Nguyên tắc chung: chi phí thuộc về năm mà hàng hoá, dịch vụ được nhận và dùng cho kinh doanh, không phải năm hoá đơn tới tay kế toán. Tiền điện tháng 12, cước vận chuyển chuyến hàng cuối tháng 12, phí kiểm toán cho năm tài chính đang khoá sổ — dù hoá đơn về sau Tết — về bản chất vẫn là chi phí năm cũ.
Cái khó là điều kiện “có hoá đơn” của chi phí được trừ. Hoá đơn về trước khi nộp quyết toán thì dễ; về sau khi đã nộp thì phải chọn giữa khai bổ sung năm cũ hoặc hỏi cơ quan thuế cách ghi. Bài này đi theo từng mốc để kế toán biết cần làm gì ở mỗi mốc, và vì sao việc đòi hoá đơn đúng thời điểm từ người bán vẫn là cách rẻ nhất.
Vì sao hoá đơn về muộn
Không phải lúc nào cũng do người bán chậm. Những nguồn hay gặp:
- Dịch vụ tính theo chu kỳ: điện, nước, viễn thông, thuê kho chốt số cuối tháng rồi mới lập hoá đơn.
- Dịch vụ nghiệm thu sau: sửa chữa, tư vấn, quảng cáo, chờ hai bên ký biên bản.
- Người bán lập sai thời điểm: đã giao hàng tháng 12 nhưng để sang năm mới lập cho gọn sổ của họ.
- Hoá đơn đã lập nhưng gửi nhầm địa chỉ thư điện tử, hoặc nằm trong thư mục rác.
Nguồn thứ tư chiếm tỷ lệ bất ngờ. Trước khi kết luận hoá đơn “chưa về”, hãy tra trên cổng hoá đơn điện tử: rất nhiều hoá đơn đã có trên hệ thống từ tháng 12 mà không ai mở hộp thư.
Với nguồn thứ ba, cần nhớ thời điểm lập hoá đơn do quy định về hoá đơn điện tử đặt ra, không do hai bên thoả thuận. Người bán lập trễ là sai phạm của người bán, và bên mua có quyền đề nghị lập đúng thời điểm.
Ba mốc thời gian quyết định cách xử lý
| Hoá đơn về | Xử lý trên sổ | Với quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp |
|---|---|---|
| Trước khi khoá sổ, lập báo cáo tài chính năm | Ghi chi phí năm cũ như bình thường | Đưa vào chi phí được trừ năm cũ |
| Sau khi khoá sổ nhưng trước khi nộp quyết toán | Đã trích trước ở năm cũ; khi hoá đơn về thì đối chiếu, ghi phần chênh | Thường vẫn đưa vào chi phí được trừ năm cũ vì đã có hoá đơn tại thời điểm quyết toán |
| Sau khi đã nộp quyết toán | Tuỳ khoản chi đã trích trước hay chưa | Cân nhắc khai bổ sung quyết toán năm cũ, hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý cách ghi |
Hạn nộp quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp năm của tổ chức, theo Luật Quản lý thuế, là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 sau khi kết thúc năm tài chính. Khoảng thời gian này đủ dài để gom gần hết hoá đơn cuối năm nếu có danh sách theo dõi ngay từ tháng 12.
Trích trước chi phí: làm thế nào cho đứng được
Khi khoá sổ mà hoá đơn chưa về, kế toán ghi nhận chi phí bằng bút toán trích trước. Để khoản trích trước không bị xem là chi phí “ước chừng”, nên có:
- Căn cứ số tiền: hợp đồng, báo giá đã chốt, biên bản nghiệm thu, chỉ số công tơ, bảng đối chiếu cước.
- Căn cứ thời điểm: phiếu nhập kho, biên bản bàn giao, nhật ký dịch vụ chứng minh việc nhận hàng, dùng dịch vụ xảy ra trong năm cũ.
- Danh sách trích trước gồm tên người bán, nội dung, số tiền ước, ngày dự kiến có hoá đơn, người phụ trách đòi hoá đơn.
Khi hoá đơn về, số trên hoá đơn khác số trích trước thì ghi phần chênh. Phần chênh nhỏ do làm tròn không đáng lo; phần chênh lớn cần giải thích, vì nó cho thấy khoản trích trước dựa trên ước đoán.
Lưu ý: trích trước là kỹ thuật kế toán để báo cáo tài chính đúng kỳ. Với thuế, chi phí trích trước mà cuối cùng không có hoá đơn, chứng từ hợp lệ thì không đủ điều kiện được trừ, dù sổ sách đã ghi.
Hoá đơn về sau khi đã nộp quyết toán
Đây là trường hợp gây tranh luận nhiều nhất. Hai hướng xử lý hay gặp:
- Khai bổ sung quyết toán năm cũ: đưa khoản chi vào đúng năm phát sinh. Hướng này bám sát nguyên tắc chi phí đúng kỳ, nhưng tốn công lập lại tờ khai và phụ lục, và phải làm trước khi có quyết định kiểm tra, thanh tra.
- Ghi vào năm nhận hoá đơn: đơn giản hơn, nhưng dễ bị hỏi vì hoá đơn, hợp đồng và biên bản đều cho thấy chi phí thuộc năm trước. Khoản càng lớn, rủi ro bị loại càng cao.
Không có câu trả lời chung cho mọi khoản chi. Với khoản nhỏ, lặp lại hằng năm (điện, nước tháng 12), việc lệch kỳ ít ảnh hưởng tới số thuế và thường được xử lý nhất quán qua các năm. Với khoản lớn, hỏi cơ quan thuế quản lý bằng văn bản trước khi chọn hướng, và giữ câu trả lời trong hồ sơ quyết toán.
Một điểm không nên làm: đề nghị người bán lùi ngày hoá đơn về năm cũ. Hoá đơn điện tử có dấu thời gian trên hệ thống, và ngày lập “lùi” là sai phạm của cả hai bên.
Phía thuế giá trị gia tăng đi theo đường khác
Nhiều kế toán nhầm hai loại thuế với nhau. Với thuế giá trị gia tăng, thuế đầu vào được kê khai khấu trừ theo hoá đơn: hoá đơn lập tháng nào thì thuộc kỳ tháng hoặc quý đó; hoá đơn lập đúng kỳ nhưng quên kê thì khai bổ sung cho kỳ phát sinh.
Vì vậy có thể xảy ra tình huống: chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp thuộc năm cũ (vì dịch vụ dùng trong năm cũ), còn thuế đầu vào lại khấu trừ ở kỳ tháng 1 năm mới (vì hoá đơn lập tháng 1). Hai cách ghi này không mâu thuẫn; chỉ cần sổ theo dõi rõ để khi đối chiếu không ai tưởng là sai.
Nếu hoá đơn đã lập từ tháng 12 mà bên mua chưa kê vì chưa nhận, xem cách khai bổ sung tại bài về hoá đơn đầu vào kê khai sót.
Đòi hoá đơn đúng hạn: quy trình tháng 12
Phần lớn rắc rối trên tránh được bằng một quy trình nhỏ bắt đầu từ giữa tháng 12:
- Ngày 15/12: gửi thư cho các nhà cung cấp dịch vụ định kỳ và các hợp đồng đang nghiệm thu, đề nghị lập hoá đơn cho phần việc hoàn thành trong năm trước ngày cuối tháng.
- Tuần cuối tháng 12: lập danh sách công nợ phải trả chưa có hoá đơn, đối chiếu với phiếu nhập kho và biên bản nghiệm thu.
- Ngày làm việc đầu năm: tra cổng hoá đơn điện tử, lọc hoá đơn lập trong tháng 12 mà chưa có trong sổ.
- Hằng tuần tới hạn quyết toán: gạch dần danh sách chờ; khoản nào quá một tháng chưa có hoá đơn thì chủ doanh nghiệp gọi thẳng người bán.
Với người bán thường xuyên lập hoá đơn trễ, đưa điều khoản thời điểm lập hoá đơn vào hợp đồng năm sau, kèm quyền tạm giữ thanh toán khi chưa nhận hoá đơn.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng hoá đơn điện tử: lọc hoá đơn mua vào theo ngày lập, từ tháng 12 năm cũ tới thời điểm lập quyết toán; so với danh sách trích trước.
- Tài khoản thuế điện tử: xem tờ khai quyết toán đã nộp, các tờ khai bổ sung nếu có, và thông báo chấp nhận.
- Sổ chi tiết chi phí trích trước: số dư cuối năm phải giải thích được bằng danh sách từng khoản; số dư treo qua nhiều năm là dấu hiệu cần xử lý.
- Cơ quan thuế quản lý: với khoản lớn về sau quyết toán, hỏi bằng văn bản trước khi chọn cách ghi.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn ghi ngày tháng 1 nhưng dịch vụ làm tháng 12 thì chi phí thuộc năm nào?
Về bản chất, chi phí thuộc năm dịch vụ được thực hiện và dùng cho kinh doanh, tức năm cũ. Hoá đơn ghi ngày năm mới cho thấy người bán lập trễ; bên mua nên giữ biên bản nghiệm thu, phiếu nhập để chứng minh thời điểm, và cân nhắc hỏi cơ quan thuế nếu khoản chi lớn.
Trích trước chi phí rồi mà cuối cùng không có hoá đơn thì sao?
Khoản đó không đủ điều kiện được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Loại ra khỏi chi phí được trừ trong quyết toán, và ghi giảm trích trước trên sổ khi chắc chắn không còn hoá đơn.
Có được đề nghị người bán lập hoá đơn lùi ngày không?
Không. Hoá đơn điện tử có dữ liệu thời gian trên hệ thống; lập lùi ngày là sai phạm về hoá đơn của cả người bán lẫn người mua. Nếu người bán lập trễ, xử lý theo hướng chứng minh thời điểm thật chứ không sửa ngày.
Tiền điện tháng 12 năm nào cũng về tháng 1, có cần khai bổ sung mỗi năm không?
Với khoản nhỏ, lặp lại đều đặn, doanh nghiệp thường trích trước ở năm cũ và ghi nhận khi hoá đơn về trước hạn quyết toán, nên không phát sinh khai bổ sung. Quan trọng là áp dụng một cách nhất quán qua các năm.
Hoá đơn về muộn có ảnh hưởng đến thuế giá trị gia tăng không?
Thuế đầu vào đi theo kỳ lập hoá đơn. Hoá đơn lập tháng 1 thì khấu trừ ở kỳ tháng 1 hoặc quý I; hoá đơn lập tháng 12 mà nhận muộn thì khai bổ sung cho kỳ tháng 12 nếu đã qua hạn nộp tờ khai.
Khai bổ sung quyết toán năm cũ có bị phạt không?
Khai bổ sung làm tăng chi phí thì số thuế phải nộp giảm, không phát sinh tiền chậm nộp. Tuy vậy tờ khai bổ sung vẫn có thể được hỏi thêm, nên giữ kèm hồ sơ giải thích vì sao hoá đơn về sau thời điểm nộp quyết toán.
Doanh nghiệp có năm tài chính không trùng năm dương lịch thì sao?
Mọi mốc trong bài tính theo năm tài chính của doanh nghiệp, không theo tháng 12 dương lịch. Ví dụ năm tài chính kết thúc ngày 31/3 thì quy trình đòi hoá đơn bắt đầu từ giữa tháng 3, và hạn quyết toán tính từ ngày kết thúc năm tài chính đó.
