Câu trả lời phụ thuộc người nhận là ai so với công ty. Theo quy định lâu nay: tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân và chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ không được tính vào chi phí được trừ; thù lao trả cho thành viên hội đồng thành viên, hội đồng quản trị không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất kinh doanh cũng không được trừ. Thành viên, cổ đông trực tiếp làm việc và người nhà có hợp đồng lao động, làm việc thật thì tiền lương được trừ như người lao động khác.
Các nguyên tắc này có từ hướng dẫn luật cũ; khi quyết toán từ kỳ tính thuế 2025, kiểm tra lại cách áp dụng theo văn bản hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15. Bài này sắp các trường hợp theo loại hình doanh nghiệp và chỉ ra bộ hồ sơ giúp phần được trừ không bị kéo theo phần bị loại.
Bảng phân loại theo người nhận
| Người nhận | Hướng xét theo quy định lâu nay |
|---|---|
| Chủ doanh nghiệp tư nhân | Không được trừ |
| Chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là cá nhân, tự làm giám đốc | Không được trừ |
| Giám đốc được thuê của công ty một thành viên (không phải chủ sở hữu) | Được trừ như người lao động |
| Thành viên công ty hai thành viên trở lên, trực tiếp điều hành hoặc làm việc | Được trừ nếu có hợp đồng, làm việc thật |
| Thành viên hội đồng thành viên, hội đồng quản trị không trực tiếp điều hành | Thù lao không được trừ |
| Cổ đông công ty cổ phần làm việc tại công ty | Được trừ như người lao động |
| Vợ, chồng, con, người thân của chủ | Được trừ nếu có hợp đồng lao động, làm việc thật, mức lương hợp lý |
Lý do của hai dòng đầu dễ hiểu: với doanh nghiệp tư nhân và công ty một thành viên do cá nhân làm chủ, lợi nhuận sau thuế đã thuộc về chủ. Cho trừ “lương” của chủ là để chủ tự giảm thuế bằng cách chuyển lợi nhuận thành chi phí.
Chủ công ty một thành viên: đừng ghi lương của mình vào chi phí
Tình huống hay gặp: chủ công ty một thành viên tự ký quyết định trả lương cho chính mình vài chục triệu mỗi tháng, ghi vào bảng lương, đóng bảo hiểm, rồi đưa vào chi phí. Khi quyết toán, khoản này bị loại toàn bộ theo nguyên tắc trên.
Chủ sở hữu vẫn có thể rút tiền từ công ty, nhưng qua đường khác:
- Nhận lợi nhuận sau thuế theo quyết định phân phối lợi nhuận, sau khi công ty đã nộp đủ thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Chuyển sang mô hình thuê giám đốc nếu thật sự có người khác điều hành, khi đó lương giám đốc được thuê mới là chi phí.
Nếu công ty đã lỡ đưa lương chủ sở hữu vào chi phí các năm trước, nên chủ động loại ra trong quyết toán hoặc khai bổ sung, trước khi có quyết định kiểm tra. Các vấn đề về bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân của khoản đã chi nên hỏi riêng cơ quan bảo hiểm và cơ quan thuế quản lý, vì mỗi bên có quy định riêng.
Thành viên góp vốn: phân biệt “làm việc” và “ngồi hội đồng”
Ở công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty cổ phần, một người có thể vừa góp vốn vừa đi làm. Phần tiền lương cho công việc thật được trừ; phần thù lao cho tư cách thành viên hội đồng mà không tham gia điều hành thì không.
Để phân biệt rõ khi bị hỏi, cần:
- Hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm vào vị trí điều hành cụ thể: giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng.
- Mô tả công việc, chấm công hoặc bằng chứng làm việc (ký hợp đồng, duyệt chi, tham gia họp điều hành).
- Tách hai khoản trên bảng lương nếu người đó nhận cả lương điều hành lẫn thù lao hội đồng.
Thành viên góp vốn chỉ nhận tiền mỗi tháng mà không có dấu vết công việc nào là trường hợp dễ bị loại nhất.
Người nhà làm việc tại công ty: được trừ, nhưng phải chứng minh
Không có quy định cấm doanh nghiệp tuyển người thân của chủ. Vợ làm kế toán, con làm kinh doanh, em trai làm thủ kho đều là người lao động, tiền lương được trừ nếu đủ các điều kiện chung của chi phí tiền lương. Nhưng vì quan hệ đặc biệt, hồ sơ cần chặt hơn bình thường:
- Hợp đồng lao động ghi vị trí, mức lương, thời gian làm việc như mọi người khác.
- Làm việc thật: có tên trong sơ đồ tổ chức, email công việc, chữ ký trên chứng từ, chấm công.
- Mức lương hợp lý so với người khác cùng vị trí trong công ty hoặc trên thị trường.
- Trả qua tài khoản đứng tên chính người đó, không trả vào tài khoản chung của gia đình.
- Đóng bảo hiểm và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như người lao động khác.
Những trường hợp hay bị loại: con đang đi học ở nước ngoài có tên trong bảng lương; cha mẹ đã nghỉ hưu nhận lương “cố vấn” không có hợp đồng, không có công việc; người thân làm việc ở một công ty khác toàn thời gian nhưng vẫn có lương ở đây.
Những câu hỏi đoàn kiểm tra hay đặt
Khi rà chi phí tiền lương của doanh nghiệp nhỏ, người kiểm tra thường đối chiếu danh sách cổ đông, thành viên, người đại diện với bảng lương trước tiên. Chuẩn bị sẵn câu trả lời cho những câu hỏi sau:
- Người này là ai so với chủ sở hữu, và vì sao có tên trong bảng lương?
- Công việc cụ thể là gì, có chứng từ, email, chữ ký nào thể hiện?
- Mức lương căn cứ vào đâu: thang bảng lương, quy chế, mặt bằng thị trường?
- Tiền lương trả vào tài khoản của ai?
- Người này có đang làm việc toàn thời gian ở nơi khác không?
- Bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân của khoản lương có được kê khai đầy đủ không?
Nếu câu trả lời cho người thân của chủ giống hệt câu trả lời cho một nhân viên bình thường ở cùng vị trí, khoản lương đó hiếm khi thành vấn đề. Vấn đề chỉ nảy sinh khi hồ sơ của người thân mỏng hơn hẳn người khác.
Ví dụ giả định: một công ty gia đình ba người
Giả sử ông A là chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, tự làm giám đốc. Vợ ông làm kế toán, con trai làm nhân viên kinh doanh. Bảng lương mỗi tháng có ba dòng.
| Người | Vị trí | Hướng xử lý |
|---|---|---|
| Ông A | Chủ sở hữu, giám đốc | Loại khỏi chi phí được trừ; rút tiền qua phân phối lợi nhuận |
| Vợ ông A | Kế toán, có hợp đồng, làm việc hằng ngày | Được trừ nếu mức lương hợp lý, hồ sơ đầy đủ |
| Con trai | Kinh doanh, có hợp đồng, có doanh số | Được trừ; doanh số và hợp đồng khách hàng là bằng chứng làm việc |
Nếu công ty chuyển thành công ty hai thành viên, vợ ông A góp vốn và ông A được hội đồng thành viên bổ nhiệm làm giám đốc có hợp đồng, lương giám đốc có thể được trừ. Nhưng việc đổi loại hình chỉ để trừ lương là quyết định lớn, kéo theo nhiều thủ tục; nên cân nhắc cùng người tư vấn pháp lý thay vì làm vì một khoản chi phí.
Tự kiểm tra ở đâu
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: loại hình, chủ sở hữu, thành viên góp vốn, người đại diện theo pháp luật.
- Bảng lương 12 tháng: đánh dấu những dòng là chủ sở hữu, thành viên, người thân để rà riêng.
- Tài khoản thuế điện tử: tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp năm trước, phụ lục điều chỉnh chi phí.
- Cơ quan thuế quản lý: hỏi bằng văn bản khi mô hình phức tạp, ví dụ chủ sở hữu là một công ty khác cử người sang điều hành.
Điều kiện chung để tiền lương được trừ xem thêm tại bài về tiền lương được trừ: hợp đồng, bảng lương, chứng từ.
Câu hỏi thường gặp
Chủ công ty một thành viên là tổ chức thì người được cử làm giám đốc có được trừ lương không?
Nguyên tắc không trừ lương áp dụng cho công ty một thành viên do cá nhân làm chủ. Khi chủ sở hữu là tổ chức, người được cử điều hành là người lao động hoặc người được thuê; tiền lương thường được xét như người lao động khác, kiểm tra thêm văn bản hiện hành.
Chủ doanh nghiệp tư nhân có phải đóng bảo hiểm cho chính mình không?
Đó là câu hỏi của pháp luật bảo hiểm xã hội, độc lập với chuyện chi phí thuế. Hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đăng ký; dù đóng hay không, tiền lương của chủ vẫn không được trừ theo nguyên tắc lâu nay.
Vợ giám đốc làm kế toán lương cao hơn thị trường có bị loại không?
Phần chênh bất thường có thể bị hỏi, nhất là khi không có quy chế lương giải thích. Giữ thang bảng lương, mô tả công việc và so sánh mức lương cùng vị trí để làm căn cứ.
Thành viên hội đồng thành viên kiêm trưởng phòng thì nhận thù lao được không?
Phần lương trưởng phòng được trừ nếu có hợp đồng và làm việc thật. Phần thù lao cho tư cách thành viên hội đồng nên tách riêng; nếu người đó trực tiếp tham gia điều hành thì cần hồ sơ chứng minh để phần này không bị loại.
Đã đưa lương chủ sở hữu vào chi phí ba năm liền thì làm gì?
Tự rà và khai bổ sung quyết toán các năm đó, nộp phần thuế thiếu và tiền chậm nộp, trước khi có quyết định kiểm tra. Chủ động sửa luôn nhẹ hơn nhiều so với bị phát hiện.
Con giám đốc làm thêm dịp hè có được trả lương không?
Được, như mọi người làm thời vụ: có hợp đồng phù hợp, có công việc, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo loại hợp đồng. Mức chi và thời gian làm phải khớp với thực tế.
