Đồng phục phát cho người lao động bằng hiện vật, có hoá đơn ghi tên doanh nghiệp và có sổ cấp phát, là chi phí được trừ và theo hướng dẫn lâu nay không bị khống chế theo mức tiền. Trang phục chi bằng tiền (phát tiền để nhân viên tự may, tự mua) thì chỉ được trừ trong mức trần do văn bản hướng dẫn thuế thu nhập doanh nghiệp quy định. Còn bảo hộ lao động — mũ, giày, găng, kính, quần áo chống hoá chất — là trang bị an toàn bắt buộc, không thuộc nhóm trang phục, và được trừ như chi phí sản xuất khi đủ chứng từ.
Vì vậy hai công ty chi cùng một số tiền cho áo nhân viên có thể nhận kết quả thuế khác nhau, chỉ do cách chi. Chọn cách chi nào nên quyết từ đầu năm, trong quy chế, không phải đến lúc quyết toán mới gọi tên lại.
Ba nhóm cần tách
| Nhóm | Ví dụ | Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp | Thu nhập của người lao động |
|---|---|---|---|
| Trang phục bằng hiện vật | Áo đồng phục in logo, áo khoác, váy công sở do công ty đặt may | Được trừ khi có hoá đơn, sổ cấp phát | Theo hướng dẫn lâu nay không tính vào thu nhập chịu thuế |
| Trang phục bằng tiền | Tiền trang phục phát kèm lương mỗi năm | Được trừ trong mức trần theo văn bản hướng dẫn | Phần vượt mức theo quy định tính vào thu nhập chịu thuế |
| Bảo hộ lao động | Giày mũi thép, mũ, găng tay, khẩu trang chuyên dụng, quần áo chống cháy | Chi phí sản xuất, được trừ khi có hoá đơn | Không phải thu nhập của người lao động |
Mức trần trang phục bằng tiền và cách tính cụ thể cần tra ở nghị định hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15 đang hiệu lực, vì mức cũ quen dùng có thể đã được điều chỉnh. Phía thuế thu nhập cá nhân, hướng dẫn lâu nay nằm ở Thông tư 111/2013/TT-BTC; từ 1/7/2026 bộ văn bản thuế thu nhập cá nhân được thay bằng Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC, nên kiểm tra lại cách xử lý trước khi áp cho cả năm 2026.
Đồng phục bằng hiện vật: hồ sơ để chắc được trừ
- Quy chế trang phục (có thể nằm trong quy chế tài chính hoặc thoả ước lao động): đối tượng được cấp, số bộ mỗi năm, loại trang phục theo vị trí công việc.
- Hợp đồng đặt may hoặc đơn đặt hàng với xưởng may, kèm mẫu thiết kế (có logo, màu nhận diện là bằng chứng tốt cho “trang phục làm việc”).
- Hoá đơn ghi tên doanh nghiệp; chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên.
- Biên bản nhận hàng, phiếu nhập kho.
- Sổ cấp phát có chữ ký nhận của từng người: tên, bộ phận, số lượng, kích cỡ, ngày nhận.
Sổ cấp phát là giấy tờ hay bị thiếu nhất. Không có nó, cơ quan thuế khó xác định áo đã đến tay ai, và một đơn hàng 300 bộ ở công ty 40 người sẽ bị hỏi phần còn lại đi đâu. Nếu may dư để dành cho người mới, để trong kho và xuất dần có phiếu xuất.
Thuế giá trị gia tăng trên hoá đơn đồng phục được xét khấu trừ như hàng hoá dùng cho sản xuất kinh doanh chịu thuế. Mua của xưởng may là hộ kinh doanh thì chỉ có hoá đơn bán hàng, không có thuế để khấu trừ.
Trang phục bằng tiền: khi nào nên dùng, và giới hạn
Phát tiền trang phục tiện cho văn phòng nhỏ, không có đồng phục thống nhất, mỗi người tự mua quần áo công sở. Đổi lại:
- Chỉ phần trong mức trần mới là chi phí được trừ; phần vượt vẫn là chi phí thật của doanh nghiệp nhưng phải loại khi quyết toán.
- Phía người lao động, phần vượt mức theo quy định bị cộng vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân, tức là doanh nghiệp phải tính vào khấu trừ thuế trên lương.
- Khoản tiền phải có trong quy chế và được chi đúng đối tượng; ghi rõ trong bảng lương hoặc bảng chi riêng.
Nhiều doanh nghiệp kết hợp: mỗi năm một bộ đồng phục hiện vật cho mọi người, cộng một khoản tiền trang phục nhỏ trong mức trần. Kết hợp được, miễn hai khoản được theo dõi tách riêng.
Bảo hộ lao động không phải đồng phục
Ở xưởng sản xuất, kho bãi, công trường, phần lớn “áo quần cho công nhân” thực ra là phương tiện bảo vệ cá nhân theo pháp luật an toàn, vệ sinh lao động. Người sử dụng lao động có nghĩa vụ trang bị bằng hiện vật cho người làm công việc có yếu tố nguy hiểm, có hại; pháp luật lao động không cho phát tiền thay cho việc trang bị này.
- Hạch toán vào chi phí sản xuất, không gộp vào trang phục để khỏi đụng mức trần.
- Giữ danh mục trang bị theo từng vị trí công việc và sổ cấp phát có ký nhận, như với đồng phục.
- Trang bị hỏng, hết hạn sử dụng thay mới có biên bản thu hồi.
Một chiếc áo phản quang in logo công ty vừa là bảo hộ vừa là nhận diện; cứ xếp theo chức năng chính. Áo đồng phục văn phòng in chữ “an toàn” thì không vì thế mà thành bảo hộ lao động.
Những khoản hay bị hỏi hoặc bị loại
- Áo dài, vest may cho tiệc cuối năm, lễ kỷ niệm: mặc một lần cho sự kiện, không phải trang phục làm việc. Thường được xem như chi phúc lợi, tính chung vào nhóm phúc lợi có trần — xem bài chi phúc lợi cho nhân viên và cách tính trần.
- Đồng phục phát cho người không phải người lao động: cộng tác viên bán hàng, đại lý, khách mời sự kiện. Bản chất gần với hàng khuyến mại, quảng cáo hơn là trang phục, cần xử lý theo nhóm đó.
- Giày dép, túi xách hàng hiệu cho ban giám đốc ghi là “trang phục”: khó chứng minh là trang phục làm việc, dễ bị xem là thu nhập của cá nhân.
- Hoá đơn đồng phục lập cuối năm, không có sổ cấp phát, số lượng vượt xa số lao động.
- Tiền trang phục chi bằng tiền mặt không có danh sách ký nhận.
Đặt may và thanh toán cho đơn đồng phục
Đơn đồng phục thường là một khoản lớn trả một lần, nên đáng làm kỹ khâu mua:
- Xin báo giá từ hai ba xưởng, lưu lại báo giá được chọn. Giá quá cao so với mặt bằng mà không có lý do (chất liệu đặc biệt, số lượng nhỏ) là điểm dễ bị hỏi.
- Tạm ứng đặt cọc và thanh toán phần còn lại đều chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp vào tài khoản của xưởng có tên trên hoá đơn. Chia đơn thành nhiều hoá đơn nhỏ để trả tiền mặt là cách bị xem là né điều kiện thanh toán.
- Biên bản nghiệm thu số lượng, kích cỡ, chất lượng khi nhận hàng; hàng lỗi trả lại có biên bản và hoá đơn điều chỉnh.
- Lấy hoá đơn đúng thời điểm giao hàng, không hẹn cuối năm.
Với doanh nghiệp nhiều chi nhánh, mỗi chi nhánh tự đặt may là nguồn sai lệch lớn: mẫu khác nhau, không có sổ cấp phát chung. Một đầu mối đặt hàng cho cả hệ thống, chia về chi nhánh bằng phiếu xuất, gọn hơn nhiều khi quyết toán.
Người nghỉ việc và thu hồi đồng phục
Quy chế nên nói rõ khi người lao động nghỉ việc thì đồng phục, bảo hộ được thu hồi hay để lại, có trừ tiền không. Thu hồi có biên bản thì hàng thu hồi tái sử dụng hoặc huỷ có biên bản. Để lại thì không cần làm gì thêm về thuế ở phía doanh nghiệp.
Nếu quy chế có điều khoản người nghỉ trước một thời hạn phải hoàn tiền đồng phục, khoản thu lại là thu nhập khác của doanh nghiệp. Điều khoản này nên hợp lý và được người lao động biết trước khi nhận đồng phục.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng hoá đơn điện tử: lọc hoá đơn đầu vào của xưởng may, cửa hàng bảo hộ lao động trong năm; đối chiếu số lượng với sổ cấp phát và số lao động.
- Bảng lương: tiền trang phục bằng tiền có xuất hiện không, có vượt mức trần theo quy định không, phần vượt đã tính vào thu nhập chịu thuế chưa.
- Tài khoản thuế điện tử: xem tờ khai quyết toán năm trước có đưa phần trang phục vượt mức vào chi phí không được trừ chưa.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: kiểm tra xưởng may mới giao dịch còn hoạt động và phương pháp tính thuế, trước khi đặt đơn lớn.
Câu hỏi thường gặp
Đồng phục bằng hiện vật có giới hạn số tiền mỗi người không?
Theo hướng dẫn lâu nay, trang phục bằng hiện vật được trừ khi có hoá đơn, chứng từ, không bị khống chế như trang phục bằng tiền. Tuy vậy số lượng và giá trị phải hợp lý với số người và tính chất công việc; kiểm tra lại văn bản hướng dẫn hiện hành trước khi áp dụng.
Phát tiền để nhân viên tự mua đồng phục theo mẫu công ty thì tính là hiện vật hay tiền?
Tiền đến tay người lao động thì là chi bằng tiền, dù có mẫu thống nhất. Muốn được xem là hiện vật, doanh nghiệp đặt may hoặc mua rồi cấp phát.
Người thử việc có được cấp đồng phục không?
Được, nếu quy chế quy định. Chi phí đồng phục cho người thử việc vẫn là chi phí phục vụ kinh doanh; nên ghi họ vào sổ cấp phát như mọi người.
Đồng phục có phải in logo mới được tính chi phí không?
Không có quy định bắt buộc in logo. Logo và màu nhận diện chỉ giúp chứng minh đây là trang phục làm việc chứ không phải quần áo cá nhân.
Công ty trả tiền giặt là đồng phục có được trừ không?
Dịch vụ giặt là đồng phục, bảo hộ cho người lao động là chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh, được trừ khi có hợp đồng, hoá đơn và chứng từ thanh toán. Nếu trả tiền cho người lao động tự giặt thì xem xét như một khoản phụ cấp theo quy chế.
Hộ kinh doanh có cần sổ cấp phát đồng phục không?
Hộ kinh doanh tính thuế theo tỷ lệ trên doanh thu thì chi phí đồng phục không đi vào cách tính thuế. Sổ cấp phát vẫn hữu ích cho quản lý và khi chuyển lên doanh nghiệp.
