Món tặng kèm và phiếu giảm giá phát cho khách mua hàng là khuyến mại: giảm giá thì hoá đơn ghi giá sau giảm hoặc dòng giảm giá, tặng món thì thể hiện món tặng trên hoá đơn theo cách hướng dẫn cho hàng khuyến mại. Món mời khách nếm thử để giới thiệu sản phẩm mới là chi phí bán hàng, tiếp thị. Còn bữa chủ quán mời đối tác, nhà cung cấp là chi tiếp khách, cần hồ sơ tiếp khách. Cả bốn đều có thể là chi phí được trừ, nhưng mỗi loại đi một đường chứng từ.
Lỗi phổ biến nhất là không ghi gì: món tặng ra khỏi bếp không vào hoá đơn, phiếu giảm giá không ai đếm, bữa mời đối tác không có biên bản. Cuối năm, toàn bộ phần đó nằm lẫn trong nguyên liệu, làm lệch định lượng và có thể bị loại. Bài này so sánh hai cách ưu đãi phổ biến bằng ví dụ số giả định.
Bốn loại “cho khách” ở nhà hàng
| Việc | Nhóm | Chứng từ chính |
|---|---|---|
| Tặng món khi khách gọi đủ mức | Khuyến mại tặng kèm | Hoá đơn thể hiện món tặng, nội dung chương trình |
| Phiếu giảm giá, giảm theo giờ vàng | Khuyến mại giảm giá | Hoá đơn ghi giá sau giảm hoặc dòng giảm giá |
| Nếm thử món mới tại quầy, tại sự kiện | Tiếp thị, hàng mẫu | Phiếu xuất, biên bản hoặc kế hoạch chương trình dùng thử |
| Chủ quán mời đối tác, nhà cung cấp | Tiếp khách | Phiếu xuất hoặc hoá đơn nội bộ theo hướng dẫn, danh sách khách, mục đích |
Nhóm cuối cùng hay bị nhầm với khuyến mại vì cũng là “món không thu tiền”. Khác biệt: khuyến mại gắn với việc bán hàng cho khách; tiếp khách là chi phí để duy trì quan hệ kinh doanh, không có doanh thu đi kèm.
Tặng món: thể hiện trên hoá đơn
Chương trình kiểu “gọi từ 500 nghìn đồng tặng một phần chè” là tặng hàng kèm theo khi mua. Nguyên tắc chung:
- Có nội dung chương trình bằng văn bản: thời gian, điều kiện, món tặng, giá trị. Một số hình thức khuyến mại phải thông báo với cơ quan quản lý thương mại theo quy định; kiểm tra quy định khuyến mại hiện hành trước khi chạy.
- Món tặng được ghi trên hoá đơn bán hàng, cùng tên món, số lượng, ghi rõ là hàng khuyến mại. Cách xác định giá tính thuế GTGT của hàng khuyến mại theo quy định hiện hành (lâu nay hàng khuyến mại đúng quy định thương mại có giá tính thuế bằng không); đối chiếu văn bản đang áp dụng.
- Giá vốn món tặng là chi phí khuyến mại, được trừ khi có đủ hồ sơ trên.
Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền ở nhà hàng hiện nay cho phép thêm dòng món tặng giá bằng không. Cài sẵn mã món tặng trong phần mềm bán hàng để thu ngân không phải gõ tay.
Một chi tiết hay bị bỏ qua: món tặng vẫn phải đi qua định lượng như món bán. Cuối tháng, số phần tráng miệng xuất từ bếp phải bằng số phần bán cộng số phần tặng trên hoá đơn. Nếu phần mềm bán hàng không trừ kho cho món tặng, kế toán sẽ thấy nguyên liệu hụt mà không biết vì sao. Kiểm tra cài đặt này ngay khi mở chương trình, đừng đợi tới kỳ kiểm kê.
Phiếu giảm giá: ghi giá sau giảm
Phiếu giảm 10%, giảm 50 nghìn đồng, giảm giờ vàng đều là giảm giá bán. Hoá đơn ghi giá đã giảm hoặc ghi giá gốc kèm dòng giảm giá; thuế GTGT đầu ra tính trên giá sau giảm. Không có khoản “chi phí khuyến mại” riêng, vì phần giảm đã làm doanh thu nhỏ đi.
Điểm cần kiểm: phiếu giảm giá phát hành bao nhiêu, đã dùng bao nhiêu, còn hạn bao nhiêu. Phiếu bán cho khách (phiếu mua trước) khác với phiếu tặng: tiền thu khi bán phiếu là khoản khách trả trước, ghi doanh thu khi khách dùng phiếu. Đừng gộp hai loại này.
Với phiếu giảm giá phát qua ứng dụng giao đồ ăn, phần giảm có thể do nhà hàng chịu, do nền tảng chịu, hoặc chia đôi. Đọc kỹ báo cáo đối soát: phần nhà hàng chịu là giảm giá bán của nhà hàng; phần nền tảng chịu không làm giảm doanh thu của nhà hàng, vì nền tảng vẫn trả đủ giá cho món đó. Ghi nhầm hai phần này là lý do phổ biến khiến doanh thu trên sổ lệch với tiền nền tảng chuyển về.
Ví dụ giả định: tặng món hay giảm giá
Giả sử nhà hàng muốn khuyến khích bàn gọi từ 500 nghìn đồng. Phương án A: tặng một phần tráng miệng giá bán 60 nghìn đồng, giá vốn 20 nghìn đồng. Phương án B: giảm 10% hoá đơn. Giả sử thuế suất GTGT đầu ra 10% và hàng khuyến mại đúng quy định có giá tính thuế bằng không; kiểm tra thuế suất và chính sách giảm thuế đang áp dụng cho kỳ của mình.
| Khoản (một bàn 500 nghìn) | A: tặng món | B: giảm 10% |
|---|---|---|
| Doanh thu chưa thuế | 500 nghìn | 450 nghìn |
| Thuế GTGT đầu ra | 50 nghìn | 45 nghìn |
| Chi phí thêm | 20 nghìn giá vốn món tặng | 0 |
| Lợi nhuận trước thuế thay đổi so với không ưu đãi | Giảm 20 nghìn | Giảm 50 nghìn |
| Hồ sơ cần thêm | Nội dung chương trình, dòng món tặng trên hoá đơn | Nội dung chương trình, giá sau giảm trên hoá đơn |
Với giả định này, tặng món tốn ít hơn cho nhà hàng, vì giá vốn thấp hơn giá bán. Nhưng nếu món tặng không được ghi trên hoá đơn, 20 nghìn đồng giá vốn đó nằm lẫn trong nguyên liệu không có giải thích, cuối năm có thể bị loại; và nếu hàng tặng bị xác định không đúng quy định khuyến mại thì còn phải tính thuế đầu ra cho món tặng. Lợi thế của phương án A chỉ giữ được khi có chứng từ.
Mời khách nếm thử món mới
Khi ra món mới, nhà hàng thường làm vài chục phần nhỏ mời khách nếm. Đây là chi phí tiếp thị, không gắn với một hoá đơn bán cụ thể. Hồ sơ nên có:
- Kế hoạch chương trình dùng thử: món, số phần, thời gian.
- Phiếu xuất nguyên liệu hoặc phiếu xuất thành phẩm cho chương trình.
- Ảnh chụp hoặc ghi chép buổi dùng thử (không cần chữ ký từng khách).
Nếu chương trình làm tại hội chợ, sự kiện bên ngoài, lưu thêm hợp đồng thuê gian hàng, hoá đơn chi phí liên quan. Số phần dùng thử nên hợp lý với quy mô chương trình; vài trăm phần cho một buổi nếm thử ở quán nhỏ là con số khó giải thích nếu không có ảnh, danh sách sự kiện đi kèm.
Bữa chủ quán mời đối tác
Chủ quán mời nhà cung cấp, đối tác tổ chức sự kiện ăn tại chính nhà hàng là tiếp khách. Món ăn xuất từ bếp nhà mình, không có hoá đơn mua ngoài. Hồ sơ gọn: phiếu xuất hoặc chứng từ tiêu dùng nội bộ theo hướng dẫn hoá đơn hiện hành, ghi tên khách, đơn vị, mục đích (bàn hợp đồng cung cấp, chuẩn bị sự kiện), người duyệt. Khoản chi phải đáp ứng điều kiện chi phí được trừ theo Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 và văn bản hướng dẫn: có thật, phục vụ kinh doanh, có chứng từ. Bữa ăn riêng của gia đình chủ, bạn bè không liên quan công việc thì không phải tiếp khách, dù ghi tên gì trên phiếu.
Tự kiểm tra ở đâu
Cuối tháng, xuất báo cáo từ phần mềm bán hàng: số hoá đơn có dòng món tặng, tổng giá trị giảm giá, số phiếu giảm giá đã dùng. Đối chiếu với hoá đơn đầu ra trên cổng hoá đơn điện tử để chắc hoá đơn đã thể hiện đúng. Phiếu xuất cho dùng thử và tiếp khách đối chiếu với sổ kho. Số thuế đầu ra đã kê khai xem trên tài khoản thuế điện tử. Chương trình khuyến mại nào cần thông báo, và cách tính thuế cho hàng khuyến mại, nên tra quy định hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi chạy chương trình lớn.
Câu hỏi thường gặp
Tặng nước uống miễn phí cho mọi khách có phải lập hoá đơn không?
Nếu là chính sách phục vụ chung (trà đá, nước lọc) thì thường coi là chi phí phục vụ, không lập hoá đơn riêng cho từng ly. Nếu tặng đồ uống có giá bán theo chương trình thì xử lý như món tặng khuyến mại.
Khách không lấy hoá đơn thì món tặng ghi vào đâu?
Nhà hàng dùng hoá đơn từ máy tính tiền vẫn phải lập hoá đơn cho mỗi lần bán, kể cả khách không lấy. Món tặng ghi trên chính hoá đơn đó.
Giảm giá cho khách quen không có chương trình có được không?
Được, đó là giảm giá bán. Hoá đơn ghi giá sau giảm. Nên có quy định nội bộ về quyền giảm giá của quản lý để tránh giảm giá tuỳ tiện và thất thoát.
Tặng món sinh nhật cho khách thì thuộc nhóm nào?
Nếu tặng khi khách đang dùng bữa tại nhà hàng theo chính sách công bố, xử lý như món tặng khuyến mại, ghi trên hoá đơn bàn đó.
Món bị khách chê, đổi món mới không tính tiền thì sao?
Đó không phải khuyến mại mà là chi phí chất lượng. Ghi phiếu đổi món, cuối tháng tổng hợp để giải thích phần nguyên liệu tiêu hao ngoài định lượng.
Chương trình mua một tặng một có phải thông báo không?
Tuỳ hình thức và giá trị khuyến mại theo quy định thương mại hiện hành. Chương trình ngắn, giá trị nhỏ tại chỗ thường đơn giản hơn, nhưng vẫn nên có văn bản nội bộ để làm căn cứ ghi sổ.
Phiếu quà tặng bán cho doanh nghiệp làm quà Tết thì ghi doanh thu lúc nào?
Tiền thu khi bán phiếu là khoản nhận trước. Doanh thu và hoá đơn thường ghi nhận khi người cầm phiếu dùng dịch vụ; cách lập hoá đơn cụ thể theo quy định hiện hành về hoá đơn, chứng từ.
