Khấu hao chỉ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp trong phạm vi chế độ quản lý, trích khấu hao tài sản cố định hiện hành: tài sản dùng cho kinh doanh, đứng tên doanh nghiệp, có hoá đơn chứng từ, trích theo thời gian nằm trong khung quy định. Phần trích nhanh hơn khung, trích cho tài sản đã hết khấu hao hoặc đã ngừng dùng, là phần bị loại. Chi phí trả trước cũng vậy: phân bổ sai kỳ thì phần không thuộc kỳ đó bị loại khỏi năm đó.
Điểm khác với các khoản bị loại khác là ở đây doanh nghiệp không “mất” tiền mà đẩy chi phí sai năm. Bị loại năm nay, đến năm sau vẫn có thể được trừ nếu điều chỉnh đúng. Nhưng nếu không theo dõi riêng, số bị loại sẽ không bao giờ được trừ lại, và sai lệch nằm lì trên sổ nhiều năm.
Khấu hao được trừ khi nào
Một tài sản cố định được trích khấu hao vào chi phí được trừ khi cùng lúc:
- Dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, không phải cho sinh hoạt riêng của chủ hay người lao động (trừ một số tài sản phục vụ người lao động theo quy định như nhà ăn ca, nhà nghỉ giữa ca).
- Có hoá đơn, chứng từ hợp pháp chứng minh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (trừ tài sản thuê tài chính và một số trường hợp đặc thù).
- Được quản lý, theo dõi, hạch toán trong sổ kế toán theo chế độ hiện hành.
- Đạt tiêu chuẩn tài sản cố định theo chế độ quản lý tài sản cố định đang hiệu lực.
- Trích theo phương pháp đã đăng ký và trong khung thời gian quy định cho từng nhóm tài sản.
Các con số về tiêu chuẩn nguyên giá, khung thời gian từng nhóm, mức khống chế với xe ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống — tra tại văn bản hướng dẫn thuế thu nhập doanh nghiệp và chế độ quản lý tài sản cố định hiện hành.
Năm kiểu khấu hao vượt mức hay gặp
| Kiểu sai | Ví dụ giả định | Phần bị loại |
|---|---|---|
| Thời gian trích ngắn hơn khung tối thiểu | Máy móc thuộc nhóm có khung dài nhưng kế toán trích trong thời gian ngắn hơn | Phần chênh giữa số đã trích và số tối đa được trích theo khung |
| Tài sản đã khấu hao hết vẫn trích | Quên dừng trích sau khi giá trị còn lại về 0 | Toàn bộ số trích thêm |
| Tài sản ngừng dùng lâu vẫn trích | Dây chuyền tạm dừng vì không có đơn hàng trong thời gian dài | Số trích trong thời gian ngừng, trừ trường hợp văn bản cho phép tiếp tục trích |
| Tài sản không đứng tên doanh nghiệp | Xe mang tên giám đốc, công ty trích khấu hao | Toàn bộ khấu hao |
| Khấu hao nhanh không đủ điều kiện | Áp mức trích nhanh cho tài sản không thuộc diện được áp | Phần vượt mức khấu hao thông thường |
Kiểu thứ tư đáng chú ý nhất ở doanh nghiệp nhỏ: xe, máy móc mua bằng tiền công ty nhưng đăng ký tên chủ, hoặc tài sản của chủ mang vào dùng mà không làm thủ tục góp vốn hay hợp đồng thuê. Khấu hao của những tài sản này bị loại toàn bộ, và thuế đầu vào đã khấu trừ khi mua cũng bị xem lại.
Kiểu cuối cùng hay gặp ở doanh nghiệp muốn “đẩy chi phí” vào năm lãi cao. Luật cho khấu hao nhanh trong một số trường hợp có điều kiện; tự ý áp dụng khi không đủ điều kiện là bị loại phần vượt.
Chi phí trả trước và công cụ dụng cụ: phân bổ theo thời gian hưởng lợi
Chi phí trả trước là khoản đã chi một lần nhưng phục vụ nhiều kỳ. Nguyên tắc: phân bổ vào chi phí của những kỳ được hưởng lợi, không đưa hết vào kỳ trả tiền.
- Tiền thuê nhà, thuê kho trả trước nhiều năm: phân bổ theo số tháng, số năm thuê tương ứng.
- Công cụ, dụng cụ không đủ tiêu chuẩn tài sản cố định nhưng dùng nhiều năm: phân bổ dần theo thời gian sử dụng, trong giới hạn văn bản hướng dẫn cho phép.
- Phí bảo hiểm, phí bản quyền phần mềm trả cho nhiều năm: phân bổ theo thời hạn hợp đồng.
- Sửa chữa lớn tài sản cố định không làm tăng nguyên giá nhưng giá trị lớn: phân bổ vào các kỳ theo kế hoạch.
Ví dụ giả định: doanh nghiệp trả trước tiền thuê kho 3 năm vào tháng 1, đưa toàn bộ vào chi phí năm đầu. Khi quyết toán, chỉ phần tương ứng 12 tháng được trừ; phần của hai năm sau bị loại khỏi năm đầu và phải được trừ ở đúng hai năm sau.
Phân biệt sửa chữa thường xuyên và nâng cấp
Một khoản chi cho tài sản có thể là chi phí trong kỳ, chi phí trả trước, hoặc làm tăng nguyên giá. Xếp sai nhóm là sai kỳ:
- Sửa chữa thường xuyên để duy trì trạng thái hoạt động: thay dầu, thay linh kiện nhỏ. Ghi chi phí trong kỳ.
- Sửa chữa lớn, không kéo dài thời gian sử dụng hay tăng công suất: có thể phân bổ nhiều kỳ.
- Nâng cấp, cải tạo làm kéo dài thời gian sử dụng, tăng công suất: ghi tăng nguyên giá, khấu hao theo thời gian còn lại.
Cách phân biệt nên dựa vào hồ sơ kỹ thuật: biên bản đánh giá tình trạng trước khi sửa, nội dung công việc, kết quả sau khi sửa. Không có hồ sơ này, cơ quan thuế có thể xếp lại nhóm theo cách hiểu của mình.
Giữ sổ khấu hao theo thuế song song với sổ kế toán
Chế độ kế toán và quy định thuế không phải lúc nào cũng giống nhau. Doanh nghiệp có thể có lý do chính đáng để trích khấu hao trên sổ kế toán khác với mức được trừ khi tính thuế. Khi đó, cách an toàn là theo dõi hai cột:
- Cột khấu hao kế toán: số đã trích theo chính sách kế toán của doanh nghiệp.
- Cột khấu hao được trừ: số tối đa theo quy định thuế.
- Cột chênh lệch: phần bị loại năm nay, và phần được trừ bù ở các năm sau khi kế toán đã trích hết mà thuế vẫn còn.
Ví dụ giả định: một thiết bị nguyên giá 600 triệu đồng, doanh nghiệp trích kế toán trong 3 năm (200 triệu mỗi năm), trong khi khung tối thiểu cho nhóm tài sản đó dài hơn, giả sử được trích tối đa 150 triệu mỗi năm cho mục đích thuế. Mỗi năm trong 3 năm đầu có 50 triệu bị loại; năm thứ 4 kế toán không còn trích nhưng thuế vẫn cho trừ 150 triệu. Không theo dõi thì 150 triệu năm thứ 4 không ai nhớ mà đưa vào.
Không có bảng này, khoản bị loại năm nay sẽ bị quên ở các năm sau, và doanh nghiệp tự làm mình nộp thừa. Bảng chỉ cần làm một lần khi mua tài sản, cập nhật cuối năm.
Tự kiểm tra ở đâu trước quyết toán
Ba việc cần làm trong tháng cuối năm tài chính:
- Kiểm kê tài sản thực tế: tài sản nào còn dùng, tài sản nào đã hỏng, đã thanh lý, đã ngừng dùng mà sổ vẫn trích.
- Đối chiếu hồ sơ pháp lý: đăng ký xe, giấy tờ tài sản có đứng tên doanh nghiệp không; hoá đơn mua tài sản có trên cổng hoá đơn điện tử không.
- Soát danh sách chi phí trả trước: khoản nào đã hết thời gian phân bổ, khoản nào còn, số còn lại có khớp hợp đồng không.
Tờ khai quyết toán các năm trước trên tài khoản thuế điện tử cho biết doanh nghiệp đã từng tự loại khấu hao hay chưa; nếu cột chênh lệch có số mà tờ khai lại ghi 0 thì cần xem lại.
Câu hỏi thường gặp
Tài sản mua bằng tiền mặt có được khấu hao không?
Khấu hao gắn với hoá đơn mua tài sản, nên nếu hoá đơn từ ngưỡng quy định trở lên mà trả bằng tiền mặt thì phần chi phí khấu hao có rủi ro bị loại, và thuế giá trị gia tăng đầu vào không được khấu trừ. Tài sản giá trị lớn nên luôn thanh toán qua ngân hàng.
Tài sản đã khấu hao hết nhưng vẫn dùng thì có sao không?
Không sao, tài sản vẫn được dùng bình thường, chỉ là không trích khấu hao nữa. Chi phí sửa chữa thường xuyên cho tài sản đó vẫn được trừ nếu đủ điều kiện.
Tài sản góp vốn của thành viên có được khấu hao không?
Được, khi đã hoàn tất thủ tục chuyển quyền sở hữu sang doanh nghiệp và có biên bản định giá, biên bản giao nhận theo quy định. Nếu tài sản vẫn đứng tên cá nhân thì chưa phải tài sản của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp đang lỗ có nên trích khấu hao ít đi không?
Doanh nghiệp được chọn phương pháp và thời gian trích trong khung quy định, nhưng việc thay đổi phải có lý do và theo đúng thủ tục. Không nên thay đổi tuỳ ý theo từng năm lãi lỗ; việc này dễ bị xem là điều chỉnh chi phí để tính thuế.
Chi phí trả trước bị loại năm trước có được trừ lại năm sau không?
Nếu bị loại vì phân bổ sai kỳ, phần thuộc năm sau được trừ ở năm sau khi đủ điều kiện. Cần theo dõi rõ trên bảng chi tiết để không bị quên, và đối chiếu với biên bản kiểm tra nếu phần loại là do cơ quan thuế xác định.
Tài sản đã thanh lý mà sổ vẫn còn thì xử lý sao?
Cần ghi giảm tài sản theo biên bản thanh lý, hạch toán giá trị còn lại và thu nhập thanh lý đúng kỳ phát sinh. Số khấu hao đã trích sau thời điểm thanh lý không được trừ. Nếu phát hiện muộn, xem xét khai bổ sung cho năm có sai sót.
Phần mềm mua đứt có phải khấu hao không?
Phần mềm mua với giá trị lớn, dùng nhiều năm thường ghi nhận là tài sản cố định vô hình và khấu hao. Phần mềm thuê theo tháng, theo năm thì ghi chi phí hoặc chi phí trả trước theo thời hạn thuê. Tiêu chuẩn ghi nhận theo chế độ hiện hành.
