Nguyên tắc chung: khoản công ty trả thay cho nhân viên — tiền thuê nhà, học phí, phí bảo hiểm — là lợi ích người lao động được hưởng, nên được cộng vào thu nhập từ tiền lương, tiền công chịu thuế của tháng chi trả, trừ những khoản được quy định loại trừ. Theo hướng dẫn lâu nay có ba ngoại lệ đáng nhớ: tiền nhà chỉ tính vào thu nhập chịu thuế trong một tỷ lệ nhất định trên tổng thu nhập; bảo hiểm không bắt buộc không có tích luỹ phí (như bảo hiểm sức khoẻ) không tính vào thu nhập chịu thuế; học phí cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam ở một số bậc học không tính vào thu nhập chịu thuế.
Các ngoại lệ này có từ văn bản hướng dẫn cũ; với kỳ tính thuế 2026 cần đối chiếu Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC. Bài này giúp sắp từng khoản vào đúng nhóm và ghi bảng lương sao cho khấu trừ hằng tháng không lệch với quyết toán năm.
Bảng phân loại nhanh
| Khoản trả thay | Hướng xử lý theo quy định lâu nay |
|---|---|
| Tiền thuê nhà, kể cả điện nước đi kèm | Tính vào thu nhập chịu thuế nhưng không vượt tỷ lệ quy định trên tổng thu nhập chịu thuế (chưa gồm tiền nhà) |
| Bảo hiểm sức khoẻ, tai nạn không có tích luỹ phí | Không tính vào thu nhập chịu thuế |
| Bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm có tích luỹ phí | Tính vào thu nhập chịu thuế, có cơ chế khấu trừ riêng với khoản phí tích luỹ |
| Quỹ hưu trí tự nguyện | Có mức được trừ khi tính thuế theo quy định; phần vượt tính vào thu nhập |
| Học phí cho con người lao động nước ngoài, bậc mầm non tới phổ thông tại Việt Nam | Không tính vào thu nhập chịu thuế |
| Học phí cho con người lao động Việt Nam | Tính vào thu nhập chịu thuế |
| Học phí cho chính người lao động học nâng cao chuyên môn phù hợp kế hoạch của công ty | Theo hướng dẫn lâu nay không tính vào thu nhập chịu thuế |
Tỷ lệ khống chế tiền nhà, mức được trừ của quỹ hưu trí tự nguyện, và cơ chế khấu trừ với bảo hiểm có tích luỹ đọc trực tiếp ở văn bản 2026 trước khi đưa vào bảng lương.
Tiền thuê nhà: công ty thuê hay nhân viên thuê
Cách ký hợp đồng thuê quyết định chứng từ, nhưng không làm thay đổi bản chất lợi ích:
- Công ty đứng tên hợp đồng thuê, trả tiền cho chủ nhà: có hoá đơn hoặc chứng từ của bên cho thuê ghi tên công ty. Công ty cộng tiền nhà vào thu nhập của người ở theo cách tính quy định.
- Nhân viên tự thuê, công ty trả khoản hỗ trợ bằng tiền: đây là khoản tiền trả cho người lao động; việc có được áp cơ chế tính theo tỷ lệ của “tiền nhà do đơn vị trả thay” hay không cần xem hướng dẫn hiện hành, vì hai cách có thể bị xử lý khác nhau.
Với phía công ty, tiền thuê nhà cho nhân viên ghi trong hợp đồng lao động hoặc quy chế thì được xét như một khoản chi cho người lao động khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Hợp đồng thuê nhà của cá nhân cho thuê còn kéo theo nghĩa vụ khai thuế thay của bên cho thuê trong nhiều trường hợp; xem bài về thuê nhà của cá nhân.
Bảo hiểm: phân biệt có tích luỹ và không tích luỹ
Nhiều doanh nghiệp mua “gói bảo hiểm” cho nhân viên mà không đọc kỹ loại sản phẩm. Để khấu trừ đúng, cần biết:
- Sản phẩm có tích luỹ phí không: bảo hiểm sức khoẻ, tai nạn thường không có; bảo hiểm nhân thọ, hưu trí thường có. Hỏi doanh nghiệp bảo hiểm và xem hợp đồng.
- Ai là người thụ hưởng: nhân viên, người thân của nhân viên, hay công ty.
- Nhân viên có được rút hoặc hưởng phần tích luỹ khi nghỉ việc không.
Với sản phẩm có tích luỹ, hướng dẫn lâu nay có cơ chế khấu trừ tại thời điểm đóng phí hoặc khi chi trả; phần này dễ sai vì trách nhiệm khấu trừ có thể thuộc công ty mua bảo hiểm hoặc doanh nghiệp bảo hiểm tuỳ trường hợp. Hỏi rõ bằng văn bản với doanh nghiệp bảo hiểm và đối chiếu văn bản 2026 trước khi đóng phí năm đầu.
Phía chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản mua bảo hiểm nhân thọ, hưu trí tự nguyện cho người lao động có mức khống chế riêng, tính chung với một số khoản đóng quỹ; ghi trong hợp đồng lao động hoặc quy chế.
Người lao động nước ngoài và hợp đồng lương thực nhận
Gói đãi ngộ có nhà, học phí, bảo hiểm phổ biến nhất ở chuyên gia nước ngoài, và thường đi kèm hợp đồng lương thực nhận (công ty chịu toàn bộ thuế). Khi đó:
- Phải quy đổi thu nhập thực nhận ra thu nhập chịu thuế, và các khoản trả thay chịu thuế cũng tham gia vào phép quy đổi.
- Khoản thuế công ty gánh thay chính là một phần thu nhập của người lao động; quy đổi sai là số thuế lệch cả năm.
- Người lao động nước ngoài là cá nhân cư trú thì được giảm trừ gia cảnh như người Việt Nam: bản thân 15,5 triệu đồng/tháng, mỗi người phụ thuộc 6,2 triệu đồng/tháng từ kỳ tính thuế 2026.
Học phí cho con của người lao động nước ngoài là khoản được loại trừ, nhưng cần hoá đơn hoặc chứng từ của trường ghi rõ học sinh, bậc học, và hợp đồng lao động hoặc quy chế ghi công ty chi khoản này.
Ví dụ giả định: một tháng lương của trưởng phòng
Giả sử một trưởng phòng người Việt Nam có lương 60 triệu đồng/tháng, công ty trả thay tiền thuê căn hộ 15 triệu đồng/tháng, đóng bảo hiểm sức khoẻ cả năm, và hỗ trợ học phí cho con 5 triệu đồng/tháng. Kế toán sắp như sau:
| Khoản | Xử lý |
|---|---|
| Lương 60 triệu | Thu nhập chịu thuế |
| Tiền nhà 15 triệu | Tính vào thu nhập chịu thuế phần không vượt tỷ lệ quy định trên thu nhập chịu thuế chưa gồm tiền nhà |
| Bảo hiểm sức khoẻ không tích luỹ | Không tính vào thu nhập chịu thuế |
| Học phí con 5 triệu | Người lao động Việt Nam: tính vào thu nhập chịu thuế |
Nếu cùng trưởng phòng đó là người nước ngoài cư trú, dòng học phí cho con học phổ thông tại Việt Nam chuyển sang nhóm không tính vào thu nhập chịu thuế, còn các dòng khác giữ nguyên. Sau đó trừ bảo hiểm bắt buộc, giảm trừ gia cảnh, rồi áp biểu luỹ tiến theo văn bản hiện hành. Bảng lương nên có cột riêng cho từng khoản trả thay để khi quyết toán có thể cộng lại theo năm.
Những lỗi hay gặp
- Bỏ quên hẳn khoản trả thay khi tính thuế hằng tháng vì tiền không đi qua bảng lương.
- Coi mọi loại bảo hiểm là không chịu thuế, kể cả bảo hiểm nhân thọ có tích luỹ.
- Áp ngoại lệ học phí cho con người lao động Việt Nam, trong khi ngoại lệ theo hướng dẫn lâu nay dành cho người lao động nước ngoài.
- Cộng toàn bộ tiền nhà vào thu nhập mà không áp tỷ lệ khống chế, làm người lao động bị khấu trừ thừa.
- Hợp đồng lao động không ghi các khoản trả thay, nên phía chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp thiếu căn cứ.
Tự kiểm tra ở đâu
- Hợp đồng lao động, quy chế đãi ngộ: liệt kê đủ các khoản trả thay và điều kiện hưởng.
- Hợp đồng bảo hiểm: loại sản phẩm, có tích luỹ hay không, người thụ hưởng.
- Tài khoản thuế điện tử: tờ khai khấu trừ hằng tháng, đối chiếu thu nhập chịu thuế đã kê với bảng lương có các cột trả thay.
- Ứng dụng thuế trên điện thoại của người lao động: họ tự xem thu nhập công ty đã kê khai cho mình có gồm tiền nhà, học phí hay không.
Câu hỏi thường gặp
Công ty mua bảo hiểm sức khoẻ cho nhân viên có phải tính thuế thu nhập cá nhân không?
Theo hướng dẫn lâu nay, bảo hiểm không bắt buộc không có tích luỹ phí như bảo hiểm sức khoẻ không tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động. Kiểm tra loại sản phẩm trên hợp đồng bảo hiểm và văn bản hiện hành.
Tiền nhà công ty trả thay có bị tính hết vào thu nhập không?
Theo hướng dẫn lâu nay, tiền nhà do đơn vị trả thay chỉ tính vào thu nhập chịu thuế phần không vượt một tỷ lệ trên tổng thu nhập chịu thuế chưa gồm tiền nhà. Tra tỷ lệ áp dụng cho kỳ tính thuế 2026.
Học phí cho con của nhân viên người Việt có được miễn không?
Ngoại lệ về học phí theo hướng dẫn lâu nay dành cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam ở một số bậc học. Với người lao động Việt Nam, khoản này tính vào thu nhập chịu thuế.
Công ty trả học phí cho nhân viên đi học thạc sĩ thì sao?
Nếu khoá học phục vụ công việc, phù hợp kế hoạch đào tạo của công ty, hướng dẫn lâu nay không tính vào thu nhập chịu thuế của người học. Giữ kế hoạch đào tạo và cam kết làm việc nếu có.
Khoản trả thay có cần hoá đơn ghi tên công ty không?
Để khoản chi có căn cứ phía công ty, hoá đơn hoặc chứng từ của bên bán (chủ nhà, trường học, doanh nghiệp bảo hiểm) nên ghi tên công ty, kèm tên người thụ hưởng. Hoá đơn ghi tên cá nhân nhân viên làm khoản chi khó giải thích hơn.
Người lao động nước ngoài chưa đủ 183 ngày thì khoản trả thay xử lý thế nào?
Cá nhân không cư trú chịu thuế theo thuế suất toàn phần trên thu nhập phát sinh tại Việt Nam, không được giảm trừ gia cảnh; các khoản trả thay chịu thuế cũng tính vào thu nhập đó. Xác định tình trạng cư trú trước khi tính.
