Một khoản chi được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp khi đủ ba điều kiện: chi thực tế phát sinh và liên quan tới hoạt động sản xuất, kinh doanh; có hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định; và với hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từ ngưỡng quy định trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Ngoài ba điều kiện đó, khoản chi còn không được nằm trong danh mục các khoản bị loại hoặc vượt mức khống chế.
Khung hiện hành là Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, hiệu lực từ 1/10/2025 và áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025, cùng nghị định hướng dẫn. Tinh thần ba điều kiện không mới, nhưng luật mới có điều chỉnh danh mục khoản được trừ và một số mức khống chế. Hiểu đúng ba điều kiện giúp kế toán phân loại chi phí ngay khi hạch toán, thay vì dồn tới lúc quyết toán mới “gạt” đại.
Chi phí kế toán và chi phí được trừ là hai con số khác nhau
Sổ kế toán ghi nhận mọi khoản chi thật sự đã xảy ra. Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp chỉ cho trừ những khoản đủ điều kiện. Phần chênh lệch nằm ở chỉ tiêu chi phí không được trừ trên tờ khai quyết toán.
Một dấu hiệu đáng lo khi rà hồ sơ: chỉ tiêu chi phí không được trừ bằng 0 nhiều năm liền. Rất hiếm doanh nghiệp nào cả năm không có một khoản chi nào bị loại — tiền chậm nộp thuế, tiền phạt vi phạm hành chính, chi không có hoá đơn hợp lệ gần như công ty nào cũng có. Số 0 thường nghĩa là chưa ai rà, chứ không phải không có.
Mỗi khoản chi bị loại làm tăng thu nhập tính thuế đúng bằng khoản đó. Ví dụ giả định: doanh nghiệp áp thuế suất phổ thông 20%, bị loại 200 triệu đồng chi phí thì số thuế phải nộp thêm là 40 triệu đồng, chưa kể tiền chậm nộp và tiền phạt nếu bị phát hiện khi kiểm tra. Với doanh nghiệp tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng áp thuế suất 15%, hoặc trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng áp 17%, cách tính tương tự với thuế suất tương ứng.
Điều kiện thứ nhất: có thật và phục vụ kinh doanh
Khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan tới hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Luật mới còn nêu rõ thêm một số khoản chi được trừ như chi cho nghiên cứu và phát triển; danh mục cụ thể nằm ở nghị định hướng dẫn.
“Có thật” nghĩa là có hàng hoá được giao, có dịch vụ được thực hiện, có người làm việc. “Phục vụ kinh doanh” nghĩa là giải thích được vì sao doanh nghiệp cần khoản chi đó để tạo ra doanh thu hoặc duy trì hoạt động. Hai chỗ hay vướng:
- Chi cho cá nhân chủ doanh nghiệp ghi tên công ty: đồ gia dụng, du lịch gia đình, xe dùng riêng. Không được trừ, và còn có thể bị xem là thu nhập của cá nhân đó.
- Chi không khớp ngành nghề: công ty phần mềm có hoá đơn mua vật liệu xây dựng số lượng lớn mà không có dự án xây sửa nào. Không hẳn là sai, nhưng chắc chắn bị hỏi.
Điều kiện thứ hai: hoá đơn, chứng từ hợp pháp
Mỗi khoản chi cần có chứng từ đúng loại với bản chất giao dịch:
| Loại chi | Chứng từ chính |
|---|---|
| Mua hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp, hộ kinh doanh | Hoá đơn điện tử đúng thông tin người mua |
| Mua của cá nhân không kinh doanh, người trực tiếp sản xuất trong một số trường hợp | Bảng kê theo mẫu kèm chứng từ thanh toán, theo văn bản hướng dẫn |
| Tiền lương, tiền công | Hợp đồng, bảng lương, chứng từ chi trả, quy chế |
| Hàng nhập khẩu | Tờ khai hải quan, chứng từ nộp thuế |
| Dịch vụ của tổ chức nước ngoài | Hợp đồng hoặc điều khoản dịch vụ, hoá đơn thương mại, chứng từ thanh toán, hồ sơ thuế nhà thầu nếu có |
Phiếu chi nội bộ một mình không phải chứng từ hợp lệ cho khoản mua hàng từ bên ngoài. Nó chỉ chứng minh tiền đã ra khỏi quỹ, không chứng minh mua của ai, mua gì.
Điều kiện thứ ba: thanh toán không dùng tiền mặt trên ngưỡng
Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp mới giữ yêu cầu: hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từ ngưỡng quy định trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì chi phí mới được trừ, trừ các trường hợp Chính phủ quy định. Với thuế giá trị gia tăng, Luật 48/2024/QH15 đặt ngưỡng 5 triệu đồng. Ngưỡng áp dụng cho chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp tra ở nghị định hướng dẫn luật thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành; trong thực tế nhiều doanh nghiệp đặt chung mốc 5 triệu đồng cho cả hai loại thuế để quy trình mua hàng khỏi rẽ nhánh.
Với khoản chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí (mua trả chậm), cách xử lý lâu nay là vẫn ghi nhận chi phí theo hoá đơn, đến khi thanh toán mà trả bằng tiền mặt thì phải điều chỉnh giảm chi phí tương ứng. Kiểm tra lại cách diễn đạt trong văn bản hướng dẫn hiện hành trước khi áp dụng.
Tiền lương không đi kèm hoá đơn nên không thuộc điều kiện này theo nghĩa hẹp. Tuy vậy trả lương qua ngân hàng là cách chứng minh “có thật” mạnh nhất, nên được khuyến khích.
Đủ ba điều kiện vẫn có thể bị loại
Ba điều kiện là cửa vào. Qua được cửa rồi, khoản chi còn phải không nằm trong danh mục không được trừ hoặc không vượt mức khống chế. Các nhóm thường gặp:
- Khấu hao vượt khung thời gian quy định, tài sản không đứng tên doanh nghiệp, phần nguyên giá xe ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống vượt mức khống chế.
- Chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt mức khống chế tính theo tiền lương bình quân.
- Tiền phạt vi phạm hành chính, tiền chậm nộp thuế: không được trừ trong mọi trường hợp.
- Lãi vay tương ứng phần vốn điều lệ chưa góp đủ, lãi vay của đối tượng không phải tổ chức tín dụng vượt mức trần.
- Chi tài trợ không đúng đối tượng, không đủ hồ sơ theo quy định.
Các mức khống chế cụ thể thay đổi theo từng đợt sửa văn bản. Tra ở nghị định hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp đang hiệu lực, đừng lấy con số từ bài viết cũ vài năm trước.
Rà chi phí theo quý thay vì chờ quyết toán
Việc phân loại chi phí nên làm lúc hạch toán, không phải lúc quyết toán. Cách làm gọn cho doanh nghiệp nhỏ:
- Trong hệ thống tài khoản, mở thêm một mã theo dõi “chi phí không được trừ” để gắn cho khoản bị loại ngay khi phát sinh.
- Cuối mỗi quý, lọc các hoá đơn từ 5 triệu đồng chưa có chứng từ thanh toán qua ngân hàng; nếu còn trong hạn thanh toán thì nhắc bộ phận trả tiền chuyển khoản.
- Lọc chi phí không có hoá đơn, xem khoản nào thuộc diện được lập bảng kê, khoản nào phải xin hoá đơn bổ sung, khoản nào đành loại.
- Lập danh sách khoản bị loại có ghi lý do. Đây chính là phụ lục làm việc cho tờ khai quyết toán cuối năm.
Làm đều như vậy thì lúc quyết toán chỉ còn cộng lại. Làm dồn cuối năm thì phần lớn chứng từ thiếu đã không còn bổ sung được.
Tự kiểm tra ở đâu
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp các năm trước trên tài khoản thuế điện tử: xem chỉ tiêu chi phí không được trừ để biết doanh nghiệp đã từng tự loại gì.
- Cổng hoá đơn điện tử: đối chiếu hoá đơn mua vào với sổ chi phí, phát hiện chi phí ghi sổ mà không có hoá đơn tương ứng.
- Sao kê ngân hàng của doanh nghiệp: ghép với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên.
- Cơ quan thuế quản lý: khi có khoản chi đặc thù chưa rõ, gửi câu hỏi bằng văn bản để có trả lời chính thức cho trường hợp của mình.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí có hoá đơn nhưng thanh toán tiền mặt dưới 5 triệu đồng có được trừ không?
Hoá đơn dưới ngưỡng thì không bị điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt, nên vẫn được trừ nếu đủ các điều kiện khác. Hãy giữ phiếu chi có chữ ký người nhận tiền. Đừng chia nhỏ một lần mua để né ngưỡng.
Doanh nghiệp lỗ thì có cần quan tâm chi phí được trừ không?
Có. Số lỗ được chuyển sang các năm sau để trừ vào thu nhập, và số lỗ đó chỉ được công nhận trên phần chi phí đủ điều kiện. Khi bị kiểm tra, chi phí bị loại làm giảm số lỗ được chuyển, có khi biến lỗ thành lãi.
Khoản chi đã bị loại năm trước có được đưa vào năm sau không?
Nguyên tắc là chi phí ghi nhận theo năm phát sinh và tương ứng với doanh thu. Khoản bị loại vì thiếu điều kiện không tự nhiên được trừ ở năm sau. Nếu bổ sung được chứng từ, xem xét khai bổ sung cho năm phát sinh.
Chi phí phát sinh trước khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có được trừ không?
Chi phí phục vụ việc thành lập doanh nghiệp thường được ghi nhận và phân bổ theo chế độ kế toán, nhưng hoá đơn phải ghi tên doanh nghiệp hoặc có hồ sơ chứng minh người đứng ra chi là người thành lập. Nên hỏi kỹ cách ghi nhận với người làm kế toán ngay từ đầu.
Doanh nghiệp được miễn thuế TNDN có cần tách chi phí không được trừ không?
Vẫn nên. Doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập mới được miễn thuế 3 năm theo Nghị quyết 198/2025/QH15 vẫn phải quyết toán, và thu nhập tính thuế của những năm này ảnh hưởng tới cách xác định lỗ, ưu đãi. Chi phí phân loại đúng từ đầu thì sau thời gian miễn không phải làm lại.
Chi phí mua hàng của hộ kinh doanh có cần hoá đơn không?
Từ khi phương pháp khoán thuế chấm dứt và hộ kinh doanh chuyển sang tự khai, nhiều hộ đã dùng hoá đơn điện tử. Mua của hộ có hoá đơn thì dùng hoá đơn đó. Trường hợp hộ, cá nhân không thuộc diện phải có hoá đơn thì xem hướng dẫn về bảng kê ở văn bản hiện hành.
