Thù lao trả cho giảng viên thỉnh giảng, diễn giả, người ra đề, chấm thi không ký hợp đồng lao động với đơn vị (hoặc hợp đồng lao động dưới 3 tháng) thuộc diện khấu trừ 10% khi mỗi lần trả từ 2 triệu đồng trở lên — kể cả khi hợp đồng thỉnh giảng kéo dài cả học kỳ, vì đó là hợp đồng dịch vụ chứ không phải hợp đồng lao động. Người dạy có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên với chính đơn vị thì thù lao dạy thêm được cộng vào tiền lương, tính theo biểu luỹ tiến. Người dạy là cá nhân nước ngoài không cư trú thì khấu trừ theo thuế suất áp cho cá nhân không cư trú.
Phần lớn sai sót ở đơn vị đào tạo không nằm ở mức thuế mà ở ba chỗ: không khấu trừ vì “thầy ở trường khác đã đóng thuế rồi”, nhận bản cam kết của người không đủ điều kiện, và thiếu bảng giờ giảng để chứng minh khoản chi.
Phân loại người nhận thù lao
| Người nhận | Cách khấu trừ |
|---|---|
| Giảng viên thỉnh giảng ký hợp đồng dịch vụ, theo buổi hoặc theo khoá | 10% với khoản trả từ 2 triệu đồng mỗi lần |
| Diễn giả hội thảo, người dẫn chương trình đào tạo một buổi | 10% với khoản từ 2 triệu đồng mỗi lần |
| Người ra đề, chấm thi, coi thi, phản biện | 10% với khoản từ 2 triệu đồng mỗi lần |
| Giảng viên cơ hữu có hợp đồng lao động từ 3 tháng, dạy thêm giờ | Cộng vào thu nhập tiền lương, khấu trừ theo biểu luỹ tiến |
| Người dạy do công ty đào tạo khác cung cấp | Không khấu trừ; lấy hoá đơn của công ty đó |
| Giảng viên nước ngoài không cư trú | Thuế suất cho cá nhân không cư trú, xét hiệp định nếu có |
Việc giảng viên đang có lương và đã nộp thuế ở trường khác không miễn nghĩa vụ khấu trừ của đơn vị mời giảng. Thu nhập ở mỗi nơi là một khoản riêng; cuối năm giảng viên tổng hợp khi quyết toán.
“Mỗi lần trả” với thù lao giảng dạy
Ngưỡng 2 triệu đồng tính trên tổng số tiền trả mỗi lần, trước thuế. Với giảng dạy, cách trả quyết định mỗi lần là bao nhiêu:
- Trả theo buổi: mỗi buổi 1,5 triệu đồng, trả sau mỗi buổi — mỗi lần dưới ngưỡng, chưa khấu trừ, nhưng vẫn là thu nhập chịu thuế và được tổng hợp khi quyết toán.
- Trả gộp cuối khoá: 12 buổi, trả một lần 18 triệu đồng — khấu trừ 10% trên 18 triệu đồng.
- Trả theo tháng: mỗi tháng tổng hợp số giờ, trả một lần — khấu trừ nếu từ 2 triệu đồng.
Đơn vị nên chọn một cách trả thống nhất trong quy chế thù lao và áp cho mọi người. Đổi cách trả từng người, từng tháng để khoản trả luôn dưới ngưỡng là cách bị xem là né nghĩa vụ; cơ quan thuế nhìn vào tổng công việc trong hợp đồng.
Bản cam kết: giảng viên nào được làm
Bản cam kết cho phép tạm chưa khấu trừ chỉ dành cho người chỉ có duy nhất thu nhập thuộc diện khấu trừ 10% và ước tính tổng thu nhập chịu thuế cả năm sau khi trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế. Từ kỳ tính thuế 2026, giảm trừ bản thân là 15,5 triệu đồng/tháng, mỗi người phụ thuộc 6,2 triệu đồng/tháng (Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15).
- Giảng viên đang có lương ở trường khác: không đủ điều kiện, vì không phải “duy nhất”.
- Chuyên gia doanh nghiệp đi giảng: có lương ở công ty, không đủ điều kiện.
- Người đã nghỉ hưu, chỉ đi dạy thỉnh giảng: lương hưu không thuộc thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân, nên có thể xét điều kiện “duy nhất” với thu nhập thỉnh giảng; vẫn phải ước tính tổng thu nhập cả năm.
- Nghiên cứu sinh, người làm tự do chỉ có thu nhập giảng dạy thỉnh giảng: có thể đủ điều kiện nếu tổng thu nhập thấp.
Đơn vị nhận cam kết cần lưu bản gốc và không nhận khi biết rõ người đó có thu nhập khác — ví dụ hồ sơ giảng viên ghi rõ đang công tác tại một trường đại học.
Hợp đồng thỉnh giảng cả năm: vẫn là hợp đồng dịch vụ
Nhiều trường tư ký hợp đồng thỉnh giảng theo năm học với giảng viên. Thời hạn dài hơn 3 tháng không biến hợp đồng dịch vụ thành hợp đồng lao động. Mốc “hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên” chỉ áp cho hợp đồng lao động thật sự — có quan hệ quản lý, trả lương, chế độ bảo hiểm.
Ngược lại, nếu đơn vị quản lý giảng viên thỉnh giảng như người lao động (giờ làm cố định, chịu kỷ luật lao động, trả lương hằng tháng cố định), quan hệ đó có thể bị xem là quan hệ lao động với đầy đủ nghĩa vụ đi kèm, kể cả bảo hiểm bắt buộc. Tên gọi hợp đồng không quyết định; nội dung quan hệ mới quyết định. Nên chọn một mô hình rõ ràng và làm đúng mô hình đó.
Hồ sơ để thù lao được tính vào chi phí
- Quy chế thù lao hoặc bảng đơn giá giờ giảng theo chức danh, học vị.
- Hợp đồng thỉnh giảng hoặc thư mời có ghi thù lao; với người chấm thi, quyết định thành lập hội đồng hoặc phân công.
- Bảng giờ giảng theo lớp, có xác nhận của bộ phận đào tạo; danh sách lớp, thời khoá biểu.
- Chứng từ chi: chuyển khoản vào tài khoản giảng viên là tốt nhất; tiền mặt thì có ký nhận.
- Chứng từ khấu trừ cấp cho người bị khấu trừ, hoặc bản cam kết cho người đủ điều kiện.
Với hội thảo, thêm chương trình, danh sách người tham dự, ảnh buổi hội thảo. Tiền vé, khách sạn cho diễn giả từ tỉnh khác do đơn vị trả trực tiếp cho hãng vận chuyển, khách sạn có hoá đơn tên đơn vị là chi phí tổ chức; khoản khoán tiền mặt đưa thẳng cho diễn giả thì dễ bị xem là thu nhập của diễn giả.
Cuối năm: tổng hợp và cấp chứng từ cho giảng viên
Đơn vị đào tạo có hàng chục, hàng trăm giảng viên thỉnh giảng mỗi năm thường dồn việc này tới mùa quyết toán. Làm đều trong năm thì cuối năm chỉ còn tổng hợp:
- Theo dõi thù lao theo từng người ngay khi trả: số định danh, tổng đã trả, số lần từ 2 triệu đồng, số thuế đã khấu trừ, có cam kết hay không.
- Kê khai theo kỳ: thuế đã khấu trừ đưa vào tờ khai của tháng hoặc quý trả tiền, nộp đúng hạn — tờ khai tháng hạn ngày 20 tháng sau, tờ khai quý hạn ngày cuối cùng tháng đầu quý sau theo Luật Quản lý thuế.
- Cấp chứng từ khấu trừ cho người bị khấu trừ khi họ yêu cầu hoặc theo quy định; nhiều đơn vị cấp chứng từ tổng hợp cả năm để giảng viên dùng khi tự quyết toán.
- Quyết toán thuế thu nhập cá nhân của tổ chức trả thu nhập, trong đó liệt kê cả những người có thu nhập dưới ngưỡng khấu trừ.
Giảng viên là công chức, viên chức đi dạy ngoài giờ cũng không có cơ chế riêng về thuế: thu nhập giảng dạy tại đơn vị khác vẫn khấu trừ 10% như mọi người. Việc được phép đi giảng ngoài cơ quan hay không là chuyện của quy định công vụ, không phải của đơn vị mời giảng — nhưng đơn vị nên lưu văn bản đồng ý của cơ quan chủ quản khi người đó cung cấp.
Nếu đơn vị có cả hoạt động dạy học không chịu thuế giá trị gia tăng và hoạt động chịu thuế khác (bán giáo trình, cho thuê phòng), thù lao giảng viên gắn với hoạt động nào thì hạch toán vào hoạt động đó; điều này ảnh hưởng tới việc phân bổ thuế đầu vào dùng chung, không ảnh hưởng tới nghĩa vụ khấu trừ.
Tự kiểm tra ở đâu
- Tài khoản thuế điện tử: tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân các kỳ có thu nhập vãng lai khớp với tổng thù lao giảng dạy trên sổ không.
- Hệ thống quản lý đào tạo: số giờ giảng theo giảng viên, đối chiếu với bảng thanh toán.
- Hồ sơ cam kết: rà lại người đã nộp cam kết, loại những người hồ sơ cho thấy có thu nhập nơi khác.
- Cơ quan thuế quản lý: với giảng viên nước ngoài, hỏi trước về hồ sơ áp dụng hiệp định.
Câu hỏi thường gặp
Giảng viên thỉnh giảng có cần mã số thuế riêng không?
Từ 1/7/2025, số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân. Đơn vị ghi số định danh của giảng viên trên chứng từ khấu trừ và tờ khai là đủ để thu nhập được ghi nhận đúng người.
Thù lao chấm luận văn một lần 1,8 triệu đồng có phải khấu trừ không?
Dưới 2 triệu đồng mỗi lần thì chưa khấu trừ tại thời điểm trả. Khoản này vẫn là thu nhập chịu thuế của người nhận và được đơn vị tổng hợp khi quyết toán.
Giảng viên yêu cầu trả thù lao thực nhận thì tính thế nào?
Quy đổi ra thu nhập trước thuế rồi khấu trừ trên số đã quy đổi. Ví dụ giả định thực nhận 9 triệu đồng thì thu nhập trước thuế là 10 triệu đồng, thuế 1 triệu đồng; chứng từ khấu trừ ghi theo số trước thuế.
Giảng viên đã bị khấu trừ 10% có được hoàn thuế không?
Khi quyết toán năm, số thuế đã khấu trừ được trừ vào số thuế phải nộp. Nếu đã khấu trừ nhiều hơn số phải nộp thì giảng viên được hoàn hoặc bù trừ theo quy định; chứng từ khấu trừ là giấy tờ cần có.
Đơn vị có phải quyết toán thay cho giảng viên thỉnh giảng không?
Đơn vị quyết toán thuế thu nhập cá nhân của tổ chức trả thu nhập, trong đó có các khoản đã khấu trừ. Còn quyết toán cá nhân thì giảng viên có thu nhập từ nhiều nơi thường tự làm, theo điều kiện tại văn bản hiện hành.
Giảng viên dạy trực tuyến từ nước ngoài có phải khấu trừ không?
Cần xác định thu nhập có phát sinh tại Việt Nam không và người đó cư trú ở đâu. Với cá nhân không cư trú dạy cho học viên Việt Nam, khoản trả có thể phát sinh nghĩa vụ khấu trừ; xem thêm hiệp định thuế với nước cư trú.
