Tiền tip khách trả qua máy thanh toán thẻ hoặc mã QR của nhà hàng thường được ghi nhận là tiền thu hộ cho nhân viên, không phải doanh thu, với điều kiện nhà hàng ghi nhận riêng và trả lại đủ cho nhân viên theo quy chế. Cách chắc chắn nhất là trả lại qua một cột riêng trên bảng lương, để tiền vào tài khoản có sổ, tiền ra có chứng từ. Khác với tip, phí phục vụ ghi trên hoá đơn là doanh thu của nhà hàng.
Phí phục vụ mà nhà hàng, khách sạn ghi trên hoá đơn và thu của khách là doanh thu của doanh nghiệp, chịu thuế giá trị gia tăng như giá dịch vụ. Khi doanh nghiệp chia khoản đó cho nhân viên, phần chia là thu nhập từ tiền lương, tiền công do doanh nghiệp trả, đi qua bảng lương, được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cùng lương và là chi phí được trừ nếu có quy chế. Tiền tip khách tự nguyện đưa thẳng cho nhân viên thì không phải doanh thu của doanh nghiệp.
Ba loại tiền thường bị gọi chung là “tip”
| Loại | Ai thu | Là gì với doanh nghiệp |
|---|---|---|
| Phí phục vụ ghi trên hoá đơn | Doanh nghiệp, bắt buộc với khách | Doanh thu, lập hoá đơn, chịu thuế GTGT |
| Tip khách đưa tiền mặt cho nhân viên | Nhân viên nhận trực tiếp | Không phải doanh thu, không qua sổ doanh nghiệp |
| Tip khách trả qua thẻ, mã QR của doanh nghiệp | Doanh nghiệp nhận vào tài khoản | Tiền thu hộ cho nhân viên, phải theo dõi và trả lại |
Loại thứ ba là loại dễ sai nhất vì nó có dấu vết ngân hàng trong tài khoản doanh nghiệp. Không ghi nhận gì thì khoản tiền vào tài khoản không khớp với doanh thu trên hoá đơn; ghi hết vào doanh thu thì doanh nghiệp nộp thuế trên tiền không phải của mình.
Cách thứ nhất: mọi khoản chia cho nhân viên đi qua bảng lương
Doanh nghiệp ban hành quy chế phân phối phí phục vụ và tiền tip thu hộ: tỷ lệ chia theo bộ phận, theo ngày công, ai được hưởng. Hằng tháng:
- Tổng hợp phí phục vụ đã thu (theo hoá đơn) và tiền tip thu hộ (theo báo cáo máy thanh toán, mã QR), mỗi loại một dòng.
- Tính phần chia cho từng người theo quy chế, đưa vào một cột riêng trên bảng lương.
- Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trên tổng thu nhập tháng của người lao động, gồm cả phần chia này, theo cách hướng dẫn hiện hành.
- Chuyển khoản cùng lương.
Cách này minh bạch nhất: tiền vào có sổ, tiền ra có bảng lương, thuế tính trên thu nhập thật. Phần chia từ phí phục vụ là chi phí được trừ của doanh nghiệp khi có quy chế. Với tiền tip thu hộ, việc tổng hợp vào thu nhập để khấu trừ ra sao nên xác nhận với cơ quan thuế quản lý, nhưng tách cột riêng giúp điều chỉnh dễ nếu cách hiểu khác.
Cách thứ hai: nhân viên nhận thẳng, doanh nghiệp không đụng tới
Chỉ áp dụng được với tiền tip khách đưa trực tiếp cho nhân viên. Doanh nghiệp không ghi nhận, không chia, không khấu trừ. Khoản đó là thu nhập của nhân viên, nhân viên tự chịu trách nhiệm theo quy định nếu thuộc diện.
Không thể áp dụng cách này cho tiền đã vào tài khoản doanh nghiệp. Một số nơi cho nhân viên dùng mã QR của tài khoản cá nhân dán tại bàn để nhận tip; cách này tách được dòng tiền, nhưng phải kiểm soát chặt để khách không nhầm trả tiền hoá đơn vào tài khoản cá nhân. Tiền bán hàng đi vào tài khoản cá nhân là doanh thu ngoài sổ, rủi ro lớn hơn nhiều so với mọi lợi ích.
Ví dụ giả định: một tháng của nhà hàng khách sạn
Giả sử trong tháng, nhà hàng thu phí phục vụ 5% trên hoá đơn, tổng phí phục vụ 60 triệu đồng chưa thuế. Khách để lại tip qua máy thẻ 18 triệu đồng. Quy chế chia 70% phí phục vụ cho nhân viên, 30% doanh nghiệp giữ bù chi phí; tip thu hộ chia 100%. Tip tiền mặt khách đưa thẳng ước khoảng 10 triệu đồng.
| Khoản | Đi qua bảng lương | Chia tay bằng tiền mặt, không ghi sổ |
|---|---|---|
| Phí phục vụ 60 triệu | Doanh thu 60 triệu, thuế GTGT theo thuế suất dịch vụ; chia 42 triệu qua bảng lương | Doanh thu vẫn 60 triệu vì đã có hoá đơn; 42 triệu chia tay không có chứng từ, khó được trừ |
| Tip qua máy thẻ 18 triệu | Ghi thu hộ, trả lại qua bảng lương, có chứng từ | 18 triệu vào tài khoản không giải thích được |
| Tip tiền mặt 10 triệu | Không qua doanh nghiệp | Không qua doanh nghiệp |
| Thuế TNCN | Khấu trừ trên tổng thu nhập qua bảng lương | Không khấu trừ phần chia, rủi ro truy thu |
Ở cột thứ hai, doanh nghiệp vừa mất 42 triệu đồng chi phí được trừ, vừa có 18 triệu đồng tiền vào tài khoản không có giải thích. Chỉ cần một bảng chia có chữ ký của nhân viên và một cột trên bảng lương là tránh được cả hai. Phần tip tiền mặt 10 triệu đồng không đi qua doanh nghiệp nên không xuất hiện ở cả hai cột; đó là khoản duy nhất doanh nghiệp không phải lo về sổ sách.
Tiệc cưới, khách đoàn: “tiền bồi dưỡng” ghi trong hợp đồng
Ở mảng tiệc cưới, hội nghị, khách đoàn, bên đặt tiệc hay thoả thuận thêm một khoản “bồi dưỡng nhân viên phục vụ” trong hợp đồng hoặc đưa tiền mặt cho quản lý sảnh cuối buổi. Hai trường hợp khác nhau:
- Khoản ghi trong hợp đồng hoặc báo giá, khách trả cùng tiền tiệc: là một phần giá dịch vụ, doanh nghiệp lập hoá đơn, ghi doanh thu. Chia cho nhân viên thì đi qua bảng lương như phí phục vụ.
- Khoản khách tự nguyện đưa sau buổi tiệc, không có trong hợp đồng: là tiền tip. Nếu quản lý sảnh nhận thay cả đội, nên có sổ ghi số tiền, danh sách người được chia và chữ ký nhận, để tránh tranh chấp nội bộ; tiền này không phải doanh thu của doanh nghiệp nếu không đi vào tài khoản hay quỹ của doanh nghiệp.
Chỗ hay sai: khoản bồi dưỡng đã ghi trong hợp đồng nhưng kế toán không đưa lên hoá đơn vì nghĩ đó là “tiền của nhân viên”. Khi đối chiếu hợp đồng với hoá đơn, phần thiếu là doanh thu chưa kê khai. Nguyên tắc đơn giản: đã có trong hợp đồng với khách thì là doanh thu.
Quy chế phân phối nên có gì
- Định nghĩa phí phục vụ và tiền tip thu hộ, cách tách trên báo cáo máy thanh toán.
- Tỷ lệ chia cho nhân viên và phần doanh nghiệp giữ lại (nếu có), với phí phục vụ.
- Tiêu chí chia: theo ngày công, theo bộ phận, theo hệ số vị trí.
- Kỳ chia (hằng tháng cùng lương) và cách xử lý khi nhân viên nghỉ giữa tháng.
- Cam kết chia đủ tiền tip thu hộ, không giữ lại.
Với chuỗi có nhiều cửa hàng, mỗi cửa hàng nên có bảng chia riêng; gộp toàn chuỗi rồi chia theo đầu người làm lệch thu nhập giữa nơi đông khách và nơi vắng khách, và khó giải thích khi nhân viên hỏi. Quy chế nên được thông báo cho nhân viên và lưu cùng hồ sơ lương. Khi có thắc mắc từ nhân viên hay khi bị kiểm tra, văn bản này là căn cứ chính. Mỗi lần đổi tỷ lệ chia, ban hành bản sửa đổi có ngày áp dụng.
Tự kiểm tra ở đâu
Mỗi tháng, so ba con số: tổng phí phục vụ trên hoá đơn đầu ra tải từ cổng hoá đơn điện tử, tổng tiền vào tài khoản từ máy thanh toán thẻ và mã QR trên sao kê, và tổng đã chia trên bảng lương. Chênh lệch giữa tiền vào và doanh thu phải bằng đúng tiền tip thu hộ, cộng trừ các khoản chờ ngân hàng thanh toán cuối tháng, và phải giải thích được từng tháng. Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ xem trên tài khoản thuế điện tử; nhân viên tự tra phần của mình trên ứng dụng thuế trên điện thoại. Cách xử lý tiền tip thu hộ chưa rõ thì gửi câu hỏi tới cơ quan thuế quản lý và lưu văn bản trả lời.
Câu hỏi thường gặp
Phí phục vụ có phải chịu thuế GTGT không?
Phí phục vụ thu bắt buộc cùng hoá đơn là một phần giá dịch vụ, lập hoá đơn và tính thuế GTGT theo thuế suất của dịch vụ ăn uống, lưu trú đang áp dụng.
Nhà hàng giữ lại một phần phí phục vụ có được không?
Được nếu quy chế và thông báo với khách, nhân viên rõ ràng. Phần giữ lại là doanh thu của doanh nghiệp như mọi phần khác của hoá đơn.
Tip tiền mặt nhân viên nhận có phải nộp thuế không?
Là thu nhập của cá nhân, xử lý theo quy định thuế thu nhập cá nhân hiện hành về loại thu nhập đó. Doanh nghiệp không khấu trừ vì không phải bên trả.
Chia tip bằng tiền mặt cuối ca cho nhanh có được không?
Với tip tiền mặt khách để lại chung, có thể chia ngay nhưng nên có sổ ghi và chữ ký người nhận. Với tip đã vào tài khoản doanh nghiệp, nên trả qua bảng lương để khớp dòng tiền.
Nhân viên thời vụ dịp Tết được chia phí phục vụ thì khấu trừ thế nào?
Cộng vào tiền công của lần trả đó và khấu trừ theo loại hợp đồng: 10% nếu mỗi lần trả từ 2 triệu đồng với người không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng, trừ khi có cam kết hợp lệ.
Khách sạn thu phí phục vụ gộp trong giá phòng thì có phải tách không?
Nếu giá phòng đã gồm phí phục vụ, toàn bộ là doanh thu. Việc có chia cho nhân viên hay không là quyết định của doanh nghiệp theo quy chế; nếu chia, vẫn đi qua bảng lương.
Quản lý nhà hàng được chia phần lớn hơn thì có sao không?
Không sao nếu quy chế ghi rõ hệ số theo vị trí. Chia theo cảm tính, mỗi tháng một kiểu, dễ gây tranh chấp và làm yếu căn cứ chi phí.
