Để hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, doanh nghiệp cần chứng từ cho thấy tiền đi từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán qua tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, hoặc một hình thức không dùng tiền mặt khác được pháp luật chấp nhận như bù trừ công nợ, thanh toán uỷ quyền có hồ sơ đầy đủ. Tiền mặt, kể cả nộp tiền mặt vào tài khoản người bán, không đạt điều kiện.
Điều kiện này đến từ Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15; danh sách hình thức cụ thể và trường hợp ngoại lệ nằm ở Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Với chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp, luật mới cũng đặt điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt cho hoá đơn trên ngưỡng. Bài này đi qua từng hình thức hay dùng và giấy tờ phải có để mỗi hình thức đứng vững khi kiểm tra.
Chuyển khoản, uỷ nhiệm chi, lệnh chi
Đây là hình thức chắc chắn nhất. Chứng từ là giấy báo nợ hoặc sao kê thể hiện:
- Tài khoản trích tiền là tài khoản đứng tên doanh nghiệp mua.
- Tài khoản nhận tiền đứng tên doanh nghiệp bán, khớp với tài khoản ghi trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
- Số tiền, ngày chuyển, nội dung chuyển khoản.
Hai thói quen nhỏ giúp rất nhiều khi bị kiểm tra: ghi số hoá đơn hoặc số hợp đồng trong nội dung chuyển khoản, và không gộp tiền của nhiều hoá đơn khác nhau mà không có bảng đối chiếu. Khi một lần chuyển khoản trả cho mười hoá đơn, lưu kèm bảng kê mười hoá đơn đó, có xác nhận công nợ của người bán nếu được.
Người bán đổi tài khoản nhận tiền giữa chừng là rủi ro, cả về thuế lẫn lừa đảo. Chỉ chuyển vào tài khoản mới khi có văn bản thông báo có chữ ký, dấu của người bán, và gọi xác nhận qua số điện thoại đã biết từ trước.
Thẻ ngân hàng và các hình thức thanh toán điện tử
Thanh toán bằng thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng do ngân hàng phát hành cho doanh nghiệp là thanh toán qua tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Chứng từ là sao kê thẻ kèm biên lai giao dịch, trong đó thể hiện đơn vị chấp nhận thẻ khớp với người bán trên hoá đơn.
Chỗ hay vướng là thẻ cá nhân của nhân viên hoặc giám đốc. Tiền đi từ tài khoản cá nhân chứ không phải tài khoản doanh nghiệp. Muốn giữ được khoản chi, doanh nghiệp cần:
- Quy chế nội bộ cho phép nhân viên thanh toán thay trong những trường hợp nhất định.
- Hồ sơ hoàn ứng: đề nghị thanh toán, hoá đơn ghi tên công ty, sao kê thẻ cá nhân.
- Chứng từ doanh nghiệp chuyển khoản hoàn trả cho nhân viên.
Ngay cả khi có đủ, đây vẫn là vùng xám. Cách được chấp nhận cụ thể nên đối chiếu nghị định hướng dẫn hiện hành. Cách an toàn nhất vẫn là phát hành thẻ doanh nghiệp cho người hay phải mua hàng.
Với ví điện tử và các hình thức thanh toán điện tử khác, điều kiện chung là giao dịch phải đi qua tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán và truy vết được từ tài khoản, ví của doanh nghiệp tới người bán. Ví đứng tên cá nhân gặp đúng vấn đề của thẻ cá nhân.
Bù trừ công nợ
Khi hai doanh nghiệp vừa mua vừa bán cho nhau, họ có thể bù trừ giá trị hàng mua với hàng bán thay vì chuyển tiền hai chiều. Bù trừ được coi là thanh toán không dùng tiền mặt khi hồ sơ đủ:
- Hợp đồng mua bán có điều khoản thanh toán bằng bù trừ, hoặc phụ lục bổ sung trước khi bù trừ.
- Biên bản đối chiếu và bù trừ công nợ có chữ ký hai bên, liệt kê các hoá đơn liên quan.
- Phần chênh lệch sau bù trừ (nếu có) được thanh toán qua ngân hàng khi từ ngưỡng trở lên.
Bù trừ cũng có thể là bù trừ giữa khoản phải trả tiền hàng với khoản cho vay, đi vay giữa hai bên, với điều kiện khoản vay được thực hiện qua ngân hàng và có hợp đồng. Biên bản bù trừ lập sau khi đã có quyết định kiểm tra thì rất khó được chấp nhận.
Thanh toán uỷ quyền qua bên thứ ba
Trường hợp công ty mẹ trả tiền thay cho công ty con, hoặc bên mua chỉ định một bên thứ ba trả cho người bán. Để được chấp nhận, cần:
- Văn bản uỷ quyền thanh toán hoặc điều khoản trong hợp đồng ba bên.
- Chứng từ bên thứ ba chuyển tiền qua ngân hàng cho người bán.
- Chứng từ bên mua thanh toán lại cho bên thứ ba (hoặc thoả thuận ghi nhận công nợ giữa hai bên).
Lưu ý người được chỉ định trả thay là cá nhân thì quay lại đúng vấn đề của thẻ cá nhân; nên hạn chế. Khi bên thứ ba là công ty liên quan, giao dịch này còn thuộc phạm vi giao dịch liên kết.
Những cách trả không được chấp nhận
| Cách trả | Vì sao không đạt |
|---|---|
| Trả tiền mặt trực tiếp | Không qua tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán |
| Nộp tiền mặt vào tài khoản người bán tại quầy | Bản chất vẫn là thanh toán bằng tiền mặt |
| Rút tiền từ tài khoản công ty rồi trả mặt | Tiền không đi từ tài khoản bên mua tới tài khoản bên bán |
| Chuyển khoản vào tài khoản cá nhân nhân viên bán hàng | Tài khoản nhận không phải của người bán trên hoá đơn |
| Chia nhỏ hoá đơn dưới 5 triệu đồng để trả tiền mặt | Bị xem là né điều kiện, gộp lại để xét |
Một biến thể hay gặp ở cửa hàng bán lẻ: nhân viên bán hàng đưa mã chuyển khoản của cá nhân chủ cửa hàng hoặc của chính mình trong khi hoá đơn lại do một công ty lập. Tên chủ tài khoản không khớp tên người bán trên hoá đơn thì chứng từ đó không chứng minh được việc trả tiền cho đúng người bán. Trước khi chuyển, đọc tên chủ tài khoản hiện ra trên ứng dụng ngân hàng và so với hoá đơn.
Trường hợp người bán yêu cầu chuyển vào tài khoản cá nhân, đó là dấu hiệu cần dừng lại: vừa mất điều kiện khấu trừ, vừa có thể đang tiếp tay cho việc để doanh thu ngoài sổ.
Lưu chứng từ thanh toán cho khớp, và tự kiểm tra ở đâu
Mỗi tháng, trước khi chốt tờ khai, ghép từng hoá đơn đầu vào từ 5 triệu đồng với chứng từ thanh toán tương ứng. Bảng ghép đơn giản gồm: số hoá đơn, người bán, số tiền, ngày đến hạn, ngày trả, hình thức trả, số chứng từ ngân hàng. Hoá đơn nào chưa có chứng từ thì đánh dấu, theo dõi hạn thanh toán.
Nơi tự kiểm tra:
- Sao kê tài khoản ngân hàng và sao kê thẻ doanh nghiệp: nguồn chứng từ chính.
- Cổng hoá đơn điện tử: danh sách hoá đơn mua vào để biết hoá đơn nào cần ghép.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: xác nhận người bán, đối chiếu tên với chủ tài khoản nhận tiền.
Xem thêm cách thiết lập quy trình trả tiền không dùng tiền mặt trong doanh nghiệp ở chuyên mục thanh toán không tiền mặt của Thuế Chuẩn.
Câu hỏi thường gặp
Chuyển khoản từ tài khoản cá nhân giám đốc có được khấu trừ không?
Đây là trường hợp rủi ro cao. Doanh nghiệp cần có quy chế uỷ quyền, hồ sơ hoàn ứng và chứng từ hoàn trả cho giám đốc, và vẫn phải đối chiếu với hướng dẫn hiện hành về điều kiện chứng từ thanh toán. Cách an toàn là luôn trả từ tài khoản doanh nghiệp.
Hoá đơn 12 triệu đồng, trả 7 triệu chuyển khoản và 5 triệu tiền mặt thì sao?
Hoá đơn từ 5 triệu đồng thì toàn bộ giá trị cần thanh toán không dùng tiền mặt. Phần trả tiền mặt không đạt điều kiện và có rủi ro làm mất khấu trừ phần thuế tương ứng. Cách tính cụ thể nên đối chiếu nghị định hướng dẫn.
Có cần đăng ký tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế không?
Thông tin tài khoản ngân hàng là một phần của thông tin đăng ký thuế và nên được cập nhật khi thay đổi theo quy định về đăng ký thuế hiện hành. Dùng tài khoản đã khai báo để mua bán giúp việc đối chiếu thuận lợi hơn.
Thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài có cần chứng từ ngân hàng không?
Có. Hàng nhập khẩu và dịch vụ mua của nước ngoài cũng cần chứng từ thanh toán qua ngân hàng khi thuộc diện theo quy định. Lưu điện chuyển tiền quốc tế hoặc sao kê thẻ thể hiện người nhận.
Người bán không có tài khoản ngân hàng thì làm sao?
Với doanh nghiệp bán hàng thì gần như không có trường hợp này. Với hộ kinh doanh hoặc cá nhân, nên đề nghị họ cung cấp tài khoản trước khi giao dịch lớn. Không có tài khoản thì hoá đơn từ 5 triệu đồng khó đạt điều kiện khấu trừ.
Một lần chuyển khoản trả gộp cho nhiều hoá đơn có được không?
Được, miễn đối chiếu ra từng hoá đơn. Lưu kèm bảng kê các hoá đơn được thanh toán bằng lần chuyển đó, tổng khớp số tiền chuyển, tốt nhất có xác nhận công nợ của người bán. Nội dung chuyển khoản nên ghi kỳ hoặc số bảng kê để truy lại.
Biên bản bù trừ công nợ có phải công chứng không?
Không cần công chứng. Biên bản cần chữ ký của người có thẩm quyền hai bên, liệt kê rõ hoá đơn, số tiền được bù trừ và số còn lại, lập đúng thời điểm bù trừ thực tế.
