Phí mà sàn thương mại điện tử thu của người bán — phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ, phí quảng cáo trong sàn, phí vận chuyển người bán chịu — là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đủ ba điều kiện chung: có thật và phục vụ bán hàng, có hoá đơn do đơn vị vận hành sàn lập cho doanh nghiệp, và có chứng từ thanh toán phù hợp. Điều kiện đi kèm mà nhiều người quên: doanh thu phải ghi theo giá bán cho khách, không phải theo số tiền sàn chuyển về sau khi đã trừ phí.
Nói cách khác, phí sàn không làm giảm doanh thu; nó là một dòng chi phí riêng cần hoá đơn riêng. Ghi “doanh thu ròng” cho gọn là vừa khai thiếu doanh thu, vừa đánh mất chi phí mình được trừ — hai sai số tự triệt tiêu trên giấy nhưng không triệt tiêu khi bị kiểm tra.
Sàn chuyển về ít hơn giá bán: ghi thế nào
Ví dụ giả định một đơn hàng: khách trả 500.000 đồng. Sàn giữ lại phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ tổng cộng 60.000 đồng, chuyển về cho người bán 440.000 đồng sau khi đơn hoàn tất.
| Dòng | Số tiền | Ghi nhận |
|---|---|---|
| Doanh thu bán hàng | 500.000 | Theo giá bán cho khách, có hoá đơn đầu ra |
| Chi phí dịch vụ sàn | 60.000 | Theo hoá đơn sàn lập, thường tổng hợp theo kỳ |
| Tiền thực nhận | 440.000 | Khớp với báo cáo đối soát và sao kê |
Ba con số này phải khớp nhau theo từng kỳ đối soát. Người bán là doanh nghiệp lập hoá đơn đầu ra cho khách theo giá bán; sàn lập hoá đơn cho người bán về phí dịch vụ. Hai tờ hoá đơn, hai chiều, không bù thành một.
Cũng cần phân biệt với hộ và cá nhân kinh doanh: từ năm 2025, sàn có chức năng thanh toán thực hiện khấu trừ, nộp thay thuế cho hộ, cá nhân bán hàng trên sàn. Doanh nghiệp không thuộc diện được sàn khấu trừ thay, vẫn tự kê khai doanh thu và chi phí như mọi kênh bán khác.
Từng loại phí sàn và hoá đơn cần có
- Phí cố định, phí dịch vụ, phí thanh toán: đơn vị vận hành sàn tại Việt Nam lập hoá đơn cho người bán, thường theo tháng. Kế toán tải hoá đơn trong trang quản lý của người bán hoặc nhận qua thư điện tử, rồi đối chiếu với cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế.
- Phí quảng cáo trong sàn: người bán nạp tiền vào tài khoản quảng cáo rồi tiêu dần. Hoá đơn có thể lập theo lần nạp hoặc theo lượng đã tiêu, tuỳ chính sách của sàn. Cần giữ lịch sử nạp và báo cáo chiến dịch để chứng minh tiền nạp đã dùng cho quảng cáo sản phẩm của mình.
- Phí vận chuyển người bán chịu: khi chương trình miễn phí vận chuyển do người bán tham gia, phần phí này có thể do sàn thu rồi lập hoá đơn, hoặc do đơn vị vận chuyển lập. Hỏi rõ bên nào lập hoá đơn cho khoản nào.
- Phí tham gia chương trình khuyến mại của sàn: thường là một dạng phí dịch vụ, có hoá đơn như trên.
Nếu tài khoản người bán đăng ký bằng thông tin cá nhân (thường gặp khi chủ doanh nghiệp mở gian hàng từ trước khi lập công ty), hoá đơn phí sàn sẽ không mang tên doanh nghiệp. Việc đầu tiên là cập nhật thông tin pháp lý của gian hàng sang doanh nghiệp để hoá đơn từ đó về sau ghi đúng tên, mã số thuế.
Mã giảm giá, hoàn hàng, hoàn tiền: ai chịu thì người đó ghi
Chương trình giảm giá trên sàn tạo ra chênh lệch lớn nhất giữa số liệu của người bán và số liệu kế toán.
- Mã giảm giá do người bán tài trợ: khách trả ít hơn, người bán chịu phần giảm. Đây là giảm giá bán hàng; doanh thu và hoá đơn đầu ra phản ánh giá sau giảm theo cách lập hoá đơn cho hàng giảm giá.
- Mã giảm giá do sàn tài trợ: khách trả ít hơn, nhưng sàn bù phần chênh cho người bán. Doanh thu của người bán vẫn là giá trước khi áp mã của sàn, vì người bán vẫn nhận đủ.
- Hoàn hàng, hoàn tiền: đơn đã lập hoá đơn mà sau đó khách trả hàng thì xử lý bằng hoá đơn điều chỉnh hoặc cách xử lý hàng bán bị trả lại theo quy định; phí sàn đã thu cho đơn đó có được hoàn hay không tuỳ chính sách của sàn.
Báo cáo đối soát của sàn thường có đủ các cột này. Kế toán cần tải báo cáo chi tiết theo đơn, không chỉ báo cáo tổng, để tách đúng từng loại.
Chứng từ thanh toán khi phí bị trừ thẳng vào tiền hàng
Phí sàn không được trả bằng một lệnh chuyển tiền riêng mà bị khấu trừ vào tiền bán hàng sàn giữ hộ. Về bản chất, đây là bù trừ giữa khoản sàn phải trả người bán và khoản người bán phải trả sàn. Để chứng minh việc thanh toán cho hoá đơn phí từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp nên lưu:
- Điều khoản dịch vụ hoặc hợp đồng với sàn có nội dung về việc khấu trừ phí vào tiền thanh toán — tải bản có hiệu lực tại thời điểm giao dịch, vì sàn thay đổi điều khoản thường xuyên.
- Báo cáo đối soát theo kỳ thể hiện tổng tiền hàng, tổng phí đã trừ, số tiền chuyển về.
- Sao kê ngân hàng thể hiện tiền sàn chuyển về tài khoản doanh nghiệp khớp với báo cáo.
Với phí quảng cáo nạp trước bằng chuyển khoản hoặc thẻ doanh nghiệp, chứng từ thanh toán là lệnh chuyển hoặc sao kê thẻ. Nạp bằng thẻ cá nhân của nhân viên phụ trách gian hàng là thói quen phổ biến và là chỗ hay bị hỏi.
Quảng cáo ngoài sàn và thuê người bán hàng phát trực tiếp
Nhiều gian hàng chạy thêm quảng cáo trên mạng xã hội, công cụ tìm kiếm để kéo khách vào sàn. Các nền tảng này phần lớn là nhà cung cấp nước ngoài; khoản chi được xử lý theo nhóm chi phí trả cho nước ngoài — nhà cung cấp đã đăng ký thuế tại Việt Nam hay chưa quyết định bên mua có phải nộp thay thuế nhà thầu không. Tiêu chí cụ thể đã có ở bài về nhà cung cấp nước ngoài đã đăng ký thuế.
Thuê người bán hàng qua phát trực tiếp, người có ảnh hưởng giới thiệu sản phẩm: nếu trả cho cá nhân không có đăng ký kinh doanh thì cần hợp đồng dịch vụ và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân 10% với khoản trả từ 2 triệu đồng mỗi lần; nếu trả cho công ty, hộ kinh doanh đứng ra cung cấp dịch vụ thì lấy hoá đơn của họ. Lưu lại bản ghi buổi phát trực tiếp hoặc đường dẫn bài đăng làm bằng chứng dịch vụ đã được thực hiện.
Những khoản hay bị loại ở doanh nghiệp bán trên sàn
- Phí sàn không có hoá đơn tên doanh nghiệp vì gian hàng vẫn đứng tên cá nhân.
- Chi phí hàng tặng kèm, quà cho khách đánh giá tốt không có quy chế, không có phiếu xuất kho, không lập hoá đơn cho hàng khuyến mại theo quy định.
- Tiền mua đơn ảo, đánh giá ảo: không phải chi phí phục vụ kinh doanh hợp pháp, và còn làm doanh thu trên sàn không phản ánh bán hàng thật. Đây không phải chi phí để “làm cho đúng”; đơn giản là không nên làm.
- Hàng hoàn không nhập lại kho, bị hỏng trong vận chuyển mà không có biên bản với đơn vị vận chuyển. Tổn thất không có hồ sơ khó được chấp nhận.
- Quảng cáo trả bằng thẻ cá nhân không có quy chế và hồ sơ hoàn ứng.
Tự kiểm tra ở đâu mỗi tháng
- Trang quản lý người bán trên sàn: tải báo cáo đối soát chi tiết theo đơn và toàn bộ hoá đơn phí dịch vụ của tháng.
- Cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế: lọc hoá đơn đầu vào có người bán là đơn vị vận hành sàn, đơn vị vận chuyển; so với số hoá đơn đã tải về. Thiếu tờ nào thì liên hệ sàn ngay trong tháng.
- Sao kê ngân hàng: khớp từng lần sàn chuyển tiền với báo cáo đối soát.
- Tài khoản thuế điện tử: xem doanh thu đã khai có bằng tổng giá bán trên báo cáo sàn trừ hàng trả lại không, hay đang thấp đúng bằng tổng phí sàn.
Câu hỏi thường gặp
Sàn chỉ gửi hoá đơn tổng cả tháng thì có được không?
Được, hoá đơn phí dịch vụ lập theo kỳ là cách phổ biến. Quan trọng là tổng phí trên hoá đơn khớp với tổng phí trên báo cáo đối soát cùng kỳ, và hoá đơn ghi đúng tên, mã số thuế doanh nghiệp.
Thuế GTGT trên hoá đơn phí sàn có được khấu trừ không?
Nếu hoá đơn là hoá đơn giá trị gia tăng lập cho doanh nghiệp và đáp ứng điều kiện chứng từ thanh toán, phần thuế trên đó được xét khấu trừ như các dịch vụ khác. Chứng từ thanh toán ở đây là bộ điều khoản khấu trừ phí, báo cáo đối soát và sao kê.
Gian hàng mở tên cá nhân từ trước, chuyển sang công ty thì hàng tồn xử lý sao?
Hàng tồn của cá nhân không tự nhiên thành hàng của công ty. Cần làm thủ tục bán hoặc góp số hàng đó cho công ty có chứng từ, rồi mới bán tiếp dưới danh nghĩa công ty; đồng thời cập nhật thông tin pháp lý của gian hàng.
Doanh thu trên sàn ghi theo ngày khách đặt hay ngày đơn hoàn tất?
Doanh thu ghi nhận theo thời điểm chuyển giao hàng hoá cho người mua theo quy định về doanh thu và thời điểm lập hoá đơn, không phải theo ngày sàn chuyển tiền. Đơn bị huỷ trước khi giao thì không phát sinh doanh thu.
Phí sàn có bị khống chế theo tỷ lệ doanh thu không?
Không có trần riêng cho phí sàn. Phí sàn là chi phí dịch vụ bán hàng, được trừ khi đủ điều kiện chung. Tuy vậy phí tăng vọt bất thường mà không có chương trình tương ứng sẽ bị hỏi lý do.
Bán cả trên sàn lẫn cửa hàng thì có cần tách sổ không?
Nên theo dõi doanh thu và chi phí theo kênh để đối chiếu, dù không bắt buộc tách pháp nhân. Theo dõi riêng giúp kiểm tra nhanh doanh thu trên sàn có khớp với dữ liệu mà sàn cung cấp cho cơ quan thuế hay không.
