Cửa hàng trong trung tâm thương mại trả tiền thuê cố định hay theo phần trăm doanh thu: hồ sơ để chi phí được trừ

Tiền thuê mặt bằng trong trung tâm thương mại được tính vào chi phí được trừ khi có hợp đồng thuê, hoá đơn của bên cho thuê theo từng kỳ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Cách tính tiền cố định hay theo phần trăm doanh thu không làm thay đổi ba điều kiện đó, nhưng làm thay đổi cách lấy hoá đơn và cách đối chiếu: tiền thuê theo doanh thu cần một bước đối soát mỗi kỳ, thiếu bước này thì hoá đơn dễ lệch với số đã ghi sổ.

Nhiều cửa hàng thời trang, ăn uống, mỹ phẩm ký hợp đồng kết hợp: một khoản tối thiểu cố định cộng phần trăm doanh thu vượt mức. Bài này dùng ví dụ số giả định để so sánh hai kiểu, rồi đi vào những chỗ hay sai: tiền cọc, phí quản lý, phí quảng cáo chung và tiền thuê trả trước.

Ba kiểu tính tiền thuê hay gặp

Ngoài tiền thuê, bên cho thuê thường thu thêm phí dịch vụ quản lý, điện nước theo đồng hồ, phí quảng cáo chung của trung tâm, phí đậu xe cho nhân viên. Mỗi khoản nên có dòng riêng trên hoá đơn để ghi đúng loại chi phí.

Ví dụ giả định: cùng một năm bán hàng, hai kiểu hợp đồng

Giả sử một cửa hàng thuê 80 m² trong trung tâm thương mại. Doanh thu chưa thuế cả năm 6 tỷ đồng, dồn mạnh vào quý 4.

Hợp đồng kết hợp rẻ hơn trong năm doanh thu thấp, đắt hơn khi bán tốt. Về thuế, điều quan trọng là số tiền thuê ghi vào chi phí phải khớp tổng hoá đơn, và hoá đơn phần vượt phải khớp biên bản đối soát. Nếu cuối năm có tháng đã tính tạm mà chưa nhận hoá đơn, xử lý như chi phí trích trước có căn cứ, và theo dõi để nhận hoá đơn trước khi lập quyết toán.

Doanh thu gửi bên cho thuê phải khớp doanh thu kê khai thuế

Đây là điểm ít cửa hàng để ý nhưng dễ bị đặt câu hỏi nhất. Hợp đồng theo phần trăm doanh thu buộc cửa hàng báo doanh thu cho bên cho thuê mỗi tháng, và bên cho thuê lập hoá đơn dựa trên con số đó. Nghĩa là có một bên thứ ba nắm doanh thu của cửa hàng và ghi nó lên hoá đơn.

• Doanh thu gửi bên cho thuê cao hơn doanh thu trên tờ khai: khó giải thích.
• Doanh thu gửi bên cho thuê thấp hơn doanh thu thật để bớt tiền thuê: vi phạm hợp đồng, và hoá đơn tiền thuê trở thành bằng chứng lệch sổ.

Cách an toàn là lấy doanh thu gửi bên cho thuê từ cùng một nguồn với doanh thu kê khai: dữ liệu máy tính tiền, hoá đơn điện tử đã lập, cộng các khoản trả lại hàng trong kỳ. Giữ bảng đối chiếu giữa hai con số, ghi rõ chênh lệch nếu có (ví dụ doanh thu bán hàng trực tuyến không tính vào mặt bằng).

Hợp đồng kết hợp: ghi sổ từng tháng thế nào

Với hợp đồng có mức tối thiểu cộng phần trăm doanh thu vượt ngưỡng, cách ghi sổ gọn nhất là tách hai dòng chi phí ngay từ đầu:

1. Phần cố định: ghi chi phí mỗi tháng theo hoá đơn bên cho thuê lập đầu kỳ, chuyển khoản theo lịch hợp đồng.
2. Phần vượt: cuối tháng, khi đã chốt doanh thu, tự tính số phải trả theo công thức hợp đồng và ghi chi phí phải trả. Khi bên cho thuê gửi biên bản đối soát và hoá đơn, so với số đã tính; chênh lệch thì điều chỉnh ngay trong tháng nhận hoá đơn.
3. Cuối năm: lập bảng tổng hợp mười hai tháng, mỗi tháng một dòng gồm doanh thu tính tiền thuê, phần cố định, phần vượt, số hoá đơn, ngày chuyển tiền.

Bảng tổng hợp này chính là thứ người kiểm tra hỏi đầu tiên khi thấy chi phí thuê thay đổi theo tháng. Có sẵn bảng thì giải thích mất vài phút; không có thì phải lục từng hoá đơn.

Một điểm hay quên: nếu hợp đồng có điều khoản tính lại cả năm (ví dụ phần vượt tính trên doanh thu năm chứ không theo tháng), số tạm tính các tháng chỉ là tạm. Khoản điều chỉnh cuối năm có hoá đơn riêng và ghi vào năm tài chính mà tiền thuê đó thuộc về.

Tiền cọc, tiền thuê trả trước và phí cải tạo mặt bằng

Tiền cọc không phải chi phí. Ghi là khoản phải thu dài hạn, nhận lại khi hết hợp đồng. Nếu bị giữ cọc vì chấm dứt hợp đồng trước hạn, khoản bị giữ được xem xét theo hồ sơ vi phạm hợp đồng, không tự động là chi phí được trừ.

Tiền thuê trả trước nhiều kỳ (ví dụ trả trước 6 tháng để được giảm giá) ghi vào chi phí trả trước rồi phân bổ theo từng tháng sử dụng. Bên cho thuê có thể lập hoá đơn khi nhận tiền trả trước; chi phí vẫn phân bổ theo thời gian thuê.

Chi phí cải tạo, trang trí mặt bằng (vách ngăn, quầy kệ gắn cố định, hệ thống đèn) thường được phân bổ theo thời hạn thuê còn lại hoặc ghi tài sản tuỳ giá trị và tính chất. Không ghi hết vào chi phí tháng khai trương.

Những khoản hay bị loại khi quyết toán

• Hoá đơn tiền thuê ghi tên đơn vị khác: mặt bằng ký bằng tên người quen hoặc công ty cũ, cửa hàng hiện tại dùng hoá đơn đó.
• Trả tiền thuê từ tài khoản cá nhân của chủ cửa hàng, không có văn bản uỷ quyền thanh toán.
• Phần vượt doanh thu không có hoá đơn vì bên cho thuê gộp vào hoá đơn quý sau mà cửa hàng không theo dõi.
• Tiền phạt chậm trả tiền thuê ghi chung vào tiền thuê; khoản phạt vi phạm hợp đồng cần hồ sơ riêng.
• Chi phí thuê của tháng đã đóng cửa nhưng không có biên bản bàn giao lại mặt bằng, nên không xác định được chi phí thuộc thời gian nào.

Phần lớn các lỗi trên không đến từ ý định sai mà từ việc hợp đồng thuê do chủ cửa hàng tự ký, còn kế toán chỉ nhận hoá đơn rời rạc. Gửi cho kế toán bản hợp đồng đầy đủ kèm mọi phụ lục ngay khi ký, và mỗi lần thay đổi điều khoản, là cách rẻ nhất để tránh bị loại chi phí thuê.

Tự kiểm tra ở đâu

Mỗi quý, đặt ba nguồn cạnh nhau: hoá đơn tiền thuê tải từ cổng hoá đơn điện tử, biên bản đối soát doanh thu với bên cho thuê, và doanh thu đã kê khai trên tài khoản thuế điện tử. Tổng tiền thuê theo hoá đơn phải bằng tổng theo hợp đồng cộng phần vượt theo biên bản; doanh thu gửi bên cho thuê phải giải thích được so với doanh thu kê khai. Nếu có khoản chưa rõ loại chi phí, hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi lập quyết toán năm.