẩu) | 440 triệu | 440 triệu |
| Phí dịch vụ ghi chi phí | 6 triệu phí giao nhận | 4 triệu phí uỷ thác, cộng phí giao nhận nếu đơn vị nhận uỷ thác thu riêng |
| Thuế GTGT được khấu trừ | 44 triệu (chứng từ nộp thuế) + 0,6 triệu | 44 triệu (theo chứng từ trả hàng) + 0,4 triệu |
| Số lần chuyển tiền của doanh nghiệp | Ra nước ngoài, nộp thuế, trả phí giao nhận | Chuyển cho đơn vị nhận uỷ thác |
| Chỗ dễ hỏng | Sai mã hàng, thiếu giấy phép | Thiếu bản sao chứng từ thanh toán ra nước ngoài |
Về thuế, hai cách gần như ngang nhau; khác nhau ở phí và ở ai giữ giấy tờ gốc. Doanh nghiệp nhập ít, không đều đặn thường thấy uỷ thác rẻ hơn khi tính cả thời gian và rủi ro sai thủ tục. Doanh nghiệp nhập đều thì tự nhập tiết kiệm phí và giữ trọn hồ sơ.
Hàng kèm dịch vụ: khi nào phải xét thuế nhà thầu
Mua hàng hoá thuần tuý, giao tại cửa khẩu hoặc tại nước người bán, thì tiền trả người bán nước ngoài thường không thuộc diện thuế nhà thầu. Nhưng nếu hợp đồng kèm lắp đặt, chạy thử, bảo hành, đào tạo tại Việt Nam do người bán nước ngoài thực hiện, hoặc giao hàng tại địa điểm ở Việt Nam kèm trách nhiệm của người bán, thì phần đó có thể thuộc diện thuế nhà thầu. Tách giá trị hàng hoá và dịch vụ ngay trong hợp đồng giúp xác định đúng phần chịu thuế; nếu không tách, cách xác định theo văn bản hướng dẫn có thể bất lợi hơn.
Với nhập uỷ thác, câu hỏi thuế nhà thầu thuộc về bên ký hợp đồng ngoại thương, tức đơn vị nhận uỷ thác. Nhưng nếu dịch vụ lắp đặt, đào tạo được thực hiện tại xưởng của doanh nghiệp uỷ thác, hai bên nên thống nhất bằng văn bản ai kê khai, ai nộp, và chi phí đó được chuyển cho doanh nghiệp uỷ thác bằng chứng từ nào. Để trống điểm này, mỗi bên nghĩ bên kia đã làm, và phần thuế nhà thầu rơi vào khoảng trống giữa hai hợp đồng.
Chọn cách nào theo nhịp nhập hàng
| Tình huống | Hợp hơn | Lý do |
|---|---|---|
| Nhập lần đầu, một hai lô mỗi năm | Uỷ thác | Tránh sai thủ tục, không phải đầu tư chữ ký số hải quan, quy trình riêng |
| Nhập đều mỗi tháng, cùng nhóm hàng | Tự nhập | Tiết kiệm phí, giữ trọn hồ sơ, chủ động dòng tiền |
| Hàng cần giấy phép chuyên ngành phức tạp | Uỷ thác cho đơn vị đã quen loại hàng | Giảm rủi ro chậm thông quan |
| Cần chứng minh nguồn gốc hàng với khách lớn | Tự nhập | Tờ khai đứng tên chính doanh nghiệp |
Có thể bắt đầu bằng uỷ thác vài lô để học quy trình, rồi chuyển sang tự nhập khi nhịp nhập ổn định. Khi chuyển, lưu ý hàng tồn kho của các lô uỷ thác vẫn giữ chứng từ uỷ thác; không cần làm lại gì cho các lô cũ.
Tự kiểm tra ở đâu
Với hàng tự nhập, tra tờ khai và chứng từ nộp thuế trên hệ thống của cơ quan hải quan, đối chiếu với số thuế GTGT hàng nhập đã kê khai khấu trừ trên tài khoản thuế điện tử. Với hàng uỷ thác, đề nghị đơn vị nhận uỷ thác gửi bản sao tờ khai, chứng từ nộp thuế và chứng từ chuyển tiền ra nước ngoài cho từng lô, lưu cùng chứng từ trả hàng. Hoá đơn phí uỷ thác, phí giao nhận tra trên cổng hoá đơn điện tử. Trước khi ký hợp đồng uỷ thác, tra mã số thuế đơn vị nhận uỷ thác trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp uỷ thác có tự chuyển tiền thẳng cho người bán nước ngoài được không?
Có thể nếu hợp đồng uỷ thác và hợp đồng ngoại thương cho phép, nhưng chứng từ phải thể hiện rõ việc trả thay cho hợp đồng mà đơn vị nhận uỷ thác đã ký. Cách này dễ gây lệch chứng từ; nên hỏi ngân hàng và đơn vị nhận uỷ thác trước.
Thuế nhập khẩu có được khấu trừ như thuế GTGT không?
Không. Thuế nhập khẩu là một phần giá vốn hàng nhập, ghi vào giá trị hàng tồn kho rồi vào giá vốn khi bán.
Phí uỷ thác có được tính vào giá vốn hàng không?
Chi phí trực tiếp liên quan tới việc mua hàng thường được tính vào giá gốc hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán. Doanh nghiệp chọn cách ghi và áp dụng nhất quán.
Hàng uỷ thác về bị thiếu so với hợp đồng thì sao?
Lập biên bản giám định hoặc biên bản nhận hàng có xác nhận của đơn vị nhận uỷ thác, làm căn cứ đòi người bán hoặc bảo hiểm. Thuế đã nộp cho phần hàng thiếu xử lý theo thủ tục hải quan tương ứng.
Nhập qua sàn thương mại điện tử nước ngoài có phải là tự nhập không?
Tuỳ cách giao hàng. Nếu doanh nghiệp đứng tên người nhập khẩu trên tờ khai thì là tự nhập; nếu đơn vị vận chuyển đứng tên nhập rồi giao lại thì xem như qua trung gian, cần chứng từ tương ứng để khấu trừ.
Tỷ giá tính thuế khâu nhập khẩu khác tỷ giá lúc trả tiền thì ghi thế nào?
Thuế tính theo tỷ giá quy định của hải quan; tiền hàng ghi theo tỷ giá giao dịch. Chênh lệch tỷ giá khi thanh toán là thu nhập hoặc chi phí tài chính.
Đơn vị nhận uỷ thác không gửi bản sao chứng từ thanh toán ra nước ngoài thì sao?
Ghi yêu cầu này vào hợp đồng uỷ thác ngay từ đầu. Thiếu chứng từ, doanh nghiệp khó chứng minh điều kiện thanh toán cho hàng nhập và có thể mất quyền khấu trừ.
