Chủ nhà hàng lấy thực phẩm, đồ uống của quán dùng cho gia đình: tách ngay hay để lẫn, phần nào bị loại

Thực phẩm, đồ uống của nhà hàng mà chủ mang về nhà dùng không phải chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh, nên không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, và phần thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng cũng không được khấu trừ. Nếu để lẫn vào nguyên liệu, số đó thường bị lộ ra khi đối chiếu định lượng món ăn với doanh thu, và lúc đó phần bị loại thường rộng hơn phần thật sự đã lấy.

Có hai cách làm sạch: tách ngay mỗi lần lấy bằng phiếu xuất và ghi vào công nợ của chủ (hoặc chủ mua lại có hoá đơn), hoặc để lẫn rồi cuối năm tự loại một khoản ước tính. Bài này dùng ví dụ số giả định để so sánh hai cách, và giải thích vì sao cách thứ hai hay thua khi bị kiểm tra.

Vì sao chuyện nhỏ này lại thành chuyện lớn ở nhà hàng

Ở một công ty thương mại, hàng lấy về nhà dễ thấy vì tồn kho hụt đúng mã hàng. Ở nhà hàng thì khác: nguyên liệu nhập hằng ngày, chế biến thành món, và phần hao hụt vốn đã khó đo. Chính vì thế người kiểm tra thường dựa vào một phép so đơn giản: tổng nguyên liệu nhập trong năm chia cho doanh thu, so với định lượng món ăn doanh nghiệp tự xây dựng.

Nếu tỷ lệ nguyên liệu trên doanh thu cao bất thường so với định lượng, phần chênh bị xem là không giải thích được. Lúc đó cơ quan kiểm tra không phân biệt con gà nào chủ mang về, con gà nào bị hỏng. Phần chênh có thể bị loại cả khối, kèm phần thuế đầu vào tương ứng.

Cách thứ nhất: tách ngay mỗi lần lấy

Cách này tốn thêm vài phút mỗi lần nhưng làm sổ sạch từ gốc:

1. Mỗi lần chủ lấy hàng, thủ kho hoặc quản lý ca lập phiếu xuất kho ghi rõ mặt hàng, số lượng, người nhận, lý do “dùng cá nhân”.
2. Kế toán ghi số hàng đó theo giá vốn vào khoản phải thu của chủ (hoặc của thành viên góp vốn), không ghi vào chi phí nguyên liệu.
3. Cuối tháng, chủ chuyển khoản trả lại công ty theo tổng phiếu xuất, hoặc công ty lập hoá đơn bán số hàng đó cho chủ nếu làm theo hình thức bán.

Thuế đầu vào của phần hàng này: nếu công ty bán lại cho chủ và lập hoá đơn đầu ra, đầu vào vẫn được khấu trừ bình thường vì hàng đã dùng cho hoạt động chịu thuế là bán hàng. Nếu chỉ ghi công nợ theo giá vốn mà không bán, nên loại phần thuế đầu vào tương ứng khỏi số khấu trừ. Cách chọn cụ thể nên hỏi người làm kế toán dựa trên loại hình công ty.

Cách thứ hai: để lẫn, cuối năm tự loại một khoản ước tính

Nhiều chủ quán chọn cách này vì ngại ghi chép hằng ngày. Cuối năm, kế toán ước tính “chắc khoảng 30 triệu” và tự loại khỏi chi phí được trừ trên tờ khai quyết toán.

Cách này tốt hơn là không làm gì, nhưng có ba điểm yếu:

• Không có căn cứ cho con số ước tính. Khi bị hỏi vì sao là 30 triệu mà không phải 80 triệu, doanh nghiệp không có phiếu xuất nào để chứng minh.
• Thuế đầu vào vẫn nằm nguyên. Đã khấu trừ theo từng kỳ, cuối năm phải điều chỉnh giảm thêm một lần nữa, dễ quên.
• Định lượng vẫn lệch. Tự loại chi phí không làm tỷ lệ nguyên liệu trên doanh thu trong sổ sách đẹp hơn; người kiểm tra vẫn nhìn thấy chênh lệch trên sổ chi tiết.

Ví dụ giả định: cùng một năm, hai cách xử lý

Giả sử một nhà hàng doanh thu năm 4 tỷ đồng chưa thuế, định lượng món ăn cho thấy nguyên liệu hợp lý khoảng 36% doanh thu, tức 1,44 tỷ đồng. Sổ sách ghi nguyên liệu nhập 1,56 tỷ đồng. Trong số chênh 120 triệu, thực tế có khoảng 40 triệu là hàng chủ lấy về nhà, phần còn lại là hao hụt, hỏng, món đổi cho khách.

Nhà hàng trong ví dụ có doanh thu năm 4 tỷ đồng, thuộc nhóm trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng áp thuế suất 17% theo Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 nếu đáp ứng điều kiện của nhóm này. Phần chi phí bị loại thêm 80 triệu đồng tương ứng khoảng 13,6 triệu đồng thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp thêm, chưa kể tiền chậm nộp và phần thuế đầu vào bị điều chỉnh. Tất cả chỉ vì 40 triệu đồng hàng lấy về nhà không có một tờ phiếu nào.

Những thứ khác của quán cũng hay bị dùng chung

• Gas, điện, nước khi nhà ở và quán chung một đồng hồ. Tách đồng hồ, hoặc có cách phân bổ ghi thành văn bản.
• Xe máy, ô tô của quán dùng đi việc nhà. Chi phí xăng xe cần nhật ký, không thì bị hỏi.
• Đồ uống đãi bạn bè của chủ tại quán. Nếu là tiếp khách phục vụ kinh doanh, lập hồ sơ tiếp khách; nếu là tiệc riêng, ghi như hàng chủ lấy.
• Bữa ăn của gia đình chủ tại quán. Không phải bữa ăn ca của nhân viên, không ghi vào chi phí ăn ca.

Nguyên tắc chung: cái gì phục vụ gia đình chủ thì đi ra khỏi chi phí của công ty bằng chứng từ, không để lẫn rồi hy vọng không ai hỏi. Để lẫn cũng không phải là cách “tiết kiệm thuế”; đó là khai sai chi phí.

Sổ ghi hàng lấy dùng đặt ngay ở bếp

Không cần phần mềm riêng. Một cuốn sổ hoặc một bảng tính chung trên điện thoại của quản lý ca là đủ, miễn mỗi dòng có:

Cột “mục đích” là cột quan trọng nhất: nó tách bốn loại xuất kho vốn hay bị gộp làm một. Cuối tháng, kế toán cộng theo từng mục đích và ghi vào đúng chỗ: công nợ của chủ, chi phí tiếp khách, giảm giá cho khách, hay tổn thất có biên bản. Sau vài tháng, chính cuốn sổ này cho chủ quán biết hao hụt thật nằm ở đâu, việc vốn rất khó nhìn ra khi mọi thứ để lẫn.

Nếu nhà hàng là hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu không có khái niệm chi phí được trừ, nên phần này ít ảnh hưởng tới số thuế. Tuy vậy, khi hộ chuyển sang tự khai hoặc chuyển lên doanh nghiệp, thói quen lấy hàng không ghi chép sẽ theo sang. Nghị quyết 198/2025/QH15 đã chấm dứt phương pháp khoán với hộ kinh doanh chậm nhất trong năm 2026, nên đây là lúc tốt để tập thói quen tách từ đầu.

Tự kiểm tra ở đâu

Mỗi quý, đặt ba con số cạnh nhau: tổng nguyên liệu nhập theo hoá đơn đầu vào tải từ cổng hoá đơn điện tử và bảng kê mua hàng, doanh thu theo hoá đơn đầu ra từ máy tính tiền, và tỷ lệ nguyên liệu theo định lượng món. Chênh bao nhiêu thì phải giải thích được bằng phiếu xuất, biên bản huỷ hàng, phiếu đổi món. Số thuế đầu vào đã khấu trừ xem lại trên tài khoản thuế điện tử. Chỗ nào chưa chắc cách ghi, hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi quyết toán.