Chi phí công tác được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu chứng minh được chuyến đi có thật, phục vụ công việc và mỗi khoản chi có chứng từ phù hợp. Bộ hồ sơ tối thiểu gồm: giấy cử đi công tác, chứng từ đi lại (vé, thẻ lên máy bay hoặc hoá đơn vận chuyển), hoá đơn lưu trú ghi tên doanh nghiệp, bảng thanh toán phụ cấp theo quy chế và chứng từ chi tiền.
Phần hay bị loại không nằm ở khoản lớn mà ở những chỗ lỏng: vé đặt qua ứng dụng không có hoá đơn, khách sạn ghi tên cá nhân, phụ cấp không có quy chế, chuyến đi không có kết quả công việc nào để lại dấu vết. Bài này đi qua từng khoản theo thứ tự một chuyến đi.
Trước chuyến đi: giấy cử đi và tạm ứng
Giấy cử đi công tác (hoặc quyết định, lệnh công tác) là chứng từ mở đầu. Nó không cần dài, nhưng cần đủ:
- Người đi, chức danh, nơi đến, thời gian dự kiến.
- Mục đích cụ thể: gặp khách hàng nào, nghiệm thu công trình nào, dự hội chợ nào. “Công tác thị trường” chung chung là mục đích yếu nhất khi bị hỏi.
- Người duyệt.
Nếu tạm ứng tiền, lập giấy đề nghị tạm ứng và chi qua tài khoản của nhân viên thay vì tiền mặt. Tạm ứng chuyển khoản vừa để lại dấu vết, vừa giúp đối chiếu khi quyết toán tạm ứng. Tạm ứng treo lâu không quyết toán là điểm đoàn kiểm tra hay hỏi, vì nó cho thấy tiền đã ra khỏi doanh nghiệp mà không rõ đi đâu.
Vé máy bay, tàu xe: chứng từ nào là đủ
Theo hướng dẫn lâu nay về chi phí được trừ, khi doanh nghiệp mua vé máy bay qua trang thương mại điện tử cho người đi công tác, chứng từ làm căn cứ gồm vé điện tử, thẻ lên máy bay và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có tên người tham gia hành trình. Kiểm tra lại cách diễn đạt trong văn bản hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 trước khi áp dụng.
Trên thực tế, nhiều hãng và đại lý đã lập hoá đơn điện tử cho vé. Khi đặt vé, nhập đúng tên, mã số thuế, địa chỉ doanh nghiệp để nhận hoá đơn; đừng đặt dưới dạng khách cá nhân rồi xin hoá đơn sau.
| Phương tiện | Chứng từ nên có |
|---|---|
| Máy bay | Vé điện tử, thẻ lên máy bay (giữ bản chụp), hoá đơn hoặc chứng từ thanh toán của doanh nghiệp |
| Tàu, xe khách | Vé có thông tin người đi, hoá đơn của nhà xe hoặc đơn vị bán vé |
| Xe công nghệ, taxi | Hoá đơn điện tử ghi tên doanh nghiệp, lịch sử chuyến trên ứng dụng khớp với lịch công tác |
| Xe công ty | Nhật ký xe, hoá đơn nhiên liệu, phí đường bộ; không cần thêm vé |
Giữ thẻ lên máy bay là việc nhỏ nhưng hay quên nhất. Nhắc người đi chụp lại ngay khi làm thủ tục, gửi vào nhóm hồ sơ chuyến đi.
Khách sạn và chỗ ở
Hoá đơn lưu trú phải ghi tên doanh nghiệp, không ghi tên nhân viên. Khi đặt phòng qua nền tảng trung gian, cần phân biệt:
- Nền tảng chỉ thu hộ, khách sạn trong nước lập hoá đơn: xin hoá đơn từ khách sạn khi trả phòng, cung cấp thông tin doanh nghiệp từ trước.
- Nền tảng nước ngoài bán phòng và thu tiền trực tiếp: chứng từ là xác nhận đặt phòng và biên lai của nền tảng. Khoản này dễ bị hỏi hơn; nên ưu tiên đặt kiểu “trả tại khách sạn” để nhận hoá đơn trong nước.
Nhiều người đi chung phòng hoặc ở nhà người quen: không có hoá đơn thì không có chi phí thuê phòng; nếu quy chế có mức phụ cấp lưu trú thì chi theo quy chế như mục dưới. Không “mượn” hoá đơn của người khác cho đủ bộ.
Phụ cấp lưu trú và khoán công tác phí
Phụ cấp lưu trú (tiền ăn, tiêu vặt theo ngày) và khoán tiền đi lại, tiền ở là những khoản không có hoá đơn vì doanh nghiệp trả thẳng cho người lao động. Chúng được trừ khi có căn cứ trong quy chế tài chính, quy chế công tác phí hoặc thoả ước lao động, và chi đúng mức quy chế.
Quy chế công tác phí cho doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ một trang:
- Mức phụ cấp lưu trú theo ngày, phân theo vùng (nội tỉnh, ngoại tỉnh, nước ngoài).
- Khoản nào khoán, khoản nào thanh toán theo hoá đơn thực tế.
- Hạng vé, hạng phòng được phép theo chức danh.
- Thời hạn quyết toán tạm ứng sau chuyến đi.
Mức khoán do doanh nghiệp tự đặt, nhưng nên hợp lý so với giá thị trường. Phần phụ cấp khoán có tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của người đi hay không phụ thuộc mức và cách quy định; đọc thông tư hướng dẫn thuế thu nhập cá nhân hiện hành (Thông tư 87/2026/TT-BTC) trước khi đặt mức.
Nhân viên trả bằng thẻ cá nhân rồi xin hoàn
Tình huống rất phổ biến: nhân viên quẹt thẻ cá nhân mua vé, trả phòng, rồi mang hoá đơn về xin công ty hoàn tiền. Hoá đơn vẫn ghi tên doanh nghiệp, nhưng dòng tiền đi từ tài khoản cá nhân.
- Với khoản nhỏ hơn ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt, vấn đề chủ yếu là chứng minh chi phí thật.
- Với khoản từ ngưỡng trở lên, cơ quan thuế có thể hỏi chứng từ thanh toán của doanh nghiệp. Cách làm hay được chấp nhận hơn là quy chế ghi rõ việc cho phép nhân viên thanh toán hộ công tác phí, và doanh nghiệp hoàn trả cho nhân viên bằng chuyển khoản kèm bảng kê từng hoá đơn.
Cách an toàn nhất vẫn là thẻ thanh toán đứng tên doanh nghiệp cấp cho người hay đi công tác. Chi tiết về thanh toán qua tài khoản cá nhân xem thêm bài về hình thức thanh toán qua ngân hàng được chấp nhận.
Sau chuyến đi: bằng chứng công việc và những khoản hay bị loại
Chuyến đi nào cũng nên để lại một dấu vết công việc: biên bản làm việc với khách hàng, biên bản nghiệm thu, hợp đồng ký được, ảnh hiện trường công trình, báo cáo công tác vài dòng. Không có gì trong số này thì chuyến đi rất khó phân biệt với đi chơi.
Những khoản hay bị loại:
- Người đi không có trong danh sách lao động của doanh nghiệp: người thân giám đốc, bạn bè đi cùng.
- Ngày ở dài hơn lịch công tác: đi hai ngày họp, ở thêm ba ngày nghỉ dưỡng; phần kéo dài là chi phí cá nhân.
- Chi tiêu cá nhân lẫn trong hoá đơn: minibar, spa, mua sắm trong hoá đơn khách sạn.
- Công tác kết hợp du lịch cả đoàn không tách phần du lịch; phần này thuộc phúc lợi, có trần riêng và hồ sơ riêng.
- Tạm ứng không quyết toán hoặc quyết toán bằng hoá đơn ghi ngày ngoài chuyến đi.
Ví dụ giả định: bộ hồ sơ một chuyến ba ngày
Giả sử một nhân viên kinh doanh ở Hà Nội vào TP.HCM ba ngày để gặp hai khách hàng và ký một hợp đồng. Bộ hồ sơ gọn nhất trông như sau:
| Khoản | Chứng từ | Thanh toán |
|---|---|---|
| Giấy cử đi | Ghi rõ tên hai khách hàng, ngày đi, ngày về | — |
| Vé máy bay khứ hồi | Vé điện tử, hai thẻ lên máy bay, hoá đơn ghi tên doanh nghiệp | Thẻ doanh nghiệp |
| Khách sạn hai đêm | Hoá đơn khách sạn ghi tên doanh nghiệp, đúng hai đêm | Thẻ doanh nghiệp hoặc chuyển khoản |
| Xe đi gặp khách | Hoá đơn điện tử của hãng xe, ngày và điểm đến khớp lịch hẹn | Tài khoản doanh nghiệp liên kết ứng dụng |
| Phụ cấp lưu trú ba ngày | Bảng thanh toán theo mức quy chế, chữ ký người nhận | Chuyển khoản cùng kỳ lương hoặc hoàn ứng |
| Bằng chứng công việc | Hợp đồng đã ký, biên bản làm việc với khách thứ hai | — |
Nếu nhân viên ở thêm một ngày cuối tuần vì việc riêng, phần khách sạn đêm thứ ba tách ra và người đi tự trả. Ghi chú một dòng vào hồ sơ để người rà sau này không phải đoán vì sao hoá đơn khách sạn dài hơn lịch công tác.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng hoá đơn điện tử: tra hoá đơn vé, khách sạn, xe đã lập đúng tên doanh nghiệp chưa, ngày lập có nằm trong thời gian công tác không.
- Sao kê tài khoản doanh nghiệp: đối chiếu khoản tạm ứng và hoàn ứng với từng chuyến đi.
- Tài khoản thuế điện tử: khi quyết toán, xem lại khoản chi công tác đã vào chi phí được trừ ở tờ khai năm trước để giữ cách làm nhất quán.
- Thư mục hồ sơ chuyến đi: mỗi chuyến một thư mục, tên theo ngày và người đi, chứa đủ giấy cử đi, vé, thẻ lên máy bay, hoá đơn, bằng chứng công việc.
Câu hỏi thường gặp
Mất thẻ lên máy bay thì chi phí vé có bị loại không?
Nếu có hoá đơn điện tử ghi tên doanh nghiệp và chứng từ thanh toán của doanh nghiệp thì chi phí vẫn có căn cứ. Có thể xin hãng xác nhận hành trình hoặc dùng lịch sử làm thủ tục trực tuyến để bổ sung.
Phụ cấp lưu trú có cần hoá đơn không?
Không. Đây là khoản doanh nghiệp chi cho người lao động theo quy chế, chứng từ là bảng thanh toán có chữ ký người nhận và chứng từ chi. Điều kiện là quy chế có ghi mức và cách tính.
Giám đốc đi công tác có cần giấy cử đi không?
Nên có, người duyệt có thể là chính giám đốc hoặc chủ sở hữu. Giấy cử đi của giám đốc là chứng từ hay thiếu nhất vì ai cũng nghĩ không cần, trong khi chi phí công tác của lãnh đạo lại là khoản bị hỏi nhiều.
Đặt phòng qua ứng dụng không xin được hoá đơn thì sao?
Nếu khách sạn trong nước, liên hệ khách sạn để xin hoá đơn ghi tên doanh nghiệp. Nếu nền tảng nước ngoài thu tiền và không có hoá đơn trong nước, giữ xác nhận đặt phòng, biên lai và chứng từ thanh toán; khoản này nên hạn chế vì dễ bị hỏi.
Đi công tác nước ngoài có khác gì không?
Nguyên tắc giống nhau, nhưng chứng từ ở nước ngoài thường là hoá đơn, biên lai nước ngoài; nên dịch những nội dung chính khi cần. Phụ cấp theo ngày đặt riêng mức cho nước ngoài trong quy chế.
Tạm ứng công tác bao lâu phải quyết toán?
Thời hạn do quy chế của doanh nghiệp đặt, thường vài ngày tới vài tuần sau chuyến đi. Quan trọng là thực hiện đúng quy chế; tạm ứng treo qua cuối năm là dấu hiệu bất thường trên báo cáo tài chính.
