Tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp khi thực tế đã chi trả, được ghi trong hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng của doanh nghiệp, và có đủ hồ sơ: bảng lương, bảng chấm công, chứng từ chi trả. Khoản trích vào chi phí mà không chi, khoản thưởng không có căn cứ trong quy chế, hoặc lương trả cho người không có quan hệ lao động thật là những khoản hay bị loại.
Với doanh nghiệp dịch vụ, lương có thể chiếm phần lớn tổng chi phí. Vì vậy nó cũng là khoản được đối chiếu nhiều nhất: cơ quan thuế so chi phí lương trên quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp với tổng thu nhập trên quyết toán thuế thu nhập cá nhân và với quỹ lương đóng bảo hiểm xã hội. Ba con số lệch nhau mà không giải thích được là lý do đủ để bị hỏi.
Căn cứ để tiền lương được trừ
Một khoản tiền lương đứng vững khi có đủ ba lớp căn cứ:
- Căn cứ quan hệ: hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ với từng người, còn hiệu lực tại thời điểm trả.
- Căn cứ mức chi: mức lương, phụ cấp, điều kiện thưởng được ghi ở một trong các văn bản — hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể, quy chế tài chính, quy chế thưởng, quyết định của người có thẩm quyền theo quy chế.
- Căn cứ thực chi: bảng lương có xác nhận, chứng từ chuyển khoản hoặc ký nhận.
Thiếu lớp thứ hai là lỗi phổ biến nhất ở doanh nghiệp nhỏ: hợp đồng ghi lương cơ bản, còn phụ cấp và thưởng trả theo “miệng” của giám đốc. Khi bị kiểm tra, phần phụ cấp, thưởng không có văn bản nào quy định rất dễ bị loại.
Bộ hồ sơ tiền lương cần có
| Tài liệu | Mục đích | Cập nhật |
|---|---|---|
| Hợp đồng lao động, phụ lục điều chỉnh lương | Chứng minh quan hệ lao động và mức lương | Khi tuyển, khi thay đổi |
| Quy chế lương, thưởng, phụ cấp | Căn cứ cho các khoản ngoài lương cơ bản | Khi thay đổi chính sách |
| Bảng chấm công | Chứng minh ngày công thực tế | Hằng tháng |
| Bảng lương có chữ ký hoặc xác nhận | Chi tiết từng khoản, khấu trừ bảo hiểm, thuế | Hằng tháng |
| Chứng từ chi trả | Chứng minh tiền đã tới người lao động | Hằng tháng |
| Hồ sơ nhân sự cơ bản | Giấy tờ tuỳ thân, số định danh cá nhân | Khi tuyển |
Từ 1/7/2025, số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân. Bảng lương nên có cột số định danh để khớp với dữ liệu khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và quyết toán cuối năm.
Lương đã trích mà chưa chi
Nguyên tắc lâu nay: tiền lương đã hạch toán vào chi phí nhưng thực tế không chi, hoặc chưa chi tới thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm, thì không được trừ ở năm đó. Hạn nộp hồ sơ quyết toán của tổ chức là ngày cuối cùng tháng thứ 3 sau năm tài chính theo Luật Quản lý thuế.
Ví dụ giả định: doanh nghiệp năm tài chính theo năm dương lịch, trích thưởng cuối năm vào chi phí tháng 12, nhưng tới cuối tháng 4 năm sau mới chi. Khi đó khoản thưởng này không được trừ ở năm trích, mà xem xét trừ vào năm thực chi.
Có quy định riêng cho quỹ dự phòng tiền lương với mức trích tối đa theo văn bản hướng dẫn; doanh nghiệp muốn trích quỹ này cần đọc kỹ điều kiện, không nên trích theo cảm tính.
Tiền thưởng: trong quy chế và ngoài quy chế
Thưởng là chỗ hay bị loại vì thường quyết định nhanh, giấy tờ đi sau. Để khoản thưởng được trừ:
- Quy chế thưởng ghi rõ loại thưởng, điều kiện, cách tính hoặc mức tối đa: thưởng doanh số, thưởng hoàn thành dự án, thưởng cuối năm, thưởng sáng kiến.
- Mỗi lần thưởng có quyết định hoặc danh sách được duyệt, dẫn chiếu tới điều khoản của quy chế.
- Chi trả trong thời hạn nêu trên, có chứng từ.
“Thưởng nóng” cho một hợp đồng lớn không có trong quy chế thường bị loại. Cách làm đúng là bổ sung quy chế cho loại thưởng đó trước khi chi, không bổ sung sau khi đã chi.
Những khoản tiền lương hay bị loại
- Tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ: theo quy định lâu nay không được trừ; kiểm tra lại cách áp dụng theo nghị định hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15.
- Thù lao của thành viên hội đồng thành viên, hội đồng quản trị không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.
- Lương cho người không làm việc thật: người thân đứng tên trong bảng lương, người đã nghỉ việc vẫn còn trong danh sách.
- Lương vượt mức ghi trong hợp đồng mà không có phụ lục hay quy chế giải thích phần chênh.
- Tiền lương không có chứng từ chi trả, chỉ có bảng lương do kế toán lập.
Không phải khoản nào trong danh sách trên cũng chắc chắn bị loại trong mọi tình huống, nhưng đây là những khoản đoàn kiểm tra thường xem đầu tiên.
Người làm thời vụ, cộng tác viên, hợp đồng ngắn
Không phải ai nhận tiền công của doanh nghiệp cũng có hợp đồng lao động. Với người làm thời vụ, cộng tác viên, chuyên gia thuê theo việc, chi phí vẫn được trừ khi có:
- Hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng lao động ngắn hạn nêu công việc, thời gian, cách tính tiền công.
- Xác nhận kết quả: biên bản nghiệm thu, bảng chấm công, sản phẩm bàn giao.
- Chứng từ chi trả tới đúng người thực hiện.
- Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân 10% với khoản trả từ 2 triệu đồng mỗi lần cho người không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng, trừ khi người đó có cam kết thu nhập thấp theo mẫu tại thông tư hiện hành.
Hay gặp trường hợp doanh nghiệp thuê cả nhóm thời vụ qua một người “trưởng nhóm” và chỉ trả tiền cho người đó. Khi đó bảng kê chi tiết từng người, số ngày, số tiền và chữ ký nhận của từng người là phần hồ sơ quyết định khoản chi có đứng được hay không.
Đối chiếu ba con số: chi phí lương, thu nhập cá nhân, quỹ bảo hiểm
Trước mỗi kỳ quyết toán, đặt ba con số cạnh nhau:
- Tổng chi phí tiền lương, tiền công trên quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Tổng thu nhập chịu thuế đã trả trên quyết toán thuế thu nhập cá nhân của tổ chức.
- Tổng quỹ lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.
Chúng không cần bằng nhau: có khoản thu nhập không đóng bảo hiểm, có người làm thời vụ chỉ bị khấu trừ thuế, có khoản phụ cấp được miễn thuế thu nhập cá nhân. Nhưng doanh nghiệp phải giải thích được từng khoản chênh. Lập một bảng đối chiếu ngắn, ghi lý do chênh, lưu cùng hồ sơ quyết toán.
Về hình thức trả, điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gắn với hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ, nên trả lương tiền mặt không tự động làm mất chi phí. Tuy vậy trả qua tài khoản của chính người lao động là bằng chứng rõ nhất cho “thực chi” và cho việc người đó có thật.
Tự kiểm tra ở đâu
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: xem tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân các kỳ và tờ quyết toán năm đã nộp, so với sổ lương.
- Cổng dịch vụ của cơ quan bảo hiểm xã hội: danh sách lao động và quỹ lương đóng bảo hiểm.
- Ứng dụng thuế trên điện thoại của người lao động: họ có thể tự xem thu nhập doanh nghiệp đã kê khai cho mình, và đây thường là nơi phát hiện sai lệch đầu tiên.
Nếu người lao động phản ánh thu nhập bị kê sai, xử lý ngay bằng khai bổ sung thay vì để tới quyết toán.
Câu hỏi thường gặp
Trả lương bằng tiền mặt có bị loại chi phí không?
Không tự động bị loại, vì điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt gắn với hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ. Nhưng cần bảng lương có chữ ký nhận tiền của từng người. Trả qua ngân hàng giúp chứng minh dễ hơn nhiều khi bị kiểm tra.
Người lao động thử việc có được tính chi phí lương không?
Có, nếu có hợp đồng thử việc hoặc thoả thuận thử việc bằng văn bản, có bảng chấm công và chứng từ chi trả. Thu nhập thử việc cũng thuộc diện xem xét khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định.
Giám đốc công ty TNHH hai thành viên nhận lương có được trừ không?
Giám đốc là người trực tiếp điều hành và có hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm kèm mức lương theo quy chế thì tiền lương thường được trừ. Trường hợp chủ công ty một thành viên do một cá nhân làm chủ thì xử lý khác, cần đối chiếu văn bản hiện hành.
Lương tháng 12 trả vào tháng 1 năm sau có được trừ năm cũ không?
Được, nếu chi trả trước thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm và có đủ hồ sơ. Lương tháng 12 trả vào đầu tháng 1 là tình huống bình thường.
Không có quy chế lương thưởng bằng văn bản thì sao?
Lương cơ bản ghi trong hợp đồng vẫn có căn cứ, nhưng các khoản thưởng, phụ cấp không có văn bản quy định rất dễ bị loại. Nên lập quy chế ngắn gọn và cập nhật khi thay đổi chính sách.
Nhân viên nghỉ việc giữa năm có ảnh hưởng gì tới hồ sơ lương không?
Cần có quyết định chấm dứt hợp đồng và bảng thanh toán cuối cùng. Sau ngày nghỉ, người đó không còn trong bảng lương. Người đã nghỉ vẫn nằm trong danh sách nhận lương là một trong những điểm đoàn kiểm tra hay đối chiếu với dữ liệu bảo hiểm.
Thuê cộng tác viên có tính vào chi phí tiền công được không?
Được, với hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận công việc, chứng từ chi trả và chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nếu thuộc diện khấu trừ 10% với khoản trả từ 2 triệu đồng mỗi lần.
