Lãi vay bị loại khi quyết toán: vốn điều lệ chưa góp đủ, vay cá nhân, lãi suất vượt trần

Lãi vay trả cho ngân hàng, có hợp đồng và chứng từ trả lãi, tưởng là khoản chắc chắn được trừ. Thực tế có bốn trường hợp hay khiến một phần lãi vay bị loại: vốn điều lệ chưa góp đủ theo tiến độ, vay của cá nhân hoặc tổ chức không phải tín dụng với lãi suất vượt trần, vay bên liên kết vượt mức khống chế, và lãi vay của tài sản đang đầu tư phải vốn hoá chứ không ghi chi phí.

Cả bốn đều dựa trên số liệu doanh nghiệp tự có, nên hoàn toàn có thể tự tính trước khi quyết toán. Bài này giải thích từng trường hợp theo nguyên tắc được hướng dẫn lâu nay; con số cụ thể (bội số lãi suất trần, tỷ lệ khống chế) tra ở văn bản hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 và quy định về giao dịch liên kết đang hiệu lực.

Trường hợp một: vốn điều lệ chưa góp đủ

Nguyên tắc lâu nay: chi phí lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ không được trừ, kể cả khi doanh nghiệp đã đi vào sản xuất kinh doanh. Lý do dễ hiểu: chủ sở hữu chưa bỏ đủ tiền, doanh nghiệp phải đi vay bù, thì phần lãi đó không nên làm giảm thuế.

Cách tính thường dùng: lấy phần vốn còn thiếu, so với tổng dư nợ vay trong kỳ, rồi loại phần lãi tương ứng.

Ví dụ giả định: vốn điều lệ 5 tỷ đồng, hạn góp đủ đã qua nhưng thực góp 3 tỷ đồng, thiếu 2 tỷ. Doanh nghiệp vay ngân hàng 4 tỷ đồng suốt năm, lãi 320 triệu đồng. Phần lãi tương ứng với 2 tỷ vốn thiếu là 320 × 2/4 = 160 triệu đồng, bị loại khỏi chi phí được trừ.

• Nếu dư nợ vay nhỏ hơn phần vốn thiếu, toàn bộ lãi vay trong kỳ bị loại.
• Nếu vốn được góp dần trong năm, tính theo từng khoảng thời gian thiếu.

Cách xử lý triệt để là góp đủ vốn, hoặc làm thủ tục giảm vốn điều lệ về số thực góp. Để kéo dài vừa mất chi phí lãi vay, vừa phát sinh rủi ro khác về pháp lý.

Trường hợp hai: vay cá nhân, vay tổ chức không phải tín dụng

Doanh nghiệp nhỏ hay vay tiền của giám đốc, người nhà, bạn bè, hoặc của công ty khác. Theo hướng dẫn lâu nay, phần lãi vay trả cho đối tượng không phải tổ chức tín dụng, tổ chức kinh tế vượt mức trần tính theo lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm vay thì phần vượt không được trừ. Tra bội số áp dụng hiện hành trước khi thoả thuận lãi suất.

Ngoài phần vượt trần, khoản vay cá nhân hay bị loại vì hồ sơ:

• Không có hợp đồng vay, hoặc hợp đồng lập sau khi đã nhận tiền.
• Tiền vay nhận bằng tiền mặt, trả lãi bằng tiền mặt, không có dấu vết ngân hàng.
• Không khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trên tiền lãi trả cho người cho vay. Lãi cho vay là thu nhập từ đầu tư vốn, doanh nghiệp trả lãi có trách nhiệm khấu trừ theo thuế suất toàn phần; xem cách tính tại phần thuế suất toàn phần trên Thuế Suất.
• Lãi trích trước mà nhiều năm không trả: sổ ghi chi phí đều đặn nhưng người cho vay chưa nhận đồng nào.

Trường hợp ba: vay bên liên kết

Khi người cho vay là công ty mẹ, công ty cùng chủ, hay cá nhân có quan hệ kiểm soát, khoản vay là giao dịch liên kết. Ngoài hai trường hợp trên, tổng chi phí lãi vay của doanh nghiệp có giao dịch liên kết còn bị khống chế theo tỷ lệ trên một chỉ tiêu lợi nhuận; phần vượt không được trừ trong năm và có thể được chuyển sang các năm sau theo điều kiện quy định.

Quy định về quản lý thuế giao dịch liên kết đã được thay mới bằng Nghị định 255/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 1/7/2026. Tỷ lệ khống chế, chỉ tiêu dùng để tính và các trường hợp loại trừ đọc trực tiếp trong văn bản này; không dùng con số của nghị định cũ cho kỳ tính thuế mới mà chưa đối chiếu.

Việc nên làm sớm: liệt kê mọi khoản vay, xác định bên nào là bên liên kết. Nhiều doanh nghiệp không biết mình có giao dịch liên kết cho tới khi quyết toán, vì khoản vay từ giám đốc hoặc từ công ty của người nhà giám đốc cũng có thể thuộc diện này.

Trường hợp bốn: lãi vay của tài sản đang đầu tư

Lãi của khoản vay dùng để xây nhà xưởng, mua dây chuyền chưa đưa vào sử dụng thuộc về chi phí đầu tư, được tính vào nguyên giá tài sản theo chuẩn mực kế toán về chi phí đi vay, rồi đi vào chi phí dần qua khấu hao. Ghi thẳng vào chi phí tài chính trong kỳ là ghi sai bản chất và có thể bị điều chỉnh.

• Từ khi tài sản hoàn thành, đưa vào sử dụng, lãi vay phát sinh sau đó mới là chi phí trong kỳ.
• Khoản vay dùng chung cho cả đầu tư và vốn lưu động thì phân bổ theo mục đích sử dụng thực tế, có bảng tính.
• Giai đoạn đầu tư kéo dài qua năm tài chính cần theo dõi riêng số lãi đã vốn hoá.

Vay tiền của người nhà, bạn bè: làm hồ sơ ngay từ đầu

Khoản vay cá nhân là khoản doanh nghiệp nhỏ dùng nhiều nhất và cũng là khoản hồ sơ yếu nhất. Làm đủ năm việc sau ngay khi nhận tiền thì phần lãi hợp lệ gần như không bị bàn cãi:

1. Hợp đồng vay ký trước hoặc cùng ngày nhận tiền: số tiền, lãi suất, kỳ trả lãi, thời hạn, mục đích vay.
2. Nhận tiền qua tài khoản của doanh nghiệp, nội dung chuyển khoản ghi rõ theo hợp đồng vay số nào.
3. Trả lãi đúng kỳ qua ngân hàng, đúng số tiền tính theo hợp đồng, không làm tròn tuỳ ý.
4. Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trên tiền lãi khi trả, kê khai vào tờ khai khấu trừ của kỳ đó và cấp chứng từ khấu trừ cho người cho vay.
5. Xác nhận số dư nợ cuối năm với người cho vay bằng văn bản có chữ ký.

Nếu người cho vay chính là giám đốc hay chủ sở hữu, quan hệ này còn có thể là giao dịch liên kết như trường hợp ba. Lãi suất nên đặt ở mức mà doanh nghiệp giải thích được là ngang với thị trường, không phải mức cao để chuyển lợi nhuận ra ngoài.

Bảng tự rà lãi vay trước quyết toán

Một khoản vay có thể rơi vào nhiều trường hợp cùng lúc. Tính lần lượt và không loại trùng một phần lãi hai lần.

Tự kiểm tra ở đâu

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và điều lệ: vốn điều lệ, thời hạn góp; đối chiếu với sao kê tài khoản nhận vốn góp.
• Sao kê ngân hàng: dòng tiền nhận vay và trả lãi của từng khoản vay.
• Tài khoản thuế điện tử: tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã kê phần lãi trả cho cá nhân chưa; phụ lục giao dịch liên kết đã nộp năm trước.
• Trang thông tin của Ngân hàng Nhà nước: mức lãi suất cơ bản tại thời điểm ký từng hợp đồng vay.
• Cơ quan thuế quản lý: khi không chắc một bên có phải bên liên kết không, hỏi bằng văn bản.