Với công ty xây dựng, chi phí công trình bị loại nhiều nhất ở ba chỗ: vật tư mua của hộ kinh doanh không lấy hoá đơn, tiền giao cho đội trưởng khoán trọn phần việc mà không có chứng từ của từng người nhận, và vật tư mua vào lệch xa khối lượng nghiệm thu. Cát, đá, sỏi mua của người tự khai thác có thể dùng bảng kê; gạch, xi măng, sắt thép mua ở cửa hàng vật liệu thì phải có hoá đơn; nhân công khoán thì phải có hợp đồng, danh sách người làm và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đúng người.
Không có cách nào hợp thức hoá những khoản đã chi sai cách. Cái làm được là sắp lại cách mua và cách khoán ngay từ công trình kế tiếp, và cứu những khoản còn cứu được trong năm tài chính chưa quyết toán.
Vật tư: ba loại người bán, ba loại chứng từ
| Người bán | Hàng thường mua | Chứng từ để được trừ |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp, đại lý vật liệu | Xi măng, sắt thép, bê tông thương phẩm, thiết bị điện nước | Hoá đơn giá trị gia tăng, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng |
| Cửa hàng vật liệu là hộ kinh doanh | Gạch, cát đá mua lại, vật tư lặt vặt | Hoá đơn bán hàng của hộ |
| Người dân tự khai thác, tự làm ra | Cát, đá, sỏi, đất san lấp tự khai thác; tre, gỗ vườn nhà | Bảng kê thu mua theo mẫu, chứng từ trả tiền, phiếu cân hoặc biên bản giao nhận |
Chỗ hay sai là lập bảng kê cho cửa hàng vật liệu vì “họ không xuất hoá đơn”. Cửa hàng bán hàng mua lại là hộ kinh doanh, không phải người tự khai thác; bảng kê không thay được hoá đơn của họ. Từ năm 2026, khi phương pháp khoán thuế với hộ kinh doanh chấm dứt theo Nghị quyết 198/2025/QH15, phần lớn cửa hàng vật liệu có quy mô đã có hoá đơn điện tử. Lý do “không lấy được hoá đơn” ngày càng khó đứng.
Với cát, đá, sỏi mua theo bảng kê, cơ quan thuế thường hỏi thêm: người bán khai thác ở đâu, khối lượng một hộ bán ra có hợp lý không. Bảng kê cho vài trăm khối cát của một người trong một tháng mà không có gì về nguồn khai thác là bảng kê yếu. Việc khai thác khoáng sản còn chịu quản lý theo pháp luật riêng; nguồn gốc không rõ thì rủi ro không chỉ nằm ở thuế.
Khoán nhân công cho tổ đội: tiền đi tới ai
Mô hình phổ biến: công ty ký với một đội trưởng, giao khoán phần nhân công xây thô, chuyển tiền theo đợt cho đội trưởng, đội trưởng tự trả cho thợ. Trên sổ, cả khoản lớn này thường chỉ có một hợp đồng, một giấy biên nhận và vài lệnh chuyển tiền vào một tài khoản cá nhân. Đó là hồ sơ rất dễ bị loại, vì:
- Không chứng minh được ai là người thực sự làm và nhận bao nhiêu.
- Thu nhập của từng người thợ là thu nhập từ tiền công; công ty là tổ chức trả thu nhập, có nghĩa vụ khấu trừ 10% với khoản trả từ 2 triệu đồng mỗi lần cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng. Chuyển trọn cho đội trưởng không làm nghĩa vụ này biến mất.
- Nếu đội trưởng thực chất là người nhận thầu kinh doanh (tự lo cả vật tư, máy móc, thuê người), thì đội trưởng đang kinh doanh xây dựng và phải có hoá đơn, chứ không còn là người nhận tiền công.
Hồ sơ nên có với khoán nhân công: hợp đồng giao khoán ghi rõ phạm vi chỉ gồm nhân công; danh sách người lao động kèm số định danh cá nhân; bảng chấm công hoặc bảng khối lượng theo tổ; bảng thanh toán từng người có chữ ký; chứng từ khấu trừ thuế cho người thuộc diện; biên bản nghiệm thu khối lượng. Trả thẳng vào tài khoản của từng người thợ là cách chứng minh mạnh nhất.
Người thợ chỉ có thu nhập duy nhất từ công trình và ước tính cả năm chưa đến mức phải nộp thuế có thể làm bản cam kết để tạm chưa khấu trừ. Chi tiết điều kiện cam kết nằm ở bài khấu trừ 10% thu nhập vãng lai.
Thầu phụ là cá nhân nhận trọn gói
Có những phần việc giao cho một cá nhân làm trọn: lắp điện nước, làm trần thạch cao, sơn bả, gồm cả vật tư. Đây không còn là thuê nhân công mà là mua dịch vụ xây lắp của một người kinh doanh.
- Nếu người đó đã đăng ký hộ kinh doanh: lấy hoá đơn của hộ cho toàn bộ giá trị.
- Nếu chưa đăng ký: tách hợp đồng — công ty tự mua vật tư có hoá đơn, chỉ khoán phần nhân công cho người đó và khấu trừ thuế như với người lao động thời vụ.
- Không làm cách thứ ba: gộp trọn gói, trả cho cá nhân rồi lập bảng kê. Bảng kê không áp cho dịch vụ xây lắp của người kinh doanh.
Cách thứ hai còn giúp kiểm soát chất lượng vật tư, vì hoá đơn và vật tư đi thẳng về công ty.
Thuê máy thi công của cá nhân
Máy xúc, xe lu, xe ben thuê của cá nhân theo ca là khoản chi lớn ở công trình hạ tầng nhỏ. Về thuế, đây là thuê tài sản của cá nhân:
- Hợp đồng thuê ghi rõ máy, biển số hoặc số khung, đơn giá theo ca hoặc theo giờ, bên nào chịu nhiên liệu và người lái.
- Nhật ký ca máy có xác nhận của chỉ huy công trường.
- Chứng từ trả tiền vào tài khoản của chủ máy.
- Nghĩa vụ thuế của người cho thuê tài sản khi doanh thu cho thuê vượt ngưỡng; hợp đồng có thể thoả thuận công ty khai và nộp thay.
Nếu giá thuê gồm cả người lái, phần tiền công của người lái có thể được xem là thu nhập từ tiền công hoặc là một phần giá dịch vụ, tuỳ cách ký. Nên ký rõ một cách và làm theo cách đó. Nhiên liệu cho máy thuê chỉ nên lấy hoá đơn tên công ty khi hợp đồng ghi công ty chịu nhiên liệu.
Vật tư lệch khối lượng nghiệm thu
Đủ hoá đơn vẫn có thể bị loại nếu vật tư mua vào vượt xa khối lượng công trình cần. Khi kiểm tra, cơ quan thuế đặt ba tài liệu cạnh nhau: dự toán hoặc bảng khối lượng theo hợp đồng với chủ đầu tư, biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành, và vật tư đã xuất dùng cho công trình.
- Theo dõi vật tư theo từng công trình: nhập kho công trình, xuất dùng, tồn cuối kỳ, vật tư thu hồi.
- Hao hụt thi công ghi theo định mức hợp lý, phần vượt có biên bản giải thích (hư hỏng do mưa bão, sửa đổi thiết kế).
- Vật tư thừa chuyển công trình khác có phiếu điều chuyển, không “biến mất” trên sổ.
- Chi phí dở dang của công trình chưa bàn giao nằm trên sổ dở dang, không đẩy hết vào chi phí năm nay khi doanh thu chưa ghi nhận.
Vật tư mua vượt nhiều mà không giải thích được thường bị nghi mua hoá đơn để tăng chi phí. Đây là tình huống tệ hơn cả thiếu hoá đơn.
Cứu được gì trước khi quyết toán
- Vật tư của cửa hàng có hoá đơn điện tử nhưng chưa lấy: đề nghị lập hoá đơn ngay khi còn trong năm và quan hệ mua bán còn tiếp diễn.
- Nhân công khoán chưa có danh sách: làm việc với đội trưởng dựng lại danh sách, bảng thanh toán từng người có chữ ký, và thực hiện kê khai khấu trừ thuế cho các khoản thuộc diện. Muộn còn hơn không, nhưng tiền chậm nộp của phần thuế lẽ ra đã khấu trừ vẫn phát sinh.
- Máy thuê chưa có hợp đồng: bổ sung hợp đồng phản ánh đúng giao dịch đã xảy ra và ngày thực tế, không ký lùi ngày.
- Khoản không cứu được: tự loại khỏi chi phí khi quyết toán. Tự loại luôn tốt hơn để cơ quan thuế loại kèm phạt.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: tra các cửa hàng vật liệu, thầu phụ đang giao dịch để biết họ có mã số thuế kinh doanh, còn hoạt động không.
- Cổng hoá đơn điện tử: lọc hoá đơn đầu vào theo công trình (nếu hoá đơn có ghi tên công trình) và so với sổ kho công trình.
- Tài khoản thuế điện tử: kiểm tra các kỳ khai thuế thu nhập cá nhân đã có khoản khấu trừ của thợ thời vụ chưa; công ty thuê nhiều thợ mà tờ khai khấu trừ trống là dấu hiệu rõ.
- Cơ quan thuế quản lý: với công trình ở tỉnh khác, hỏi nghĩa vụ khai thuế tại nơi có công trình theo quy định quản lý thuế hiện hành, vì bộ văn bản quản lý thuế đã được thay mới từ 1/7/2026.
Câu hỏi thường gặp
Thợ không có tài khoản ngân hàng thì trả tiền mặt có được không?
Tiền công không đi kèm hoá đơn nên không vướng điều kiện thanh toán qua ngân hàng như mua hàng. Tuy vậy trả tiền mặt cần bảng thanh toán có chữ ký từng người và thông tin định danh; đây là chứng từ duy nhất chứng minh khoản chi.
Đội trưởng xuất được hoá đơn hộ kinh doanh cho phần nhân công có ổn không?
Nếu đội trưởng đăng ký hộ kinh doanh dịch vụ xây dựng và tự thuê người làm, thì mua dịch vụ của hộ và lấy hoá đơn là đúng bản chất. Khi đó công ty không khấu trừ thuế cho từng thợ; nghĩa vụ với thợ thuộc về hộ kinh doanh.
Mua cát của xe chở đến tận công trình, người lái không phải người khai thác thì sao?
Người chở và bán lại là người kinh doanh, không phải người tự khai thác, nên không thuộc diện bảng kê. Nên mua qua bên có hoá đơn và có nguồn gốc rõ ràng.
Công trình dài nhiều năm thì chi phí vật tư ghi vào năm nào?
Chi phí vật tư đi theo doanh thu của công trình: tập hợp vào chi phí dở dang, rồi kết chuyển tương ứng với phần doanh thu được ghi nhận theo nghiệm thu hoặc theo tiến độ. Đẩy hết vào năm mua là sai kỳ.
Phải lập bảng kê cát đá ngay khi mua hay cuối tháng?
Nên ghi ngay theo từng chuyến hoặc từng đợt mua, kèm phiếu cân hoặc biên bản giao nhận, rồi tổng hợp cuối tháng. Bảng kê dựng lại sau vài tháng thường thiếu thông tin người bán.
Tiền ăn, ở của công nhân tại công trình có được trừ không?
Chi phí lán trại, thuê chỗ ở và tiền ăn giữa ca cho người lao động là chi phí phục vụ thi công, được trừ khi có hợp đồng, hoá đơn hoặc chứng từ phù hợp và nằm trong quy chế. Tiền ăn ca trả bằng tiền cho người lao động còn liên quan tới thu nhập chịu thuế của họ.
