Chi phí thực phẩm tươi sống nhà hàng mua ở chợ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu mỗi khoản có một trong hai loại chứng từ phù hợp với người bán: hoá đơn khi người bán là hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp có nghĩa vụ lập hoá đơn; bảng kê thu mua khi người bán là người trực tiếp trồng, nuôi, đánh bắt bán ra hoặc thuộc diện được lập bảng kê theo quy định hiện hành. Khoản mua của tiểu thương có nghĩa vụ lập hoá đơn mà không lấy hoá đơn thì bảng kê không cứu được.
Nhà hàng không thể bắt mọi sạp rau có hoá đơn trong một sớm một chiều. Nhưng có thể sắp lại nguồn mua sao cho phần lớn giá trị đi qua người bán có hoá đơn, phần còn lại có bảng kê đúng, và cả hai được chống lưng bằng một thứ mà ngành ăn uống có sẵn: định lượng món ăn.
Người bán ở chợ thuộc nhóm nào
| Người bán | Chứng từ phù hợp | Ghi chú |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp phân phối thực phẩm, siêu thị | Hoá đơn giá trị gia tăng | Có thuế đầu vào để khấu trừ nếu nhà hàng nộp theo phương pháp khấu trừ |
| Tiểu thương có sạp cố định, bán hàng mua lại | Hoá đơn bán hàng của hộ kinh doanh | Không có thuế đầu vào để khấu trừ; là hộ kinh doanh, không phải người sản xuất |
| Nông dân, ngư dân tự mang hàng nhà làm ra bán | Bảng kê thu mua | Cần thông tin người bán, số lượng, giá, chứng từ trả tiền |
| Người bán rong, gom hàng của nhiều nhà | Thường là hoạt động kinh doanh, không thuộc diện bảng kê | Nhóm rủi ro nhất; nên thay bằng nguồn khác |
Sai lầm phổ biến là lập bảng kê cho tiểu thương có sạp với lý do “họ không có hoá đơn”. Tiểu thương bán hàng mua lại là người kinh doanh; điều kiện bảng kê dành cho người trực tiếp làm ra sản phẩm hoặc người có doanh thu dưới ngưỡng theo quy định hiện hành. Ngưỡng doanh thu của hộ kinh doanh trước đây là 100 triệu đồng/năm và đã được nâng trong đợt sửa luật 2024–2025; tra mức đang áp dụng trước khi dựa vào nó.
Năm 2026: nhiều sạp chợ đã có hoá đơn
Nghị quyết 198/2025/QH15 chấm dứt phương pháp khoán thuế với hộ kinh doanh chậm nhất trong năm 2026. Hộ kinh doanh chuyển sang tự khai, nhiều hộ dùng hoá đơn điện tử, trong đó có loại khởi tạo từ máy tính tiền. Với nhà hàng, đây là thời điểm tốt nhất trong nhiều năm để làm sạch nguồn mua:
- Lập danh sách 10–15 sạp mua thường xuyên nhất, sắp theo giá trị mua mỗi tháng.
- Hỏi từng sạp: đã có hoá đơn điện tử chưa, lập theo từng lần hay được lập theo đơn đặt hàng cả ngày.
- Với sạp có hoá đơn: đưa thông tin doanh nghiệp một lần, thống nhất cách lập và cách trả tiền.
- Với sạp chưa có và không định có: cân nhắc chuyển phần lớn lượng mua sang sạp khác hoặc nhà cung cấp đầu mối.
Thường chỉ vài sạp lớn (thịt, hải sản, rau củ số lượng lớn) chiếm phần lớn giá trị. Làm sạch được nhóm này là giải quyết được phần lớn rủi ro.
Bảng kê cho người trực tiếp sản xuất: làm cho đứng được
Nhà hàng mua rau của một nhà vườn ven đô, mua cá của người nuôi ao, gà của hộ chăn nuôi: đây là nhóm được lập bảng kê. Bảng kê đứng được khi kiểm tra có:
- Họ tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người bán (dùng thay mã số thuế cá nhân từ 1/7/2025).
- Từng lần mua: ngày, mặt hàng, số lượng, đơn giá. Không gộp cả tháng thành một dòng.
- Chứng từ trả tiền: chuyển khoản vào tài khoản của chính người bán là tốt nhất.
- Phiếu nhập kho bếp có chữ ký người nhận hàng.
- Chữ ký người đại diện hoặc người được uỷ quyền, lập đúng kỳ.
Giá trên bảng kê phải hợp lý so với giá chợ cùng thời điểm. Khi lượng mua của một người lớn và đều, nên có thêm thông tin về quy mô sản xuất của người đó (diện tích vườn, số lượng nuôi) để trả lời câu hỏi “một hộ sao bán được nhiều như vậy”. Chi tiết về nhóm được dùng bảng kê có ở bài chi phí không có hoá đơn được trừ bằng bảng kê.
Định lượng món ăn: tấm khiên của chi phí nguyên liệu
Cơ quan thuế không đếm từng mớ rau. Họ đặt tổng nguyên liệu mua vào cạnh doanh thu bán ra và hỏi: tỷ lệ này có hợp lý không. Nhà hàng trả lời câu này bằng bảng định lượng món ăn:
- Mỗi món trên thực đơn có định lượng nguyên liệu chính: bao nhiêu gam thịt, cá, rau cho một suất.
- Tỷ lệ hao hụt khi sơ chế (làm cá, nhặt rau, lọc xương) ghi theo kinh nghiệm thực tế của bếp, kèm vài lần cân thử có biên bản.
- Từ số suất bán của từng món trên phần mềm bán hàng, tính ra nguyên liệu lý thuyết cần dùng trong tháng.
Nguyên liệu mua vào vượt xa mức lý thuyết mà không giải thích được (tiệc đặt trước, món mới, hàng hỏng có biên bản huỷ) là tín hiệu có khoản mua không gắn với doanh thu, hoặc doanh thu đang bị ghi thiếu. Cả hai chiều đều bất lợi. Quy định về khống chế chi phí theo định mức đã thay đổi qua các thời kỳ; bảng định lượng ở đây trước hết là công cụ giải trình tính hợp lý, tra thêm nghị định hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15 về cách áp dụng hiện hành.
Trả tiền cho sạp chợ sao cho có dấu vết
Chợ quen tiền mặt, nhưng trả bằng chuyển khoản vào tài khoản của chính người bán đem lại ba lợi ích: có dấu vết người nhận khớp với tên trên hoá đơn hoặc bảng kê; đáp ứng điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hoá đơn từ ngưỡng quy định trở lên; và bếp trưởng không phải cầm tiền mặt lớn.
Hai lỗi hay gặp: chuyển vào tài khoản của người thân tiểu thương (tên không khớp người bán) và chuyển từ tài khoản cá nhân của bếp trưởng. Nếu buộc phải trả thay, cần quy chế cho phép và hồ sơ hoàn ứng. Cách gọn nhất là để nhà hàng trả thẳng từ tài khoản doanh nghiệp theo đơn đặt hàng ngày hoặc theo công nợ tuần.
Đặt hàng trước qua điện thoại, sạp giao đến cửa bếp, trả theo tuần: cách này vừa gom được chứng từ vừa bớt một người phải đi chợ lúc bốn giờ sáng.
Hàng hỏng, hàng huỷ và bữa ăn nhân viên
Thực phẩm tươi sống hỏng nhanh. Phần hỏng, phải huỷ là chi phí thật, nhưng chỉ được chấp nhận khi có biên bản huỷ ghi rõ mặt hàng, số lượng, lý do, người chứng kiến, lập ngay trong ngày. Biên bản lập dồn cuối tháng để “cân” số nguyên liệu dư thì mất giá trị.
Bữa ăn giữa ca của nhân viên nấu từ cùng nguồn nguyên liệu với khách. Phần này nên được tách: ghi số suất ăn nhân viên mỗi ngày, tính nguyên liệu theo định lượng suất ăn nhân viên, hạch toán vào chi phí ăn ca theo quy chế. Không tách, nguyên liệu ăn ca làm tỷ lệ nguyên liệu trên doanh thu cao bất thường.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: tra sạp mua thường xuyên xem họ có mã số thuế kinh doanh không. Có thì thuộc diện phải có hoá đơn, không dùng bảng kê.
- Cổng hoá đơn điện tử: xem hoá đơn đầu vào từ sạp chợ, nhà cung cấp thực phẩm đã về đủ theo từng lần mua chưa.
- Phần mềm bán hàng: xuất số suất bán theo món để tính nguyên liệu lý thuyết.
- Sổ kho bếp: đối chiếu nhập, xuất, huỷ và tồn cuối ngày.
Làm bốn việc này mỗi tháng mất chừng nửa ngày của kế toán, nhưng khi bị hỏi thì trả lời được bằng số liệu thay vì bằng trí nhớ.
Câu hỏi thường gặp
Nhà hàng có được lập một bảng kê chung cho cả tháng mua ở chợ không?
Bảng kê có thể tổng hợp theo kỳ, nhưng phải liệt kê từng lần mua, từng người bán với đủ thông tin. Một dòng “mua thực phẩm chợ cả tháng” không có người bán cụ thể thì gần như chắc chắn bị loại.
Tiểu thương không cho số định danh cá nhân thì làm sao?
Không có thông tin người bán thì bảng kê không đủ để chứng minh. Nên giải thích với người bán rằng thông tin chỉ dùng cho chứng từ của nhà hàng; nếu họ vẫn từ chối, cân nhắc đổi nguồn mua cho các khoản lớn.
Mua ở siêu thị bằng thẻ cá nhân của quản lý có được tính không?
Hoá đơn ghi tên nhà hàng thì có căn cứ, nhưng thanh toán bằng thẻ cá nhân cần quy chế cho phép và hồ sơ hoàn ứng. Nên cấp thẻ doanh nghiệp cho người hay đi mua hàng để khỏi vướng.
Hoá đơn của hộ kinh doanh có được khấu trừ thuế GTGT không?
Không. Hộ kinh doanh dùng hoá đơn bán hàng, không có dòng thuế giá trị gia tăng để khấu trừ. Khoản chi vẫn được xét tính vào chi phí khi đủ điều kiện.
Tỷ lệ nguyên liệu trên doanh thu bao nhiêu là hợp lý?
Không có con số chung, vì phụ thuộc loại hình, thực đơn và giá bán. Con số hợp lý là con số giải thích được bằng định lượng món và biến động giá thực tế của chính nhà hàng qua các tháng.
Quán nhỏ là hộ kinh doanh có cần làm những việc này không?
Tuỳ cách tính thuế mà hộ đang áp dụng. Hộ nộp theo tỷ lệ trên doanh thu thì chi phí nguyên liệu không đi vào công thức tính thuế; nhưng cách tính thuế của hộ kinh doanh đã được sửa đổi trong đợt sửa luật gần đây, nên cần tra quán mình thuộc diện nào. Giữ hoá đơn, bảng kê từ bây giờ vẫn có lợi khi đổi cách tính hoặc chuyển lên doanh nghiệp.
