Chi đào tạo nhân viên — học phí trả cho cơ sở đào tạo, khoá học ngắn hạn, hội thảo chuyên môn, đào tạo nội bộ — là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu gắn với công việc và có hồ sơ: kế hoạch hoặc quyết định cử đi học, hợp đồng với đơn vị đào tạo, hoá đơn ghi tên doanh nghiệp, chứng từ thanh toán và kết quả học. Phía người lao động, theo hướng dẫn lâu nay, khoản đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề phù hợp kế hoạch của đơn vị không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.
Rủi ro nằm ở hai đầu: khoá học không liên quan gì tới công việc (bị xem là chi cho cá nhân), và chuyến đi mang tên “đào tạo” nhưng phần lớn là tham quan nghỉ dưỡng (bị xem là phúc lợi, tính vào trần). Hồ sơ tốt là hồ sơ trả lời được: học cái gì, để làm việc gì, ai học, học xong ra sao.
Bộ hồ sơ cho một khoản chi đào tạo
| Giấy tờ | Để chứng minh |
|---|---|
| Kế hoạch đào tạo năm hoặc quyết định cử người đi học | Khoản chi là chủ trương của doanh nghiệp, gắn với vị trí công việc |
| Hợp đồng, thư mời, chương trình học của đơn vị đào tạo | Nội dung học liên quan công việc |
| Hoá đơn ghi tên doanh nghiệp | Doanh nghiệp là bên mua dịch vụ |
| Chứng từ chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp | Doanh nghiệp là bên trả tiền |
| Danh sách học viên, điểm danh, chứng chỉ hoặc báo cáo sau khoá học | Khoá học thực sự diễn ra và đúng người |
Lỗi hay gặp nhất là hoá đơn, biên lai ghi tên nhân viên vì nhân viên tự đăng ký rồi xin công ty hoàn tiền. Khi đó khoản chi rất dễ bị xem là tiền công ty trả thay cho cá nhân. Nếu phải để nhân viên tự đăng ký, yêu cầu cơ sở đào tạo lập hoá đơn cho doanh nghiệp ngay từ đầu.
Dịch vụ dạy học, dạy nghề thuộc nhóm không chịu thuế giá trị gia tăng, nên nhiều hoá đơn học phí không có dòng thuế để khấu trừ. Điều đó không ảnh hưởng tới việc khoản chi được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Khoá học dài ngày, bằng cấp và cam kết làm việc
Doanh nghiệp tài trợ cho nhân viên học một chương trình dài (chứng chỉ nghề nghiệp quốc tế, thạc sĩ quản trị) thường kèm cam kết làm việc một thời gian sau khi học. Theo Bộ luật Lao động, hai bên ký hợp đồng đào tạo, trong đó có thời hạn cam kết và chi phí đào tạo người lao động phải hoàn trả nếu vi phạm.
- Chi phí học vẫn là chi phí của doanh nghiệp ở kỳ phát sinh, với đủ hồ sơ như trên.
- Nếu người lao động nghỉ trước hạn và hoàn trả chi phí đào tạo, khoản thu lại là thu nhập khác của doanh nghiệp ở kỳ nhận tiền. Không cần sửa lại chi phí của kỳ trước.
- Khoản hoàn trả nên chuyển khoản hoặc trừ vào khoản doanh nghiệp còn phải trả người lao động, có văn bản thoả thuận.
Chương trình học không liên quan công việc hiện tại hay kế hoạch của doanh nghiệp (ví dụ khoá nấu ăn cho kế toán) thì dù có hợp đồng đào tạo vẫn khó được xem là chi đào tạo; rủi ro là bị loại chi phí và bị cộng vào thu nhập chịu thuế của người học.
Học ở nước ngoài và khoá học trực tuyến của đơn vị nước ngoài
Cử nhân viên sang nước ngoài dự khoá học hoặc hội thảo chuyên môn: chi phí gồm học phí, vé máy bay, khách sạn, công tác phí.
- Học phí trả cho tổ chức nước ngoài có chứng từ là hoá đơn thương mại nước ngoài, hợp đồng hoặc thư xác nhận đăng ký, chứng từ chuyển tiền. Dịch vụ thực hiện và tiêu dùng hoàn toàn ở nước ngoài thường không thuộc diện thuế nhà thầu; cần xác định theo hợp đồng cụ thể.
- Vé máy bay, khách sạn và công tác phí theo quy chế công tác, quyết định cử đi.
Khoá học trực tuyến do đơn vị nước ngoài cung cấp cho người học ngồi tại Việt Nam thì khác: dịch vụ được tiêu dùng ở Việt Nam. Cần xem nhà cung cấp đã đăng ký thuế tại Việt Nam hay chưa để biết doanh nghiệp có phải nộp thay thuế nhà thầu không, như mọi dịch vụ số khác. Nguyên tắc đã có ở bài mua dịch vụ của công ty nước ngoài và thuế nhà thầu.
Đào tạo nội bộ và thù lao người dạy
Doanh nghiệp tự tổ chức lớp cho nhân viên mới, lớp kỹ năng bán hàng, lớp an toàn lao động. Chi phí gồm tài liệu, phòng học, thù lao người dạy.
- Người dạy là nhân viên của doanh nghiệp (có hợp đồng lao động): thù lao cộng vào thu nhập từ tiền lương, tiền công của người đó trong tháng và tính khấu trừ theo biểu luỹ tiến cùng lương.
- Người dạy thuê ngoài là cá nhân không ký hợp đồng lao động: khấu trừ 10% với khoản trả từ 2 triệu đồng mỗi lần, cấp chứng từ khấu trừ.
- Người dạy do một công ty cung cấp: lấy hoá đơn của công ty đó, doanh nghiệp không khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người dạy.
Lưu giáo án hoặc tài liệu, danh sách học viên ký tên, ảnh buổi học. Lớp đào tạo nội bộ không có dấu vết nào ngoài một phiếu chi thù lao là lớp khó chứng minh nhất.
Chuyến đi “đào tạo kết hợp nghỉ dưỡng”: tách hai phần
Nhiều công ty tổ chức chuyến đi vài ngày ở khu nghỉ dưỡng, có một buổi hội thảo chuyên môn và phần còn lại là vui chơi. Về thuế, nên tách:
- Phần hội thảo, đào tạo: thuê hội trường, người dạy, tài liệu — có chương trình, danh sách tham dự, hoá đơn riêng. Đây là chi đào tạo.
- Phần tham quan, nghỉ dưỡng, tiệc: là chi du lịch cho người lao động, thuộc nhóm phúc lợi trực tiếp, tính chung vào mức trần phúc lợi theo quy định.
Phòng khách sạn, vé máy bay dùng chung cho cả hai phần thì phân bổ theo số ngày hoặc theo cách hợp lý có ghi lại. Gọi cả chuyến là “đào tạo” khi chương trình chỉ có một buổi sáng hội thảo là cách dễ bị điều chỉnh nhất. Phía thu nhập cá nhân, phần du lịch cho người lao động cũng cần xem có tính vào thu nhập chịu thuế hay không theo văn bản hướng dẫn thuế thu nhập cá nhân hiện hành.
Kế hoạch đào tạo năm: một trang là đủ
Nhiều doanh nghiệp nhỏ bỏ qua kế hoạch đào tạo vì nghĩ đó là việc của công ty lớn. Thực ra một trang giấy duyệt đầu năm đã làm được việc quan trọng nhất: biến từng khoản học phí rời rạc thành một chủ trương có trước. Kế hoạch nên có:
- Nhóm vị trí cần đào tạo và lý do (nhân viên mới, thay đổi quy định, phần mềm mới, chứng chỉ bắt buộc của ngành).
- Hình thức: tự đào tạo, thuê ngoài, cử đi học.
- Dự kiến ngân sách theo quý.
- Người duyệt từng khoản phát sinh ngoài kế hoạch.
Khoản phát sinh giữa năm không có trong kế hoạch vẫn làm được, chỉ cần một quyết định cử đi học ghi rõ lý do. Điều cơ quan thuế tìm là mối liên hệ giữa khoá học và công việc, và kế hoạch là cách thể hiện mối liên hệ đó sớm nhất. Kế hoạch cũng là căn cứ để khoản đào tạo không bị cộng vào thu nhập chịu thuế của người học.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng hoá đơn điện tử: lọc hoá đơn đầu vào từ cơ sở đào tạo, trung tâm hội nghị; xem có hoá đơn nào mang tên nhân viên thay vì tên doanh nghiệp không.
- Tài khoản thuế điện tử: kiểm tra các kỳ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có khoản thù lao người dạy thuê ngoài chưa.
- Hồ sơ nhân sự: kế hoạch đào tạo năm, hợp đồng đào tạo có cam kết, danh sách người đã hoàn trả chi phí khi nghỉ việc.
- Sổ chi tiết chi phí: chi du lịch, nghỉ dưỡng đang nằm trong tài khoản đào tạo hay tài khoản phúc lợi.
Câu hỏi thường gặp
Công ty trả học phí đại học cho con của nhân viên có phải chi phí đào tạo không?
Không. Đây là hỗ trợ học tập cho thân nhân người lao động, thuộc nhóm phúc lợi trực tiếp và tính vào mức trần phúc lợi. Không nên ghi vào chi phí đào tạo.
Đào tạo cho người sắp được tuyển có được tính không?
Được xem xét nếu đào tạo nằm trong kế hoạch tuyển dụng của doanh nghiệp và có hồ sơ rõ ràng: thông báo tuyển dụng, danh sách học viên, chương trình. Khoản hỗ trợ tiền cho học viên trong thời gian học cần xem thêm về thuế thu nhập cá nhân.
Nhân viên nghỉ việc nhưng không chịu hoàn trả chi phí đào tạo thì sao?
Doanh nghiệp có quyền yêu cầu theo hợp đồng đào tạo và pháp luật lao động. Về thuế, khoản chưa thu được không làm thay đổi chi phí đã ghi; khi thu được thì ghi thu nhập khác.
Mua sách chuyên môn, tài khoản học trực tuyến cho nhân viên có phải đào tạo không?
Có thể xem là chi đào tạo, tài liệu phục vụ công việc nếu có đề xuất, danh sách người dùng và gắn với vị trí công việc. Tài khoản học đứng tên doanh nghiệp, cấp cho nhân viên dùng, dễ chứng minh hơn tài khoản cá nhân được hoàn tiền.
Chi đào tạo có bị khống chế theo tỷ lệ như phúc lợi không?
Chi đào tạo không nằm trong nhóm phúc lợi trực tiếp có trần. Nó được trừ theo điều kiện chung: có thật, phục vụ kinh doanh, có hoá đơn chứng từ. Chính vì vậy việc tách đúng phần đào tạo và phần du lịch trong một chuyến đi mới quan trọng.
Giám đốc tự đi học thạc sĩ quản trị, công ty trả tiền có được không?
Được xem xét như chi đào tạo nếu có quyết định cử đi học, chương trình phục vụ công việc quản lý và hoá đơn ghi tên doanh nghiệp. Với người giữ vị trí cao, hồ sơ nên đặc biệt rõ ràng vì dễ bị hỏi đây là lợi ích cá nhân.
