Khó được trừ nếu để nguyên cách làm đó. Khoản chuyển cho người làm tự do thực chất gồm hai phần tiền khác nhau: phí dịch vụ trả cho cá nhân, và tiền quảng cáo cá nhân đó nạp hộ vào nền tảng. Phí dịch vụ có thể được trừ khi có hợp đồng, nghiệm thu và doanh nghiệp đã khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Còn tiền quảng cáo nạp vào tài khoản đứng tên cá nhân thì hoá đơn hoặc biên lai của nền tảng đứng tên người đó, không phải doanh nghiệp — phần này gần như không có chứng từ hợp lệ.
Cách xử lý triệt để là để tài khoản quảng cáo đứng tên doanh nghiệp, thanh toán bằng phương tiện của doanh nghiệp, rồi cấp quyền cho người làm tự do vận hành. Bài này giải thích vì sao, và những việc cần làm khi đã lỡ chạy theo kiểu cũ.
Tách hai phần tiền
| Phần tiền | Bản chất | Chứng từ cần có | Thuế liên quan |
|---|---|---|---|
| Phí dịch vụ | Thù lao cho công lập kế hoạch, thiết kế, vận hành quảng cáo | Hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu, chứng từ chi | Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi trả |
| Tiền quảng cáo | Tiền trả cho nền tảng để hiển thị quảng cáo | Hoá đơn hoặc biên lai của nền tảng ghi tên doanh nghiệp | Nghĩa vụ liên quan tới nhà cung cấp nước ngoài nếu nền tảng ở nước ngoài |
Nhiều doanh nghiệp chuyển cho người làm tự do một khoản gộp mỗi tháng, ghi “chi phí quảng cáo”. Khi bị hỏi, không ai tách được bao nhiêu là thù lao, bao nhiêu là tiền nạp, và cả khoản bị xem là chi cho cá nhân không có hoá đơn.
Vì sao tài khoản quảng cáo đứng tên cá nhân là vấn đề
- Chứng từ đứng tên cá nhân: biên lai, hoá đơn của nền tảng ghi tên và thông tin thanh toán của người làm tự do.
- Thanh toán từ thẻ của cá nhân: dòng tiền đi từ thẻ của họ sang nền tảng, không từ tài khoản doanh nghiệp.
- Không chứng minh được quảng cáo nào của ai: một tài khoản có thể chạy cho nhiều khách hàng cùng lúc.
- Nghĩa vụ với nhà cung cấp nước ngoài (khi nền tảng ở nước ngoài) không gắn được với doanh nghiệp, vì doanh nghiệp không phải bên mua trên hệ thống của nền tảng.
- Rủi ro kinh doanh: người làm tự do nghỉ, tài khoản, dữ liệu khách hàng, lịch sử quảng cáo đi theo họ.
Rủi ro cuối cùng thường khiến chủ doanh nghiệp đổi cách làm nhanh hơn cả chuyện thuế.
Cách tổ chức đúng: tài khoản doanh nghiệp, người làm tự do vận hành
- Tạo tài khoản quảng cáo đứng tên doanh nghiệp, khai đầy đủ tên, mã số thuế, địa chỉ để nhận hoá đơn, biên lai đúng tên.
- Thanh toán bằng thẻ hoặc tài khoản của doanh nghiệp.
- Cấp quyền quản trị hoặc quyền quảng cáo cho người làm tự do; thu hồi khi kết thúc hợp đồng.
- Ký hợp đồng dịch vụ với người làm tự do chỉ cho phần thù lao, ghi rõ phạm vi công việc, mức phí, cách nghiệm thu.
- Nghiệm thu hằng tháng bằng báo cáo kết quả chiến dịch.
Với tiền quảng cáo trả cho nền tảng nước ngoài, xem nghĩa vụ thuế nhà thầu hoặc việc nền tảng đã đăng ký thuế tại Việt Nam trong bài về mua quảng cáo, phần mềm từ công ty nước ngoài.
Phí dịch vụ trả cho cá nhân: khấu trừ thuế
Người làm tự do không ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp. Theo quy định, tổ chức trả thu nhập khấu trừ 10% với khoản trả từ 2 triệu đồng mỗi lần cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng; người có thu nhập thấp được làm cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành để không bị khấu trừ.
- Khấu trừ trên phần thù lao, không khấu trừ trên tiền quảng cáo nạp hộ nếu hai phần đã được tách rõ trong hợp đồng và chứng từ.
- Kê khai vào tờ khai khấu trừ của kỳ trả tiền, cấp chứng từ khấu trừ cho người nhận.
- Nếu người làm tự do có đăng ký kinh doanh và lập được hoá đơn, doanh nghiệp nhận hoá đơn dịch vụ thay cho việc khấu trừ theo cá nhân.
Chi tiết cách xác định “mỗi lần trả” và bản cam kết xem thêm các bài trong danh mục khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tại nguồn.
Đã lỡ chạy qua tài khoản cá nhân: làm gì
- Gom chứng từ: hợp đồng hoặc tin nhắn thoả thuận, lịch sử chuyển tiền, báo cáo chiến dịch có tên trang, sản phẩm của doanh nghiệp.
- Tách lại hai phần cho các tháng đã qua, có xác nhận của người làm tự do.
- Khai bổ sung phần khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trên thù lao nếu trước đây chưa khấu trừ.
- Thận trọng với phần tiền nạp hộ: không có chứng từ đứng tên doanh nghiệp thì khả năng được trừ thấp. Doanh nghiệp tự cân nhắc loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán, hơn là để bị loại và tính thêm tiền chậm nộp.
- Chuyển sang tài khoản doanh nghiệp từ tháng kế tiếp.
Thuê đơn vị quảng cáo trong nước thay cho cá nhân
Một lựa chọn khác là thuê công ty hoặc hộ kinh doanh dịch vụ quảng cáo trong nước, có đăng ký kinh doanh và lập hoá đơn cho cả phí dịch vụ lẫn tiền quảng cáo theo hợp đồng trọn gói. Khi đó:
- Doanh nghiệp nhận hoá đơn trong nước, thanh toán qua ngân hàng, không phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Nghĩa vụ với nền tảng nước ngoài thuộc về đơn vị quảng cáo, vì họ là bên mua trên nền tảng.
- Cần hợp đồng ghi rõ quảng cáo chạy cho sản phẩm, trang nào của doanh nghiệp và báo cáo kết quả hằng tháng.
Chi phí thường cao hơn thuê cá nhân, đổi lại chứng từ gọn và rủi ro thấp. Doanh nghiệp tự cân nhắc theo quy mô ngân sách quảng cáo.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang quản lý thanh toán của nền tảng quảng cáo: tên, thông tin thuế của bên mua trên biên lai, hoá đơn.
- Sao kê tài khoản, thẻ doanh nghiệp: tiền quảng cáo có đi thẳng từ doanh nghiệp tới nền tảng không.
- Tài khoản thuế điện tử: tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân các kỳ trả thù lao cho người làm tự do.
- Cổng hoá đơn điện tử: nếu thuê đơn vị trong nước, hoá đơn dịch vụ quảng cáo đã đủ theo từng tháng.
Câu hỏi thường gặp
Chuyển tiền cho người làm tự do nạp quảng cáo hộ có được tính chi phí không?
Phần tiền nạp vào tài khoản quảng cáo đứng tên cá nhân gần như không có chứng từ đứng tên doanh nghiệp nên khả năng được trừ thấp. Phần thù lao dịch vụ thì có thể được trừ khi có hợp đồng, nghiệm thu và đã khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Người làm tự do không đồng ý bị khấu trừ 10% thì sao?
Khấu trừ là nghĩa vụ của tổ chức trả thu nhập khi khoản trả từ 2 triệu đồng mỗi lần, trừ khi người nhận có cam kết thu nhập thấp đủ điều kiện. Có thể thoả thuận mức thù lao trước thuế cho phù hợp, nhưng không bỏ qua việc khấu trừ.
Tài khoản quảng cáo đứng tên doanh nghiệp nhưng thanh toán bằng thẻ của người làm tự do thì sao?
Biên lai đúng tên doanh nghiệp nhưng dòng tiền đi từ thẻ cá nhân, gặp đúng vấn đề của thanh toán bằng thẻ cá nhân. Nên gắn thẻ doanh nghiệp vào tài khoản quảng cáo.
Người làm tự do có đăng ký hộ kinh doanh thì làm thế nào?
Hộ kinh doanh lập hoá đơn cho phí dịch vụ; doanh nghiệp không khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo cách trả cho cá nhân. Tiền quảng cáo vẫn nên nạp thẳng từ tài khoản quảng cáo của doanh nghiệp.
Thuê người nổi tiếng quảng bá sản phẩm có giống chạy quảng cáo không?
Khác. Đó là thù lao cho người có ảnh hưởng, có hợp đồng và cách khấu trừ riêng; phần tiền quảng cáo trả cho nền tảng để đẩy bài của họ vẫn nên đi từ tài khoản doanh nghiệp.
Ngân sách quảng cáo nhỏ, vài triệu một tháng có cần làm kỹ vậy không?
Số nhỏ thì rủi ro thuế nhỏ, nhưng việc tạo tài khoản quảng cáo đứng tên doanh nghiệp chỉ làm một lần và giữ được tài khoản, dữ liệu khi đổi người vận hành. Làm từ đầu rẻ hơn chuyển đổi sau.
