Chi mua quà Tết biếu khách hàng, đối tác được tính vào chi phí được trừ khi gắn với hoạt động kinh doanh và có đủ bộ hồ sơ: danh sách người nhận được duyệt, hoá đơn ghi tên doanh nghiệp, thanh toán qua ngân hàng với hoá đơn từ 5 triệu đồng, và bằng chứng quà đã tới tay người nhận. Khoản chi quà tặng đã nhiều năm không còn bị khống chế theo tỷ lệ trên tổng chi phí; vẫn nên đối chiếu văn bản hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 khi quyết toán.
Chỗ hay bị bỏ qua là phía thuế giá trị gia tăng: hàng mua về để biếu tặng, theo hướng dẫn lâu nay, doanh nghiệp được khấu trừ thuế đầu vào nhưng phải lập hoá đơn khi đem biếu, tặng. Bài này đi theo thứ tự công việc của một mùa quà Tết để không sót bước nào.
Lập danh sách người nhận trước khi đặt hàng
Danh sách là chứng từ quan trọng nhất và cũng là thứ hay thiếu nhất. Nên có:
| Cột | Ghi gì |
|---|---|
| Tên tổ chức, cá nhân nhận | Khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, đại lý |
| Quan hệ kinh doanh | Số hợp đồng, doanh số năm, vai trò (khách mua, nhà cung cấp chính) |
| Loại quà, giá trị | Theo từng mức quà |
| Người phụ trách giao | Nhân viên kinh doanh phụ trách khách đó |
| Ngày giao, xác nhận | Chữ ký nhận, ảnh giao hàng hoặc xác nhận của đơn vị vận chuyển |
Danh sách được giám đốc hoặc người có thẩm quyền duyệt trước khi đặt hàng. Danh sách lập sau khi đã phát quà, chỉ để “khớp” với tổng tiền hoá đơn, rất dễ bị nhìn ra vì không có ai ghi ngày giao.
Quà cho cán bộ, công chức không nên nằm trong danh sách này. Ngoài chuyện chi phí, việc tặng và nhận quà của người có chức vụ bị ràng buộc bởi quy định về phòng, chống tham nhũng.
Đặt hàng và lấy hoá đơn
- Hoá đơn ghi tên, mã số thuế doanh nghiệp, không ghi “khách lẻ”. Mua ở cửa hàng bán lẻ thì cung cấp thông tin doanh nghiệp ngay khi thanh toán.
- Tên hàng trên hoá đơn đủ rõ: “giỏ quà Tết gồm…”, “hộp bánh…”, không chỉ “hàng hoá”.
- Một đơn hàng lớn, một hoá đơn theo đúng lần giao; không yêu cầu người bán tách nhỏ hoá đơn để né ngưỡng thanh toán qua ngân hàng. Tách như vậy dễ bị nhìn ra khi cùng người bán, cùng ngày.
- Giỏ quà có rượu, bia: hàng vẫn được mua bình thường; chỉ cần chú ý người bán có đủ điều kiện kinh doanh mặt hàng này và hoá đơn ghi đúng.
Thanh toán hoá đơn từ 5 triệu đồng qua tài khoản doanh nghiệp. Mùa Tết, nhân viên hay ứng tiền túi mua gấp; xem lại rủi ro này ở bài về thanh toán bằng thẻ cá nhân.
Thuế giá trị gia tăng: khấu trừ đầu vào, lập hoá đơn khi biếu
Theo hướng dẫn lâu nay về hàng hoá dùng để cho, biếu, tặng:
- Đầu vào: thuế giá trị gia tăng trên hoá đơn mua quà được khấu trừ nếu đủ điều kiện chung.
- Đầu ra: khi đem biếu tặng, doanh nghiệp lập hoá đơn, giá tính thuế là giá của hàng hoá cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm biếu tặng. Với quà mua ngoài, giá này thường bằng giá mua, nên thuế đầu ra xấp xỉ thuế đầu vào.
- Người nhận không phải trả tiền; hoá đơn có thể lập theo từng người nhận hoặc theo cách lập hoá đơn cho hàng biếu tặng số lượng lớn theo quy định hoá đơn hiện hành.
Có doanh nghiệp chọn không khấu trừ đầu vào và không lập hoá đơn đầu ra, cho rằng “bù trừ nhau”. Cách làm đó không đúng thủ tục; đọc kỹ hướng dẫn tại bài về hàng khuyến mại, hàng biếu tặng. Từ 1/7/2026, quy định về hoá đơn đọc theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Quà là hàng của chính doanh nghiệp
Doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo, trà, cà phê hay đồ gốm thường lấy hàng của mình làm quà. Khi đó:
- Không có hoá đơn mua vào; chi phí là giá vốn của hàng đem biếu, xuất kho theo phiếu xuất ghi rõ mục đích.
- Vẫn phải lập hoá đơn khi biếu tặng theo giá hàng cùng loại, tính thuế giá trị gia tăng đầu ra.
- Danh sách người nhận và bằng chứng giao vẫn cần như quà mua ngoài.
Nếu quà được thiết kế như hàng khuyến mại theo pháp luật thương mại (gắn với việc mua hàng, có đăng ký hoặc thông báo khuyến mại), cách xử lý thuế khác với hàng biếu tặng. Đừng gọi một đợt biếu Tết là “khuyến mại” nếu nó không đi qua thủ tục khuyến mại.
Phiếu quà tặng, thẻ mua hàng
Nhiều doanh nghiệp chuyển sang tặng phiếu mua hàng, thẻ quà tặng cho gọn. Hai điểm cần hỏi bên bán trước khi mua:
- Hoá đơn lập lúc nào: khi bán phiếu hay khi người nhận dùng phiếu đổi hàng. Cách lập hoá đơn cho phiếu, thẻ trả trước phụ thuộc quy định hoá đơn hiện hành và cách bên bán tổ chức; không có hoá đơn thì khoản chi thiếu chứng từ.
- Danh sách mã phiếu giao cho ai: ghi mã phiếu vào cột người nhận trong danh sách. Phiếu không có người nhận cụ thể dễ bị hiểu là dùng cho mục đích khác.
Thuế thu nhập cá nhân của người nhận
Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân, thu nhập từ nhận quà tặng chịu thuế chỉ gồm một số loại tài sản như bất động sản, chứng khoán, phần vốn, và tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng. Giỏ quà, hộp bánh, rượu, phiếu mua hàng thông thường tặng cho cá nhân khách hàng không thuộc các loại này.
Quà Tết cho nhân viên của chính doanh nghiệp là chuyện khác: đó là phúc lợi hoặc thu nhập của người lao động, có trần và hồ sơ riêng, không đưa chung vào danh sách quà khách hàng.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn mua quà đầu vào đã đủ và đúng tên; hoá đơn biếu tặng đầu ra đã lập.
- Sao kê tài khoản doanh nghiệp: các khoản trả người bán quà khớp với hoá đơn.
- Danh sách người nhận có đủ chữ ký, ngày giao, đối chiếu với tổng số lượng quà trên hoá đơn và phiếu xuất kho.
- Tài khoản thuế điện tử: tờ khai thuế giá trị gia tăng của kỳ tháng Chạp và tháng Giêng có cả đầu vào lẫn đầu ra của hàng biếu tặng.
Câu hỏi thường gặp
Chi quà Tết cho khách hàng có bị khống chế tỷ lệ không?
Khoản chi quà tặng, tiếp khách đã nhiều năm không còn bị khống chế theo tỷ lệ trên tổng chi phí. Khi quyết toán theo Luật 67/2025/QH15, vẫn nên đối chiếu văn bản hướng dẫn để chắc không có thay đổi.
Mua quà ở siêu thị có cần lấy hoá đơn ghi tên công ty không?
Cần. Hoá đơn ghi “khách lẻ” khó chứng minh là chi phí của doanh nghiệp. Cung cấp tên, mã số thuế doanh nghiệp ngay khi thanh toán để siêu thị lập hoá đơn đúng.
Có phải lập hoá đơn cho từng giỏ quà biếu không?
Theo hướng dẫn lâu nay, hàng biếu tặng phải lập hoá đơn. Cách lập cho số lượng lớn người nhận theo quy định hoá đơn hiện hành; hỏi cơ quan thuế nếu danh sách dài.
Quà cho khách hàng nước ngoài gửi qua bưu điện thì sao?
Hồ sơ tương tự, thêm chứng từ gửi hàng. Nếu gửi hàng ra nước ngoài, thủ tục hải quan và hàng cấm, hạn chế ở nước nhận cũng cần xem.
Tặng quà cho cán bộ cơ quan nhà nước có được tính chi phí không?
Không nên đưa vào kế hoạch quà Tết. Việc tặng, nhận quà của người có chức vụ bị ràng buộc bởi quy định về phòng, chống tham nhũng; rủi ro vượt xa câu chuyện chi phí.
Không có chữ ký người nhận thì dùng gì thay?
Xác nhận giao hàng của đơn vị vận chuyển, ảnh giao nhận có thời gian, hoặc tin nhắn cảm ơn của người nhận lưu lại. Mỗi bằng chứng gắn vào đúng dòng trong danh sách.
