Nguyên tắc chung được hướng dẫn lâu nay: khấu hao của tài sản cố định không dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì không được trừ. Ngoại lệ gồm tài sản tạm dừng vì sản xuất theo mùa vụ (trong một khoảng thời gian nhất định), tạm dừng để sửa chữa, di dời, bảo trì, bảo dưỡng, hoặc chờ lắp đặt, hoàn thiện theo kế hoạch — khấu hao trong thời gian đó vẫn được trừ.
Kế toán vẫn có thể phải trích khấu hao trên sổ theo chế độ kế toán, nhưng phần khấu hao của tài sản nằm im không vì những lý do trên cần được loại ra khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Thời hạn tạm dừng tối đa và danh sách lý do cụ thể tra ở văn bản hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15; bài này tập trung vào cách phân loại và giữ hồ sơ.
Phân loại tình huống
| Tình huống | Hướng xét theo quy định lâu nay | Hồ sơ chính |
|---|---|---|
| Sản xuất theo mùa vụ, máy chỉ chạy vài tháng một năm | Khấu hao thời gian tạm dừng có thể được trừ nếu trong thời hạn quy định | Kế hoạch sản xuất theo mùa, lịch chạy máy các năm |
| Tạm dừng để sửa chữa, bảo dưỡng | Được trừ | Biên bản hỏng, hợp đồng sửa chữa, biên bản nghiệm thu |
| Tạm dừng để di dời nhà xưởng | Được trừ | Quyết định di dời, kế hoạch, biên bản bàn giao địa điểm mới |
| Ngừng vì không có đơn hàng, không rõ ngày chạy lại | Khó được trừ; tuỳ lý do và thời gian | Biên bản tạm dừng, kế hoạch khôi phục nếu có |
| Hỏng hẳn, chờ thanh lý | Không được trừ khấu hao từ khi ngừng dùng | Biên bản xác định hỏng, quyết định thanh lý |
| Cho bên khác mượn không lấy tiền | Không phục vụ kinh doanh của doanh nghiệp | — |
Ranh giới giữa “tạm dừng có lý do” và “ngừng sử dụng” không nằm ở số ngày máy đứng yên, mà ở kế hoạch và hồ sơ: doanh nghiệp có ý định và khả năng đưa tài sản trở lại sản xuất hay không.
Thiếu đơn hàng: trường hợp khó nhất
Máy nằm im vì không có đơn hàng là tình huống phổ biến khi thị trường đi xuống, và cũng là tình huống hay bị hỏi nhất. Hai doanh nghiệp cùng để một dây chuyền đứng sáu tháng có thể bị xét khác nhau:
- Doanh nghiệp A có biên bản tạm dừng ghi rõ lý do, vẫn bảo dưỡng định kỳ, có kế hoạch chạy lại khi nhận đơn, và có bằng chứng tìm đơn hàng (báo giá, chào hàng). Dây chuyền được giữ ở trạng thái sẵn sàng.
- Doanh nghiệp B không có giấy tờ gì, máy bị tháo linh kiện dùng cho dây chuyền khác, không ai nhớ dừng từ ngày nào.
Với doanh nghiệp B, khấu hao dây chuyền trong thời gian dừng gần như chắc bị loại. Với doanh nghiệp A, vẫn cần đối chiếu văn bản hiện hành, nhưng ít ra có căn cứ để giải trình. Nếu doanh nghiệp tự thấy dây chuyền không có triển vọng chạy lại, nên chủ động loại khấu hao khỏi chi phí được trừ và tính đến thanh lý.
Hồ sơ khi tạm dừng một tài sản
- Biên bản tạm dừng: tài sản nào (mã tài sản), từ ngày nào, lý do, người lập, người duyệt.
- Kế hoạch: sửa chữa xong khi nào, di dời xong khi nào, mùa vụ tới bắt đầu khi nào.
- Chứng từ chi phí trong thời gian dừng: sửa chữa, bảo dưỡng, vận chuyển khi di dời.
- Biên bản đưa trở lại sử dụng: ngày chạy lại, tình trạng.
- Sổ tài sản cố định đánh dấu khoảng thời gian dừng, để cuối năm tách phần khấu hao được trừ và không được trừ.
Hồ sơ lập đúng lúc là thứ quyết định. Biên bản tạm dừng lập vào mùa quyết toán cho một dây chuyền đã đứng từ đầu năm gần như không có giá trị.
Với doanh nghiệp có nhiều tài sản, cách gọn nhất là thêm một cột “trạng thái” vào sổ tài sản cố định: đang dùng, tạm dừng có lý do, ngừng chờ thanh lý. Mỗi lần đổi trạng thái kèm số biên bản. Cuối năm, kế toán chỉ cần lọc theo cột này để tính phần khấu hao phải điều chỉnh, thay vì đi hỏi từng bộ phận xem máy nào đã chạy, máy nào không. Người phụ trách kỹ thuật nên là người đề xuất đổi trạng thái, kế toán chỉ ghi nhận theo biên bản.
Tài sản chờ thanh lý: dừng tính chi phí, xử lý dứt điểm
Tài sản hỏng không sửa được, lỗi thời, hoặc không còn nhu cầu nên được đưa vào quy trình thanh lý thay vì để trên sổ nhiều năm.
- Từ khi quyết định ngừng sử dụng, khấu hao của tài sản không còn là chi phí được trừ.
- Khi thanh lý: lập hội đồng hoặc biên bản đánh giá, quyết định thanh lý, hợp đồng bán, hoá đơn bán tài sản nếu có người mua.
- Giá trị còn lại của tài sản thanh lý và chi phí thanh lý được ghi vào chi phí khác; tiền thu thanh lý là thu nhập khác. Phần chênh đi vào thu nhập chịu thuế theo quy định.
- Tài sản huỷ bỏ, không bán được: biên bản huỷ, có người chứng kiến, ảnh chụp.
Để tài sản hỏng nằm trên sổ nhiều năm làm báo cáo tài chính phản ánh sai giá trị tài sản, và mỗi năm lại thêm một dòng khấu hao phải giải thích.
Xưởng tạm dừng toàn bộ: những chi phí khác
Khi cả nhà xưởng tạm dừng, không chỉ khấu hao cần xem lại:
- Tiền thuê đất, thuê xưởng vẫn phải trả theo hợp đồng: là chi phí duy trì hoạt động, xét theo điều kiện chung.
- Bảo vệ, điện nước tối thiểu, bảo hiểm tài sản: chi phí phát sinh thực tế để giữ tài sản, có hoá đơn, chứng từ.
- Lương người lao động nghỉ chờ việc: tiền lương ngừng việc theo pháp luật lao động, có quyết định và bảng thanh toán.
- Tạm ngừng kinh doanh với cơ quan đăng ký: nếu doanh nghiệp làm thủ tục tạm ngừng, nghĩa vụ kê khai trong thời gian tạm ngừng thay đổi; đọc kỹ trước khi làm, vì doanh nghiệp tạm ngừng quá lâu có thể bị yêu cầu giải trình.
Ví dụ giả định: xưởng chế biến nông sản theo mùa
Giả sử một xưởng sấy trái cây chỉ chạy lò sấy khoảng năm tháng mỗi năm, theo mùa thu hoạch. Bảy tháng còn lại lò nằm im, xưởng chỉ đóng gói hàng tồn.
- Lò sấy: tạm dừng vì mùa vụ. Hồ sơ gồm kế hoạch sản xuất theo mùa, sản lượng từng tháng của các năm trước, lịch bảo dưỡng giữa hai vụ. Nếu thời gian dừng nằm trong giới hạn của văn bản hiện hành, khấu hao cả năm có cơ sở được trừ.
- Dây chuyền đóng gói: chạy quanh năm, không phải xét.
- Một lò sấy cũ đã thay bằng lò mới, để góc xưởng “phòng khi cần”: không có kế hoạch dùng lại, không bảo dưỡng. Khấu hao của lò này nên loại khỏi chi phí được trừ, và nên đưa vào thanh lý.
Năm nào mất mùa, lò sấy chỉ chạy hai tháng, thời gian dừng dài hơn thường lệ. Ghi rõ nguyên nhân trong biên bản của năm đó (thiếu nguyên liệu do thời tiết, có số liệu thu mua), để khi bị hỏi không bị hiểu là tài sản đã thôi dùng.
Tự kiểm tra ở đâu
- Sổ tài sản cố định: lọc tài sản có khấu hao nhưng không phát sinh sản lượng, nhiên liệu, điện năng trong kỳ; đó là danh sách cần rà.
- Báo cáo sản xuất: giờ chạy máy từng dây chuyền theo tháng.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn sửa chữa, di dời, bảo dưỡng khớp với thời gian tạm dừng đã ghi.
- Tài khoản thuế điện tử: chỉ tiêu điều chỉnh tăng chi phí không được trừ trên tờ khai quyết toán năm trước, để cách làm nhất quán.
Các trường hợp khấu hao bị loại khác (vượt khung, tài sản không đứng tên doanh nghiệp) xem bài về khấu hao vượt mức.
Câu hỏi thường gặp
Tài sản tạm dừng thì có phải ngừng trích khấu hao trên sổ kế toán không?
Chế độ kế toán và thuế là hai chuyện. Trên sổ, doanh nghiệp trích theo chế độ khấu hao tài sản cố định; khi quyết toán thuế, phần khấu hao không đủ điều kiện được loại ra bằng chỉ tiêu điều chỉnh.
Máy dừng hai tháng để sửa thì có sao không?
Tạm dừng để sửa chữa thuộc nhóm được trừ khấu hao theo hướng dẫn lâu nay. Giữ biên bản hỏng, hợp đồng sửa và biên bản nghiệm thu để chứng minh thời gian dừng.
Tài sản đã khấu hao hết nhưng vẫn dùng thì sao?
Không còn khấu hao để trích, nên không có chi phí khấu hao. Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng tài sản đó vẫn được trừ theo điều kiện chung.
Bán tài sản cũ có phải lập hoá đơn không?
Có. Bán tài sản cố định là giao dịch bán hàng, phải lập hoá đơn và kê khai thuế giá trị gia tăng đầu ra theo thuế suất của tài sản đó.
Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh cả năm thì khấu hao xử lý thế nào?
Trong thời gian tạm ngừng không có hoạt động kinh doanh, khấu hao của tài sản thường không đáp ứng điều kiện phục vụ kinh doanh. Nghĩa vụ kê khai trong thời gian tạm ngừng có quy định riêng; hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi làm thủ tục.
Cho công ty khác thuê lại máy đang tạm dừng thì sao?
Khi cho thuê có thu tiền, máy phục vụ hoạt động tạo ra doanh thu của doanh nghiệp, khấu hao trong thời gian cho thuê được xét như chi phí của hoạt động cho thuê. Cần hợp đồng, hoá đơn tiền thuê và biên bản giao nhận máy.
Máy mua về chưa lắp đặt xong có trích khấu hao không?
Tài sản chưa sẵn sàng đưa vào sử dụng thì chưa bắt đầu khấu hao. Chi phí mua, vận chuyển, lắp đặt được tập hợp vào nguyên giá cho tới khi đưa vào sử dụng.
