Khoản khoán xăng xe, điện thoại trả hằng tháng cho nhân viên được tính vào chi phí khi có căn cứ bằng văn bản — hợp đồng lao động, quy chế tài chính, quy chế lương thưởng hoặc thoả ước lao động — và chi đúng mức, đúng người, có chứng từ chi. Khoản khoán không cần hoá đơn xăng dầu hay hoá đơn cước điện thoại, vì doanh nghiệp trả tiền cho người lao động chứ không mua hàng của ai.
Nhiều doanh nghiệp bị loại khoản này không phải vì mức khoán cao, mà vì không có văn bản nào ghi, hoặc ghi một kiểu trong hợp đồng và trả một kiểu khác trên bảng lương. Bài này đi từ lựa chọn khoán hay thanh toán theo thực tế, tới cách viết điều khoản và những lỗi hay gặp. Phần thuế thu nhập cá nhân của người nhận có quy định riêng, được nhắc ngắn ở cuối.
Khoán hay thanh toán theo hoá đơn thực tế
| Tiêu chí | Khoán hằng tháng | Thanh toán theo hoá đơn |
|---|---|---|
| Chứng từ | Quy chế, bảng lương hoặc bảng thanh toán, chứng từ chi | Hoá đơn ghi tên doanh nghiệp, lịch công tác, đề nghị thanh toán |
| Công sức kế toán | Ít; tính cùng lương | Nhiều; mỗi tháng hàng chục hoá đơn nhỏ |
| Kiểm soát chi phí | Cố định, dễ dự trù | Theo thực tế, dễ phình nếu không duyệt kỹ |
| Hợp với | Nhân viên kinh doanh, giao nhận đi lại đều đặn | Người đi không thường xuyên, chuyến đi xa, chi phí biến động |
| Rủi ro hay gặp | Không có quy chế; khoán cho người không đi lại | Hoá đơn xăng xe riêng ghi tên công ty; hoá đơn không khớp lịch công tác |
Không cần chọn một cho tất cả. Nhiều doanh nghiệp khoán điện thoại cho mọi người, khoán xăng xe cho nhân viên thị trường, và thanh toán theo hoá đơn cho chuyến công tác xa. Điều quan trọng là quy chế ghi rõ ai theo cách nào, và không trả hai lần cho cùng một khoản.
Viết điều khoản khoán thế nào
Điều khoản khoán trong quy chế nên trả lời đủ năm câu hỏi:
- Ai được khoán: theo chức danh, bộ phận, không theo tên người.
- Mức khoán: số tiền mỗi tháng, hoặc cách tính (theo ngày công thực tế đi thị trường).
- Điều kiện hưởng: tháng nghỉ phép dài, nghỉ ốm, chuyển sang vị trí văn phòng thì có hưởng không.
- Cách chi: cùng kỳ lương, qua tài khoản; ghi dòng riêng trên bảng lương.
- Quan hệ với thanh toán thực tế: đã khoán thì không thanh toán thêm hoá đơn xăng xe trong phạm vi nội thành; chuyến ngoại tỉnh thanh toán theo công tác phí.
Hợp đồng lao động của từng người nên dẫn chiếu tới quy chế (“được hưởng phụ cấp khoán theo quy chế tài chính của công ty”) thay vì ghi cứng số tiền. Khi đổi mức, chỉ cần sửa quy chế và thông báo, không phải ký lại hàng loạt phụ lục.
Mức khoán do doanh nghiệp tự quyết. Không có con số nào là “chuẩn”, nhưng mức phải giải thích được so với quãng đường, tần suất đi lại, giá xăng và giá cước thực tế. Mức khoán xăng xe cho kế toán nội bộ ngang với nhân viên thị trường là loại khó giải thích.
Chứng từ cho mỗi kỳ chi
- Bảng lương hoặc bảng thanh toán phụ cấp có cột riêng cho từng khoản khoán, ký duyệt.
- Chứng từ chi qua ngân hàng tới tài khoản của từng người; chi tiền mặt thì có chữ ký nhận.
- Bảng chấm công hoặc bảng ngày công thị trường nếu mức khoán tính theo ngày.
- Quyết định áp dụng quy chế và các lần sửa đổi, có ngày hiệu lực.
Không cần kèm hoá đơn xăng, hoá đơn cước. Kèm vào lại gây rối, vì người kiểm tra sẽ hỏi vì sao đã khoán còn có hoá đơn mang tên công ty.
Những lỗi khiến khoản khoán bị loại
- Không có quy chế, chỉ có thông báo miệng hoặc tin nhắn nhóm.
- Quy chế ký sau thời điểm chi, hoặc ký cuối năm để áp ngược cả năm.
- Trả hai lần: vừa khoán, vừa nhận hoá đơn xăng xe ghi tên công ty cho cùng một người, cùng tháng.
- Khoán cho người không làm việc thật: người nhà giám đốc có tên trong bảng lương nhưng không đi thị trường.
- Bảng lương và hợp đồng lệch nhau: hợp đồng ghi phụ cấp điện thoại, bảng lương gộp tất cả vào “lương”.
- Khoán cao bất thường để chuyển một phần lương vào khoản có thể được xử lý thuế thu nhập cá nhân khác đi. Đây là cách làm dễ bị điều chỉnh, và phần chênh sẽ bị tính lại cả ở phía người lao động.
Điện thoại: khoán, thuê bao đứng tên công ty, hay cấp máy
Điện thoại có ba cách, mỗi cách một bộ chứng từ:
- Khoán tiền điện thoại: như phần trên, không cần hoá đơn cước.
- Thuê bao đứng tên công ty: nhà mạng lập hoá đơn cước cho công ty; chi phí được trừ theo hoá đơn, thuế đầu vào được khấu trừ nếu đủ điều kiện. Nên có danh sách thuê bao, người sử dụng.
- Công ty mua máy cấp cho nhân viên: máy là tài sản hoặc công cụ dụng cụ của công ty, có biên bản giao nhận, thu hồi khi nghỉ việc. Mua máy rồi “tặng” nhân viên thì đó không còn là chi phí phục vụ kinh doanh mà gần với phúc lợi hoặc thu nhập của người nhận.
Không nên để một nhân viên vừa hưởng khoán, vừa có thuê bao đứng tên công ty. Chọn một.
Phía thuế thu nhập cá nhân của người nhận
Khoản khoán có tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của nhân viên hay không phụ thuộc loại khoản và mức khoán so với quy chế. Theo hướng dẫn lâu nay, một số khoản chi khoán phục vụ công việc như điện thoại, văn phòng phẩm, công tác phí trong mức quy chế không tính vào thu nhập chịu thuế; còn khoản hỗ trợ đi lại hằng ngày từ nhà tới nơi làm việc thì cách xử lý khác. Tra Thông tư 87/2026/TT-BTC và văn bản hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân đang hiệu lực trước khi đặt tên và mức cho từng khoản.
Góc nhìn từ phía người lao động và tổ chức khai thuế thu nhập cá nhân được trình bày ở phần khai thuế TNCN của tổ chức trên Công Thuế. Bài này chỉ nhấn một điểm: tên gọi trên bảng lương phải khớp bản chất. Gọi khoản hỗ trợ đi làm là “công tác phí” không làm thay đổi cách tính thuế, chỉ làm hồ sơ khó giải thích hơn.
Ví dụ giả định: một đội kinh doanh năm người
Giả sử một công ty phân phối có năm nhân viên kinh doanh đi thị trường nội thành hằng ngày, một trưởng nhóm thỉnh thoảng đi tỉnh. Quy chế ghi:
- Nhân viên kinh doanh: khoán xăng xe theo ngày công thị trường, khoán điện thoại cố định mỗi tháng.
- Trưởng nhóm: khoán điện thoại; xăng xe nội thành khoán như nhân viên; chuyến đi tỉnh thanh toán theo công tác phí và hoá đơn thực tế.
- Kế toán, thủ kho: không khoán xăng xe; điện thoại dùng thuê bao cố định của công ty.
Mỗi tháng, bảng lương có hai cột khoán tách riêng, số ngày công thị trường lấy từ bảng chấm công của trưởng nhóm. Tháng nào trưởng nhóm đi tỉnh, hồ sơ chuyến đi có giấy cử đi, hoá đơn xăng dầu ghi tên công ty và nhật ký hành trình, và những ngày đó không tính vào ngày công khoán xăng xe nội thành. Nhờ vậy không có ngày nào được trả hai lần, và khi bị hỏi chỉ cần mở bảng lương cùng hồ sơ chuyến đi đặt cạnh nhau.
Chi phí công tác trong những chuyến đi xa có bộ hồ sơ riêng; xem bài về hồ sơ công tác phí.
Tự kiểm tra ở đâu
- Bộ quy chế đang hiệu lực: có điều khoản khoán, ngày ký trước kỳ chi đầu tiên.
- Bảng lương 12 tháng: khoản khoán tách dòng, khớp danh sách chức danh trong quy chế.
- Cổng hoá đơn điện tử: lọc hoá đơn xăng dầu, cước viễn thông ghi tên công ty; đối chiếu để không trùng với người đang hưởng khoán.
- Tài khoản thuế điện tử: tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, xem thu nhập kê khai của từng người có khớp bảng lương sau khi tách các khoản khoán không.
Câu hỏi thường gặp
Khoán xăng xe có cần hoá đơn xăng không?
Không. Khoán là khoản doanh nghiệp trả cho người lao động theo quy chế; chứng từ là quy chế, bảng thanh toán và chứng từ chi. Nếu vừa khoán vừa lấy hoá đơn xăng ghi tên công ty cho cùng người thì dễ bị xem là trả hai lần.
Khoán xăng xe cho giám đốc có được không?
Được nếu giám đốc là người lao động có hợp đồng, có đi lại phục vụ công việc và quy chế ghi rõ chức danh này được khoán. Nếu giám đốc là chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, xem thêm quy định về tiền lương của chủ sở hữu.
Mức khoán bao nhiêu thì an toàn?
Không có mức chung. Mức nên dựa trên quãng đường, tần suất đi lại và giá thực tế, và nhất quán giữa những người cùng chức danh. Giữ lại cách tính mức khoán trong hồ sơ quy chế.
Nhân viên thử việc có được khoán không?
Được nếu quy chế ghi áp dụng cho cả người thử việc ở chức danh đó. Nếu quy chế chỉ nói “nhân viên chính thức” thì chi cho người thử việc là chi ngoài quy chế.
Tháng nhân viên nghỉ phép có trả khoán không?
Tuỳ quy chế. Quy chế nên ghi rõ khoán theo tháng hay theo ngày công thực tế; nếu theo ngày công thì tháng nghỉ nhiều được trả ít hơn và cách tính nằm trên bảng lương.
Đổi mức khoán giữa năm cần làm gì?
Ban hành quyết định sửa đổi quy chế, ghi ngày áp dụng và thông báo cho người lao động. Không sửa ngược các tháng đã chi.
