Cả lương theo giờ lẫn lương tháng cố định đều được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu có hợp đồng lao động hoặc hợp đồng phù hợp, quy chế lương ghi cách tính, bảng chấm công khớp với cách tính đó, và chứng từ chi trả. Bữa ăn ca cũng vậy: nhà hàng tự nấu cho nhân viên hay chi bằng tiền đều có thể là chi phí, nhưng mỗi cách cần hồ sơ khác nhau và có hệ quả thuế thu nhập cá nhân khác nhau với người lao động.
Rắc rối ở nhà hàng thường không do chọn sai cách, mà do trộn hai cách: hợp đồng ghi lương tháng, thực tế trả theo giờ; quy chế ghi có bữa ăn ca, sổ bếp không tách phần nấu cho nhân viên. Bài này đi qua từng lựa chọn với ví dụ số giả định.
Ba nhóm nhân viên của một nhà hàng
| Nhóm | Đặc điểm | Cách trả hay dùng |
|---|---|---|
| Nòng cốt: bếp chính, quản lý ca, thu ngân | Làm cả tháng, ổn định | Lương tháng cố định, hợp đồng lao động |
| Phục vụ, phụ bếp làm ca | Số giờ thay đổi theo lịch, có ca gãy trưa và tối | Lương theo giờ hoặc theo ca |
| Thời vụ dịp lễ, tiệc lớn | Làm vài ngày đến vài tuần | Theo ngày, theo buổi |
Cách chia nhóm này nên ghi luôn vào quy chế lương: nhóm nào hưởng lương tháng, nhóm nào hưởng lương giờ, ai có bữa ăn ca, ai được phụ cấp đi lại hay gửi xe. Khi quy chế đã chia nhóm, bảng lương mỗi tháng chỉ việc làm theo; khi bị hỏi vì sao hai người cùng làm phục vụ mà nhận khác nhau, câu trả lời nằm sẵn trong văn bản.
Nhóm thứ ba liên quan chủ yếu tới việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi trả, đã có bài riêng trong danh mục khấu trừ tại nguồn. Bài này tập trung vào hai nhóm đầu, nơi chi phí lương lớn nhất.
Lương tháng cố định: hồ sơ gọn, dễ bị lệch giờ làm
Hồ sơ cần có: hợp đồng lao động ghi mức lương, quy chế lương thưởng của nhà hàng, bảng chấm công, bảng lương có chữ ký hoặc xác nhận của người nhận, chứng từ chuyển khoản lương. Đóng bảo hiểm bắt buộc theo quy định với người thuộc diện.
Điểm hay bị hỏi: nhân viên lương tháng nhưng làm thêm giờ vào cuối tuần, lễ Tết. Nếu nhà hàng trả thêm tiền làm thêm giờ, phần đó cần bảng chấm công ghi giờ làm thêm và cách tính trong quy chế. Nếu không có, khoản trả thêm dễ bị xem là thưởng ngoài quy chế.
Lương tháng còn một rủi ro ít người để ý: nhân viên nghỉ không lương vài ngày mà bảng lương vẫn trả đủ tháng. Khi đối chiếu với bảng chấm công, những tháng như vậy lộ ra ngay. Quy chế nên ghi cách trừ ngày nghỉ không lương và cách tính lương tháng đầu, tháng cuối khi người lao động vào làm hoặc nghỉ giữa tháng.
Lương theo giờ: linh hoạt, cần chấm công chặt
Nhân viên làm theo giờ có thể ký hợp đồng lao động bán thời gian. Hồ sơ để chi phí đứng vững:
- Hợp đồng lao động ghi đơn giá giờ và cách tính giờ (có tính thời gian nghỉ giữa ca gãy hay không).
- Bảng chấm công theo ca, lấy từ máy chấm công hoặc sổ ca có chữ ký quản lý ca. Đây là căn cứ quan trọng nhất.
- Bảng lương nhân đơn giá giờ với số giờ thực tế; khớp với bảng chấm công từng người.
- Chuyển khoản vào tài khoản chính chủ của người lao động.
Nhà hàng dùng phần mềm xếp ca trên điện thoại thì xuất báo cáo giờ làm hằng tháng, in hoặc lưu bản điện tử kèm bảng lương. Đừng để tới cuối năm mới xuất lại: dữ liệu có thể đã bị sửa hoặc xoá.
Với nhân viên làm ở hai chi nhánh trong cùng tháng, bảng chấm công nên ghi rõ giờ làm ở từng nơi. Nếu mỗi chi nhánh hạch toán riêng, chi phí lương của người đó phân về đúng chi nhánh theo giờ làm, tránh trường hợp một chi nhánh gánh cả lương của người làm chủ yếu ở nơi khác.
Ví dụ giả định: một phục vụ, hai cách trả
Giả sử một nhân viên phục vụ làm trung bình 180 giờ mỗi tháng, tháng Tết làm 230 giờ.
| Khoản | Lương tháng cố định 7,5 triệu | Lương giờ 42.000 đồng |
|---|---|---|
| Tháng thường (180 giờ) | 7,5 triệu | 7,56 triệu |
| Tháng Tết (230 giờ) | 7,5 triệu cộng tiền làm thêm giờ theo quy chế cho phần vượt giờ chuẩn | 9,66 triệu theo giờ thực tế, cộng phần trả cao hơn cho giờ làm thêm, làm ngày lễ nếu có |
| Hồ sơ chính | Chấm công ngày, bảng giờ làm thêm | Chấm công giờ từng ca |
| Rủi ro hay gặp | Trả thêm tiền Tết không có căn cứ trong quy chế | Bảng chấm công không khớp bảng lương |
Chi phí được trừ bằng số thực trả nếu hồ sơ đủ. Cách tính tiền làm thêm giờ, làm ngày lễ theo Bộ luật Lao động; phần tiền làm thêm giờ trả cao hơn so với giờ làm bình thường được miễn thuế thu nhập cá nhân theo quy định lâu nay, nên tách riêng trên bảng lương.
Bữa ăn ca: nấu tại bếp hay chi bằng tiền
Nấu tại bếp của nhà hàng là cách phổ biến. Chi phí nguyên liệu cho bữa ăn nhân viên là chi phí được trừ khi quy chế có ghi chế độ ăn ca. Chỗ khó là tách nguyên liệu nấu cho nhân viên ra khỏi nguyên liệu nấu cho khách, vì cùng một kho. Cách làm được:
- Ghi định mức suất ăn nhân viên (bao nhiêu gạo, thịt, rau cho một suất) và số suất mỗi ngày theo số người có mặt trên bảng chấm công.
- Cuối tháng, kế toán kết chuyển phần nguyên liệu tương ứng sang chi phí ăn ca, tách khỏi giá vốn món ăn bán cho khách.
Nếu nhà hàng đặt suất ăn từ bên ngoài cho nhân viên (thường gặp ở chuỗi có bếp trung tâm hoặc quán nhỏ không nấu cơm nhân viên), chứng từ là hoá đơn của bên cung cấp suất ăn kèm danh sách số suất theo ngày. Cách này dễ theo dõi nhất vì tách hẳn khỏi kho nguyên liệu.
Chi bằng tiền (cộng vào lương một khoản tiền ăn) đơn giản hơn về sổ sách, nhưng tiền ăn giữa ca chi bằng tiền chỉ được miễn thuế thu nhập cá nhân trong mức hướng dẫn tại văn bản hiện hành; phần vượt tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động. Phần chi phí được trừ ở phía nhà hàng vẫn cần ghi trong quy chế và trả qua bảng lương.
Những lỗi hay gặp ở nhà hàng
- Không có hợp đồng với nhân viên làm ca vì “làm lâu rồi, ai cũng biết”.
- Trả lương bằng tiền mặt từ két, bảng lương ký tên thay.
- Tên trên bảng lương không có thật hoặc là người nhà chủ không làm việc: khoản lương bị loại và có thể bị xem là khai khống chi phí.
- Bữa ăn nhân viên để lẫn trong giá vốn, làm định lượng món ăn lệch.
- Tiền Tết, thưởng doanh số theo tháng không có trong quy chế hoặc hợp đồng.
Năm lỗi này có chung một gốc: việc trả lương do quản lý ca hoặc chủ quán làm theo thói quen, còn kế toán chỉ nhận con số cuối tháng. Đưa bảng chấm công về cho kế toán hằng tuần là đủ để chặn phần lớn.
Tự kiểm tra ở đâu
Mỗi tháng, đối chiếu ba thứ: bảng chấm công, bảng lương, sao kê chuyển lương. Mỗi tháng có số liệu khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì đối chiếu với tờ khai đã nộp trên tài khoản thuế điện tử. Danh sách người lao động đóng bảo hiểm đối chiếu với bảng lương để phát hiện người có trên bảng lương mà không có trong danh sách bảo hiểm (hoặc ngược lại) và biết lý do. Mức miễn thuế tiền ăn ca và cách tính giờ làm thêm hiện hành nên tra văn bản đang hiệu lực hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên làm theo giờ có phải ký hợp đồng lao động không?
Người làm việc có trả lương, chịu sự quản lý của nhà hàng là quan hệ lao động, dù làm theo giờ. Hợp đồng lao động bán thời gian là cách ghi nhận phù hợp và cũng là căn cứ để chi phí lương được trừ.
Ca gãy trưa – tối, giờ nghỉ giữa hai ca có tính lương không?
Tuỳ hợp đồng và quy chế. Điều quan trọng là bảng chấm công và bảng lương tính theo đúng cách đã ghi, không mỗi tháng một kiểu.
Nhân viên ăn ca rồi mang phần thừa về có sao không?
Không ảnh hưởng tới chi phí nếu số suất nấu khớp số người có mặt và định mức. Nếu mang về thường xuyên với số lượng lớn, đó là chuyện kiểm soát nội bộ.
Có thể trả một phần lương bằng tiền mặt không?
Có thể, nhưng cần chữ ký người nhận trên bảng lương và phiếu chi. Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với chi phí tiền lương cần xem theo văn bản hướng dẫn hiện hành; chuyển khoản toàn bộ là cách an toàn nhất.
Sinh viên làm thêm vài buổi mỗi tuần kéo dài nhiều tháng thì ký hợp đồng gì?
Nếu làm ổn định, có lịch, chịu quản lý thì là hợp đồng lao động bán thời gian. Thời hạn hợp đồng ảnh hưởng tới cách khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: từ 3 tháng trở lên thì khấu trừ theo biểu luỹ tiến sau giảm trừ.
Nhà hàng mới mở, chưa có quy chế lương thì chi phí lương có bị loại không?
Nên ban hành quy chế ngay từ đầu. Khi chưa có quy chế, hợp đồng lao động ghi rõ mức lương và các khoản phụ cấp vẫn là căn cứ chính; các khoản thưởng, ăn ca không ghi ở đâu thì dễ bị hỏi.
Tiền ăn ca của nhân viên nghỉ phép có tính không?
Theo quy chế. Thường bữa ăn ca chỉ có với ngày làm việc thực tế; nếu chi bằng tiền cho cả ngày nghỉ, khoản đó dễ bị xem là tiền lương, thưởng chứ không phải ăn ca.
