Xưởng may, xưởng cơ khí nhỏ trả lương khoán sản phẩm hay lương thời gian: hồ sơ nào để được trừ

Lương khoán sản phẩm và lương thời gian đều được tính vào chi phí được trừ khi có hợp đồng lao động, quy chế lương ghi rõ cách tính, số liệu làm căn cứ tính (sản lượng hoặc ngày công) và chứng từ chi trả. Khác nhau ở chỗ căn cứ tính: lương thời gian dựa vào bảng chấm công, lương sản phẩm dựa vào phiếu sản lượng và đơn giá, mà sản lượng đó phải khớp với số thành phẩm nhập kho.

Ở xưởng nhỏ, chỗ hay bị hỏi nhất là tổng lương sản phẩm của cả xưởng tính ra số sản phẩm nhiều hơn số đã nhập kho, hoặc đơn giá thay đổi mỗi tháng mà không có văn bản. Bài này so sánh hai cách trả bằng ví dụ số giả định, rồi nói về hồ sơ và những điểm cần kiểm.

Hai cách trả, hai căn cứ tính

Nhiều xưởng dùng cả hai: một phần lương cơ bản theo thời gian, cộng phần sản phẩm. Cách kết hợp này ổn nếu quy chế ghi rõ từng phần và bảng lương tách hai cột.

Chọn cách nào nên dựa vào tính chất công việc chứ không dựa vào chuyện “cách nào dễ trình bày với thuế hơn”. Công đoạn đo đếm được mà trả theo ngày thì khó khuyến khích năng suất; công việc không đo được mà trả theo sản phẩm thì phải bịa ra sản lượng. Cả hai đều làm hồ sơ lương yếu đi. Người làm kho, bảo trì máy, lái xe giao hàng của xưởng gần như luôn hợp với lương thời gian, còn thợ đứng máy may, máy tiện, máy dập hợp với lương sản phẩm hoặc kết hợp.

Lương sản phẩm: đơn giá phải có trước khi làm

Bảng đơn giá lương là văn bản quan trọng nhất của lương sản phẩm. Nên có:

• Danh mục công đoạn hoặc sản phẩm, đơn vị tính, đơn giá.
• Tiêu chuẩn chất lượng để được tính (hàng lỗi phải sửa không tính, hoặc tính giảm).
• Ngày áp dụng, người ký duyệt.
• Mỗi khi nhận mã hàng mới có công đoạn khác, bổ sung đơn giá bằng văn bản trước khi công nhân làm.

Đơn giá lập sau khi đã biết tổng quỹ lương muốn trả, rồi chia ngược cho sản lượng, là dấu hiệu dễ nhận ra khi kiểm tra: đơn giá lẻ bất thường, thay đổi từng tháng mà không có lý do.

Với xưởng nhận gia công, đơn giá lương nên có quan hệ hợp lý với giá gia công ký với khách. Không có tỷ lệ bắt buộc, nhưng nếu tiền lương một công đoạn chiếm gần hết giá gia công của cả sản phẩm thì phải giải thích được. Lưu kèm bảng tính giá thành khi nhận đơn hàng: bảng này cho thấy đơn giá lương được xác định từ đâu.

Phiếu sản lượng phải khớp với kho

Mỗi công nhân hoặc tổ có phiếu báo sản lượng hằng ngày, tổ trưởng xác nhận, bộ phận kiểm hàng ký. Cuối tháng:

1. Cộng sản lượng từng công đoạn theo phiếu.
2. So với số thành phẩm nhập kho và bán thành phẩm dở dang cuối tháng.
3. Giải thích chênh lệch: hàng lỗi phải làm lại, hàng làm mẫu, hàng chuyển sang tháng sau.

Nếu tổng lương sản phẩm tính cho 12.000 sản phẩm hoàn chỉnh mà kho chỉ nhập 10.000, phần chênh cần lý do có giấy tờ. Không có thì phần lương tương ứng dễ bị xem là không có căn cứ.

Ở xưởng cơ khí, đơn vị sản lượng thường là chi tiết hoặc lô gia công. Chi tiết hỏng phải làm lại được tính lương một lần hay hai lần là câu hỏi quy chế phải trả lời trước. Chi tiết đã hỏng và phải huỷ thì cần biên bản huỷ, vì nó liên quan cả tới chi phí nguyên vật liệu chứ không chỉ tiền lương.

Ví dụ giả định: một tổ may, hai cách trả

Giả sử một tổ may 10 người trong tháng làm 26 ngày, nhập kho 9.000 áo, đơn hàng gia công có giá gia công 45.000 đồng/áo.

Lương sản phẩm gắn chi phí với doanh thu gia công nên tỷ lệ tiền lương trên doanh thu ổn định; lương thời gian làm tỷ lệ này dao động mạnh khi đơn hàng thay đổi. Dù chọn cách nào, tiền lương trả cho người lao động không được thấp hơn mức lương tối thiểu theo quy định cho thời gian làm việc bình thường, kể cả khi trả theo sản phẩm.

Làm thêm giờ để kịp đơn hàng

Xưởng nhỏ thường tăng ca khi dồn đơn. Với lương thời gian, giờ làm thêm tính theo bảng chấm công giờ làm thêm và cách tính của Bộ luật Lao động. Với lương sản phẩm, sản phẩm làm trong giờ làm thêm được trả đơn giá cao hơn theo quy chế. Hồ sơ cần có:

• Văn bản thông báo tăng ca, có sự đồng ý của người lao động.
• Bảng chấm công giờ làm thêm, hoặc phiếu sản lượng tách phần làm trong giờ làm thêm.
• Bảng lương tách cột tiền làm thêm giờ.
• Với lương sản phẩm, ca làm thêm có tổ trưởng xác nhận riêng để không lẫn với sản lượng trong giờ.

Phần tiền làm thêm giờ trả cao hơn so với làm trong giờ bình thường được miễn thuế thu nhập cá nhân theo quy định lâu nay, nên tách riêng để khấu trừ thuế đúng. Tổng giờ làm thêm có giới hạn theo luật lao động; bảng chấm công ghi vượt giới hạn là tín hiệu sai sót hoặc vi phạm.

Những lỗi hay gặp ở xưởng nhỏ

• Đơn giá chỉ nói miệng, không có bảng đơn giá ký duyệt.
• Tổ trưởng nhận lương cả tổ rồi tự chia, bảng lương chỉ có tên tổ trưởng.
• Phiếu sản lượng viết lại cuối tháng cho khớp bảng lương.
• Công nhân không có hợp đồng vì làm theo mùa đơn hàng.
• Không đóng bảo hiểm cho người thuộc diện bắt buộc, dẫn tới rủi ro riêng về bảo hiểm và làm hồ sơ lương kém tin cậy.

Khi bị kiểm tra, người kiểm tra thường chọn vài tháng có quỹ lương cao bất thường rồi đi ngược từ bảng lương về phiếu sản lượng, về phiếu nhập kho, về hoá đơn giao hàng cho khách. Chỉ cần một mắt xích đứt, cả tháng đó bị đặt câu hỏi. Vì vậy việc quan trọng nhất không phải lập thêm giấy tờ mà là giữ đúng bốn loại giấy tờ trên, cùng một mã hàng, cùng một kỳ, lưu cạnh nhau.

Tự kiểm tra ở đâu

Hằng tháng, so tổng sản lượng tính lương với phiếu nhập kho thành phẩm và hoá đơn gia công đầu ra trên cổng hoá đơn điện tử: sản lượng làm ra, nhập kho và giao khách phải kể được cùng một câu chuyện. Đối chiếu bảng lương với sao kê chuyển lương và tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trên tài khoản thuế điện tử. Mức lương tối thiểu vùng, giới hạn giờ làm thêm nên tra văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm trả lương. Nếu có điểm chưa rõ về cách ghi chi phí lương sản phẩm, mang bảng đơn giá và bảng lương mẫu tới hỏi cơ quan thuế quản lý.