Khi mời chuyên gia nước ngoài sang Việt Nam làm việc ngắn ngày, nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp Việt Nam phụ thuộc vào ai là bên ký hợp đồng và nhận tiền. Ký và trả tiền trực tiếp cho chuyên gia thì doanh nghiệp là tổ chức trả thu nhập, phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định cho cá nhân không cư trú (và xem xét cả thuế theo cơ chế nhà thầu nếu chuyên gia hành nghề độc lập). Ký với công ty nước ngoài cử chuyên gia sang thì doanh nghiệp thường phải khấu trừ, nộp thay thuế nhà thầu trên giá trị hợp đồng, còn thuế thu nhập cá nhân của chuyên gia thuộc trách nhiệm phía nước ngoài theo quy định.
Khoản chi được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu có hợp đồng, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, bằng chứng công việc đã làm và hồ sơ đã thực hiện nghĩa vụ khấu trừ. Chỗ hay sót là các khoản doanh nghiệp Việt Nam trả thay — vé máy bay, khách sạn, đi lại — vốn có thể bị tính vào giá trị hợp đồng hoặc thu nhập của chuyên gia.
Hai cách ký, hai bộ nghĩa vụ
| Ký trực tiếp với chuyên gia | Ký với công ty nước ngoài cử chuyên gia | |
|---|---|---|
| Người nhận tiền | Cá nhân chuyên gia | Công ty nước ngoài |
| Thuế doanh nghiệp Việt Nam khấu trừ | Thuế thu nhập cá nhân của chuyên gia; có thể cả phần thuế theo cơ chế nhà thầu nếu chuyên gia là người hành nghề độc lập | Thuế nhà thầu: phần thuế giá trị gia tăng và phần thuế thu nhập doanh nghiệp tính trên doanh thu |
| Thuế thu nhập cá nhân của chuyên gia | Doanh nghiệp Việt Nam khấu trừ khi trả | Công ty nước ngoài và chuyên gia thực hiện theo quy định; doanh nghiệp Việt Nam nên yêu cầu cam kết |
| Chứng từ | Hợp đồng, chứng từ trả tiền, chứng từ khấu trừ | Hợp đồng, hoá đơn thương mại, chứng từ trả tiền, chứng từ nộp thuế nhà thầu |
Hai cách này không thay thế nhau tuỳ ý. Chuyên gia là nhân viên của nhà cung cấp máy móc thì hợp đồng nên ký với nhà cung cấp; chuyên gia là người làm tự do thì ký trực tiếp. Ký trực tiếp với một người đang là nhân viên của công ty nước ngoài để “gọn thuế” làm hồ sơ khó giải thích.
Chuyên gia là cá nhân không cư trú: khấu trừ thế nào
Theo quy định lâu nay, cá nhân có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm dương lịch (hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt) và không có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam là cá nhân không cư trú. Với người này:
- Thu nhập chịu thuế là thu nhập phát sinh tại Việt Nam, không phân biệt trả ở đâu.
- Thuế tính theo thuế suất toàn phần áp cho cá nhân không cư trú, không trừ gia cảnh. Mức thuế suất tra ở Luật Thuế thu nhập cá nhân và văn bản hướng dẫn đang hiệu lực.
- Doanh nghiệp khấu trừ khi trả tiền, kê khai theo kỳ và cấp chứng từ khấu trừ.
Nếu hợp đồng thoả thuận thù lao là số tiền chuyên gia thực nhận (thuế do doanh nghiệp chịu), phải quy đổi ra thu nhập trước thuế để tính thuế. Phần thuế doanh nghiệp chịu thay là một phần chi phí thù lao, không phải khoản chi riêng.
Từ 1/7/2026, văn bản hướng dẫn thuế thu nhập cá nhân được thay bằng Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC; kiểm tra lại quy tắc xác định cư trú và cách khấu trừ trước khi áp cho hợp đồng mới.
Hiệp định tránh đánh thuế hai lần
Việt Nam đã ký hiệp định tránh đánh thuế hai lần với nhiều nước. Tuỳ hiệp định và loại thu nhập, chuyên gia có mặt ngắn ngày có thể được miễn hoặc giảm thuế tại Việt Nam — ví dụ với thu nhập từ dịch vụ độc lập khi không có cơ sở cố định và thời gian có mặt dưới ngưỡng của hiệp định.
Được miễn theo hiệp định không phải tự động. Doanh nghiệp và chuyên gia cần:
- Xác định đúng hiệp định với nước cư trú của chuyên gia và điều khoản áp dụng.
- Xin giấy chứng nhận cư trú do cơ quan thuế nước ngoài cấp cho chuyên gia, cho năm tương ứng.
- Thực hiện thủ tục thông báo, đề nghị áp dụng hiệp định theo quy định quản lý thuế hiện hành.
Không có hồ sơ mà tự không khấu trừ vì “chắc được miễn” là doanh nghiệp tự nhận rủi ro nộp thay.
Ký với công ty nước ngoài: thuế nhà thầu và các khoản trả thay
Nhà cung cấp máy móc nước ngoài cử kỹ sư sang lắp đặt, hướng dẫn vận hành. Phần dịch vụ lắp đặt, hướng dẫn thực hiện tại Việt Nam thuộc diện chịu thuế nhà thầu. Doanh nghiệp Việt Nam, nếu nhà cung cấp không tự đăng ký nộp thuế tại Việt Nam, sẽ khấu trừ và nộp thay.
- Tách giá trị máy móc và dịch vụ trong hợp đồng. Máy móc giao tại cửa khẩu nước ngoài và dịch vụ tại Việt Nam có cách tính khác nhau; gộp chung có thể làm toàn bộ giá trị bị tính theo tỷ lệ bất lợi.
- Khoản doanh nghiệp Việt Nam trả thay cho phía nước ngoài — vé máy bay, khách sạn, đi lại, ăn ở của kỹ sư — thường được xem là một phần doanh thu tính thuế nhà thầu, trừ khi hợp đồng quy định rõ khác và có căn cứ. Nên liệt kê rõ trong hợp đồng.
- Thuế giá trị gia tăng nộp thay theo cơ chế nhà thầu được khấu trừ như thuế đầu vào khi có chứng từ nộp thuế.
Kỹ sư ở lại lâu hoặc nhiều đợt trong năm có thể làm phát sinh câu hỏi về cơ sở thường trú của công ty nước ngoài tại Việt Nam, và về tình trạng cư trú của chính kỹ sư. Hợp đồng lắp đặt kéo dài nên được xem xét từ đầu.
Vé máy bay, khách sạn, đi lại: hồ sơ để được trừ
Khi doanh nghiệp Việt Nam chịu chi phí đi lại, ăn ở theo hợp đồng:
- Điều khoản hợp đồng ghi rõ bên nào chịu khoản nào.
- Hoá đơn khách sạn, dịch vụ đi lại trong nước ghi tên doanh nghiệp; thanh toán từ tài khoản doanh nghiệp.
- Vé máy bay quốc tế mua qua đại lý trong nước có hoá đơn; mua trực tiếp của hãng nước ngoài thì lưu vé điện tử, thẻ lên máy bay và chứng từ thanh toán.
- Lịch làm việc, danh sách đoàn, thư mời.
Các khoản này, ngoài việc là chi phí của doanh nghiệp, còn phải xét có tính vào thu nhập của chuyên gia hay doanh thu tính thuế nhà thầu không. Làm rõ trong hợp đồng ngay từ đầu giúp tránh tranh luận về sau.
Về giấy tờ lao động, người nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam phải thuộc diện có giấy phép lao động hoặc diện được miễn theo pháp luật lao động; một số trường hợp ngắn ngày được miễn nhưng vẫn cần thủ tục xác nhận hoặc báo cáo. Kiểm tra với cơ quan quản lý lao động trước khi chuyên gia sang.
Bằng chứng công việc: thứ hay thiếu nhất
Chuyên gia sang hai tuần rồi về, doanh nghiệp giữ được hoá đơn và chứng từ chuyển tiền, nhưng ít khi giữ được bằng chứng công việc đã làm. Khi kiểm tra, câu hỏi là: chuyên gia làm gì, kết quả là gì. Nên lưu:
- Biên bản nghiệm thu lắp đặt, chạy thử; biên bản bàn giao.
- Báo cáo công việc, tài liệu hướng dẫn chuyên gia để lại.
- Danh sách người được đào tạo, ảnh buổi làm việc.
- Thư trao đổi xác nhận phạm vi công việc.
Các khoản phí dịch vụ trả cho nước ngoài có giá trị lớn mà không có bằng chứng công việc là nhóm dễ bị loại, và dễ bị nghi là chuyển tiền ra nước ngoài dưới danh nghĩa dịch vụ.
Tự kiểm tra ở đâu
- Tài khoản thuế điện tử: kiểm tra đã khai thuế nhà thầu hoặc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho các khoản đã trả chưa, số đã nộp khớp số phải nộp.
- Sao kê ngân hàng: lọc các khoản chuyển tiền ra nước ngoài trong năm, đối chiếu với hợp đồng dịch vụ và hồ sơ thuế tương ứng.
- Danh sách nhà cung cấp nước ngoài đã đăng ký thuế trên cổng thông tin của cơ quan thuế, nếu bên nước ngoài là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ số.
- Cơ quan thuế quản lý: với hợp đồng lớn hoặc có áp dụng hiệp định, hỏi trước về hồ sơ cần nộp.
Câu hỏi thường gặp
Chuyên gia sang dưới một tuần thì có phải khấu trừ thuế không?
Thời gian ngắn không tự làm mất nghĩa vụ thuế. Thu nhập phát sinh từ công việc tại Việt Nam vẫn là thu nhập chịu thuế, trừ khi được miễn theo hiệp định và có đủ hồ sơ áp dụng hiệp định.
Trả thù lao cho chuyên gia vào tài khoản ở nước ngoài có được không?
Được, miễn chuyển từ tài khoản doanh nghiệp qua ngân hàng, có hợp đồng và thực hiện đủ nghĩa vụ khấu trừ trước khi chuyển. Nơi nhận tiền không làm thay đổi việc thu nhập phát sinh tại Việt Nam.
Chuyên gia là người Việt Nam định cư ở nước ngoài thì xét thế nào?
Việc xác định cư trú dựa trên thời gian có mặt và nơi ở tại Việt Nam, không dựa trên quốc tịch. Người Việt Nam định cư ở nước ngoài về làm việc ngắn ngày có thể là cá nhân không cư trú như người nước ngoài.
Doanh nghiệp chịu thuế thay cho chuyên gia thì phần thuế đó có được trừ không?
Khi hợp đồng thoả thuận thù lao là số thực nhận và doanh nghiệp chịu thuế, phần thuế quy đổi là một phần thù lao, được xét tính vào chi phí nếu có hợp đồng ghi rõ và đủ chứng từ.
Mời diễn giả nước ngoài nói tại hội thảo một buổi thì làm hồ sơ gì?
Thư mời, hợp đồng hoặc thoả thuận thù lao, chương trình hội thảo, chứng từ trả tiền và chứng từ khấu trừ thuế. Nếu diễn giả do một tổ chức nước ngoài cử và nhận tiền qua tổ chức đó, xét theo cơ chế thuế nhà thầu.
Hỗ trợ kỹ thuật từ xa qua mạng có phải chuyên gia sang Việt Nam không?
Không có mặt tại Việt Nam nhưng dịch vụ được tiêu dùng tại Việt Nam vẫn có thể thuộc diện thuế nhà thầu. Cách xác định theo loại dịch vụ và hợp đồng; nguyên tắc chung giống các dịch vụ mua từ nước ngoài khác.
