Cửa hàng vật liệu xây dựng chi tiền cho thợ, kỹ sư giới thiệu khách: quà tặng hay hoa hồng môi giới

Tiền cửa hàng trả cho người giới thiệu khách là hoa hồng môi giới, không phải quà tặng, dù hai bên gọi là “tiền cảm ơn”. Muốn khoản này thành chi phí được trừ, cửa hàng cần hợp đồng hoặc chương trình cộng tác viên bằng văn bản, bảng kê đơn hàng được giới thiệu, chứng từ chi và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi mỗi lần trả từ 2 triệu đồng trở lên cho người không ký hợp đồng lao động. Đưa phong bì không giấy tờ thì khoản chi gần như chắc chắn bị loại.

Có một ranh giới phải nói rõ: trả tiền cho người đang làm cho bên mua (kỹ sư giám sát của chủ nhà, nhân viên mua hàng của nhà thầu) để họ chọn hàng của mình, mà bên mua không biết, không phải hoa hồng môi giới. Đó là khoản chi có thể vi phạm pháp luật, và không có hồ sơ nào làm nó thành chi phí hợp lệ. Bài này chỉ bàn về người giới thiệu độc lập.

Ai là người giới thiệu độc lập

Với dòng thứ ba, cách minh bạch là giảm giá thẳng cho bên mua trên hoá đơn, không phải trả riêng cho người đại diện của họ.

Cách thứ nhất: phong bì không giấy tờ

Đây là cách “truyền thống” của nhiều cửa hàng: cuối tháng tính theo doanh số khách của từng thợ, gói tiền mặt đưa tận tay. Hậu quả về thuế:

• Không có hợp đồng, không có biên nhận: khoản chi không được trừ. Tiền lấy từ đâu ra cũng khó giải thích, vì két tiền mặt thiếu mà sổ không ghi.
• Không khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: nếu bị phát hiện, cửa hàng có thể bị truy thu phần lẽ ra phải khấu trừ.
• Nhiều cửa hàng “tạo” chi phí bù bằng cách lấy hoá đơn khác không đúng nội dung. Đó là dùng hoá đơn không hợp pháp, rủi ro nặng hơn nhiều so với khoản chi ban đầu. Không làm.

Cách thứ hai: chương trình cộng tác viên có hợp đồng

1. Ban hành chương trình: ai được tham gia, tỷ lệ hoa hồng theo nhóm hàng, cách xác định đơn hàng được giới thiệu (khách đọc mã cộng tác viên, thợ đi cùng khách, phiếu giới thiệu).
2. Ký hợp đồng cộng tác với từng người: họ tên, số định danh, tài khoản nhận tiền, tỷ lệ hoa hồng, kỳ thanh toán.
3. Ghi mã cộng tác viên trên từng đơn hàng trong phần mềm bán hàng.
4. Cuối kỳ, lập bảng kê hoa hồng: danh sách đơn hàng, số hoá đơn bán, doanh số, hoa hồng.
5. Chuyển khoản sau khi khấu trừ 10% nếu mỗi lần trả từ 2 triệu đồng trở lên, trừ người có bản cam kết hợp lệ. Cấp chứng từ khấu trừ.

Nhờ bảng kê gắn với hoá đơn bán, khoản hoa hồng có thể kiểm chứng: doanh số giới thiệu thật, tỷ lệ theo văn bản, người nhận có thật. Đó là ba câu hỏi người kiểm tra sẽ hỏi, và bảng kê trả lời được cả ba trên một trang.

Ví dụ giả định: một cai thầu, một năm

Giả sử một cai thầu dẫn khách mua tổng 600 triệu đồng gạch, xi măng, thiết bị vệ sinh trong năm, chương trình trả 2% doanh số chưa thuế, thanh toán hằng quý, tổng hoa hồng 12 triệu đồng, mỗi quý 3 triệu đồng. Giả sử cửa hàng là doanh nghiệp, thuế suất TNDN 15% vì tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng theo Luật 67/2025/QH15.

Nếu cai thầu chỉ có thu nhập này và đủ điều kiện, có thể làm bản cam kết để nhận đủ 12 triệu. Nếu không, số 1,2 triệu bị khấu trừ có thể lấy lại khi cai thầu tự quyết toán, vì sau giảm trừ gia cảnh thu nhập của nhiều người thợ chưa tới mức phải nộp.

Tích điểm cho thợ: khuyến mại hay hoa hồng

Một số cửa hàng thay hoa hồng bằng chương trình tích điểm: thợ mua hàng (cho khách hoặc cho mình) được tích điểm đổi quà, đổi hàng. Khác biệt với hoa hồng:

• Nếu thợ là người mua đứng tên trên hoá đơn và điểm đổi thành hàng, đó là khuyến mại cho khách hàng, xử lý theo quy định hàng khuyến mại.
• Nếu thợ chỉ giới thiệu, khách là người mua, mà điểm vẫn đổi thành tiền hoặc hàng cho thợ, thì bản chất vẫn là thù lao giới thiệu, cần hồ sơ như hoa hồng.

Gọi tên chương trình thế nào không đổi được bản chất, và người kiểm tra cũng nhìn vào bản chất chứ không nhìn tên gọi. Xác định ai là người mua trên hoá đơn trước, rồi mới chọn cách ghi.

Công khai chương trình với khách hàng

Cách tốt nhất để chương trình cộng tác viên không bị nghi ngờ là công khai. Dán thông báo chương trình tại quầy, ghi trên trang bán hàng của cửa hàng: thợ, cai thầu giới thiệu khách được hưởng hoa hồng theo tỷ lệ niêm yết. Khách biết thợ của mình được hưởng hoa hồng thì không có gì mờ ám; nếu khách muốn, họ có thể thương lượng với thợ.

Công khai còn giúp cửa hàng khỏi rơi vào trường hợp trả tiền cho người đại diện của bên mua mà bên mua không biết. Khi một khách lớn (nhà thầu, chủ đầu tư) mua hàng, cửa hàng nên chào chiết khấu thẳng cho doanh nghiệp đó trên hoá đơn, thay vì bàn riêng với người đi mua. Chiết khấu trên hoá đơn làm giảm doanh thu của cửa hàng, rõ ràng và không cần hồ sơ gì thêm ngoài hoá đơn.

Những khoản hay bị loại trong chương trình cộng tác viên

• Hoa hồng cho đơn hàng không có hoá đơn bán: khách không lấy hoá đơn hoặc đơn bị huỷ nhưng hoa hồng vẫn trả.
• Tỷ lệ hoa hồng khác chương trình mà không có phụ lục: người này 2%, người kia 5% cho cùng nhóm hàng.
• Người nhận là nhân viên bán hàng của chính cửa hàng: khoản đó là thưởng doanh số, phải vào bảng lương, không phải hoa hồng môi giới.
• Chuyển tiền vào tài khoản người khác không phải người ký hợp đồng.
• Hoa hồng vượt xa mức thị trường so với biên lợi nhuận nhóm hàng, không có giải thích.

Mỗi lỗi trên đều có cách chặn trong phần mềm bán hàng: bắt buộc chọn mã cộng tác viên từ danh sách đã ký hợp đồng, tính hoa hồng tự động theo tỷ lệ của nhóm hàng, chỉ tính cho đơn đã có hoá đơn và không bị trả lại.

Tự kiểm tra ở đâu

Mỗi quý, đối chiếu bảng kê hoa hồng với hoá đơn đầu ra trên cổng hoá đơn điện tử: mỗi đơn hàng tính hoa hồng phải có hoá đơn bán tương ứng. Tổng hoa hồng đã trả đối chiếu với sao kê chuyển khoản và tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trên tài khoản thuế điện tử. Cộng tác viên có thể tự tra số đã bị khấu trừ trên ứng dụng thuế trên điện thoại. Trước khi mở chương trình tích điểm lớn, hỏi cơ quan thuế quản lý cách ghi nhận cho đúng với cách thiết kế chương trình.