Khi cơ quan thuế hỏi một khoản chi có phục vụ hoạt động kinh doanh hay không, câu trả lời thuyết phục là một chuỗi tài liệu cho thấy vì sao cần chi, đã nhận được gì và thứ nhận được đã dùng vào đâu. Hoá đơn và chứng từ chuyển khoản chỉ chứng minh đã mua và đã trả tiền; chúng không trả lời câu hỏi “để làm gì”.
Phần lớn khoản chi bị loại trong các đợt kiểm tra không phải vì thiếu hoá đơn mà vì doanh nghiệp không dựng lại được câu chuyện của khoản chi sau hai ba năm. Bài này liệt kê bằng chứng nên có cho những loại chi hay bị hỏi, và cách lưu để khi cần là đưa ra được trong một buổi.
Cơ quan thuế thật sự hỏi gì
Câu hỏi của đoàn kiểm tra thường xoay quanh bốn ý, dù cách diễn đạt khác nhau:
- Ai đề xuất và ai duyệt khoản chi này?
- Nhận được gì: hàng hoá ở đâu, dịch vụ ra kết quả gì?
- Dùng vào đâu: cho hợp đồng nào, bộ phận nào, doanh thu nào?
- Giá có hợp lý không so với khối lượng và thị trường?
Nếu hồ sơ trả lời được bốn ý đó, khoản chi hầu như không còn bị nghi ngờ về mục đích. Nếu chỉ có hoá đơn và uỷ nhiệm chi, người giải trình phải dựa vào trí nhớ — mà người nhớ thường đã nghỉ việc.
Bộ bằng chứng cho từng loại chi hay bị hỏi
| Loại chi | Vì sao hay bị hỏi | Bằng chứng nên có |
|---|---|---|
| Dịch vụ tư vấn, môi giới | Không có sản phẩm cầm nắm được | Hợp đồng nêu phạm vi, báo cáo hoặc sản phẩm tư vấn, biên bản nghiệm thu, thư trao đổi |
| Quảng cáo, tiếp thị | Khó gắn với doanh thu cụ thể | Kế hoạch chiến dịch, báo cáo kết quả, hình ảnh ấn phẩm, sản phẩm quảng cáo |
| Sửa chữa, cải tạo | Dễ lẫn với nhà ở của chủ | Địa chỉ công trình khớp địa điểm kinh doanh, hợp đồng thuê, ảnh trước và sau, nghiệm thu |
| Công tác phí | Dễ lẫn với đi chơi | Quyết định cử đi công tác, lịch làm việc, báo cáo kết quả chuyến đi, quy chế công tác phí |
| Đào tạo | Người học có thể không phải nhân viên | Danh sách học viên là người lao động, nội dung khoá học liên quan công việc, chứng nhận hoàn thành |
| Thuê nhà, thuê xe của cá nhân | Nghi cho thuê trong gia đình | Hợp đồng thuê, chứng từ trả tiền, chứng từ khai thuế thay cho người cho thuê nếu thuộc diện |
Với khoản chi lặp lại hằng tháng như thuê kho, thuê phần mềm, dịch vụ vệ sinh, chỉ cần một hợp đồng khung cộng biên bản xác nhận khối lượng theo kỳ. Khoản chi một lần có giá trị lớn thì nên đủ cả chuỗi từ đề xuất tới nghiệm thu.
Không cần mọi thứ phải dày. Một trang báo cáo kèm vài tấm ảnh có ngày giờ thường đủ thuyết phục hơn một bộ hợp đồng hai mươi trang mà không có kết quả.
Chi phí dễ bị xem là chi cá nhân
Nhóm này bị loại nhiều nhất ở doanh nghiệp nhỏ, nơi ranh giới giữa tiền công ty và tiền của chủ không rõ:
- Điện thoại, máy tính đắt tiền ghi tên công ty nhưng không có biên bản giao cho nhân viên nào sử dụng.
- Hoá đơn ăn uống cuối tuần, ngày lễ không kèm thông tin khách hay nội dung làm việc.
- Vé máy bay, khách sạn cho người không có tên trong danh sách lao động.
- Chi phí điện, nước, internet ở địa chỉ nhà riêng của giám đốc.
Cách phòng đơn giản: tài sản giao cho ai thì có biên bản bàn giao; chi tiếp khách có ghi chú khách là ai, bàn việc gì; chi ở địa chỉ nhà riêng chỉ ghi nhận khi có hợp đồng thuê hoặc thoả thuận sử dụng làm địa điểm kinh doanh rõ ràng. Nếu thật sự là chi cá nhân, đừng ghi hoá đơn tên công ty. Làm vậy không chỉ bị loại chi phí mà còn kéo theo câu hỏi về thuế giá trị gia tăng đã khấu trừ.
Chi phí phát sinh khi chưa có doanh thu
Doanh nghiệp mới, dự án mới, sản phẩm đang phát triển thường có chi phí mà chưa có doanh thu. Chi phí vẫn có thể được trừ, vì yêu cầu là liên quan tới hoạt động kinh doanh, không phải phải tạo ra doanh thu ngay.
Chỗ cần làm kỹ là chứng minh hoạt động đó có thật và đang tiến triển: kế hoạch kinh doanh, tiến độ dự án, thư chào hàng, đơn hàng mẫu, hồ sơ đăng ký sản phẩm. Với chi phí nghiên cứu và phát triển, luật thuế thu nhập doanh nghiệp mới có cách tiếp cận riêng; nên tách thành dự án có ngân sách và báo cáo, để khi áp dụng quy định về khoản chi này có hồ sơ khớp.
Một lỗi hay gặp: doanh nghiệp đã ngừng một mảng kinh doanh nhưng vẫn ghi chi phí cho mảng đó thêm vài năm. Khi không còn hoạt động tương ứng, khoản chi rất khó giải trình.
Viết giải trình thế nào cho gọn và có căn cứ
Khi nhận đề nghị giải trình bằng văn bản, trả lời theo khuôn bốn phần cho từng khoản:
- Khoản chi: hoá đơn số, ngày, người bán, số tiền.
- Mục đích: một hai câu nói rõ phục vụ hợp đồng, bộ phận hay hoạt động nào.
- Kết quả: đã nhận được gì, đang ở đâu hoặc đã dùng thế nào.
- Tài liệu kèm theo: liệt kê số hiệu các tài liệu đính kèm.
Không viết những câu chung chung như “phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty”. Câu đó đúng với mọi khoản chi nên không chứng minh được khoản nào. Cũng không nên bổ sung tài liệu được lập sau thời điểm chi mà ghi ngày lùi — đây là việc làm sai, dễ bị phát hiện qua dữ liệu điện tử và làm mất uy tín của cả bộ hồ sơ.
Lưu hồ sơ để tìm lại được sau nhiều năm
Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán. Thời hạn truy thu thuế cũng dài, nên hồ sơ chứng minh mục đích chi phí nên lưu cùng thời hạn với chứng từ gốc.
- Lưu theo từng khoản chi lớn hoặc từng hợp đồng, không lưu rời theo loại giấy.
- Đặt tên tệp theo quy tắc cố định: năm, số hoá đơn, người bán, nội dung ngắn.
- Tài liệu điện tử (email, tin nhắn chốt công việc, ảnh nghiệm thu) xuất ra tệp và lưu cùng thư mục, không để nằm trong điện thoại cá nhân.
- Khi thay kế toán hoặc thay đơn vị dịch vụ, bàn giao cả phần hồ sơ này chứ không chỉ sổ sách.
Tự kiểm tra ở đâu
Trước mỗi kỳ quyết toán, chọn ra mười khoản chi lớn nhất năm và tự hỏi bốn câu ở phần đầu bài. Đồng thời xem:
- Cổng hoá đơn điện tử để chắc hoá đơn các khoản đó còn hiệu lực, không bị người bán điều chỉnh, huỷ.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế để xem người bán còn hoạt động, đúng ngành nghề với dịch vụ đã cung cấp.
- Tài khoản thuế điện tử để xem có thông báo, đề nghị giải trình nào đang chờ trả lời.
Khoản nào không trả lời được đủ bốn câu thì bổ sung tài liệu ngay khi người liên quan còn làm việc, đừng chờ tới khi có quyết định kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ có hợp đồng và hoá đơn, không có biên bản nghiệm thu thì có bị loại chi phí không?
Không phải lúc nào cũng bị loại, nhưng với dịch vụ không có sản phẩm hữu hình thì thiếu nghiệm thu là điểm yếu lớn nhất. Hãy bổ sung các tài liệu thể hiện kết quả như báo cáo, thư trao đổi, sản phẩm bàn giao được lập đúng thời điểm.
Chi phí có giá cao hơn thị trường có bị loại không?
Cơ quan thuế có thể xem xét tính hợp lý của giá, nhất là giao dịch với bên có quan hệ liên kết. Nên lưu báo giá của vài nhà cung cấp hoặc lý do chọn nhà cung cấp đó. Với giao dịch liên kết còn có quy định riêng về xác định giá.
Hoá đơn tiếp khách không ghi tên khách thì có sao không?
Hoá đơn nhà hàng không bắt buộc ghi tên khách, nhưng doanh nghiệp nên có ghi chú nội bộ về khách, nội dung làm việc và người duyệt. Đó là phần chứng minh mục đích kinh doanh khi bị hỏi.
Công ty trả chi phí cho công ty con, công ty cùng chủ có được trừ không?
Được, nếu có thật và phục vụ kinh doanh, nhưng đây là giao dịch liên kết nên phải kê khai theo quy định riêng và giá phải phù hợp với giá thị trường. Hồ sơ chứng minh cần chặt hơn giao dịch với bên độc lập.
Tài liệu chứng minh có thể là bản điện tử không?
Có thể. Email, tin nhắn, ảnh có thông tin thời gian đều có giá trị tham khảo, nhất là khi lưu có hệ thống. Điều quan trọng là tài liệu được lập đúng thời điểm phát sinh và tìm lại được khi cần.
Có cần lập quy chế chi tiêu nội bộ không?
Không có quy chế thì vẫn được trừ những khoản đủ điều kiện, nhưng các khoản như công tác phí, phụ cấp, phúc lợi, chi hội nghị rất khó chứng minh mức chi hợp lý. Quy chế ngắn, ghi rõ ai được duyệt khoản nào và mức bao nhiêu, giúp giải trình nhanh hơn nhiều.
Doanh nghiệp đã giải trình mà vẫn bị loại thì làm gì?
Đọc kỹ lý do trong biên bản hoặc quyết định. Nếu có tài liệu bổ sung chưa nộp thì đề nghị xem xét lại trong thời gian cho phép. Nếu không đồng ý với kết luận, doanh nghiệp có quyền khiếu nại theo trình tự của Luật Quản lý thuế.
