Công ty phần mềm cấp máy tính cho nhân viên: ghi tài sản cố định hay công cụ dụng cụ

Máy tính cấp cho nhân viên được ghi tài sản cố định khi từng máy (hoặc bộ máy dùng đồng bộ) đáp ứng đủ tiêu chuẩn tài sản cố định theo chế độ quản lý tài sản cố định hiện hành, trong đó có tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng trên một năm. Máy nào không đạt tiêu chuẩn giá trị thì ghi công cụ dụng cụ và phân bổ vào chi phí theo thời gian sử dụng. Cả hai cách đều thành chi phí được trừ theo thời gian nếu có hoá đơn, thanh toán đúng và máy thật sự dùng cho công việc.

Sai lầm hay gặp ở công ty phần mềm là gộp nhiều máy trên một hoá đơn thành một “tài sản” cho đủ tiêu chuẩn, hoặc ngược lại ghi hết giá trị một máy chủ đắt tiền vào chi phí trong tháng mua. Bài này dùng ví dụ số giả định để so sánh hai cách, và nói thêm về máy mang về nhà khi làm từ xa.

Tiêu chuẩn nào quyết định

Một thiết bị được ghi nhận là tài sản cố định hữu hình khi đồng thời thoả các tiêu chuẩn: chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng, thời gian sử dụng trên một năm, và nguyên giá xác định được một cách tin cậy từ mức giá trị tối thiểu theo quy định trở lên. Mức giá trị tối thiểu nằm trong văn bản hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định; nên tra văn bản đang hiệu lực thay vì nhớ theo con số cũ.

Với máy tính, câu hỏi thực tế là: đánh giá từng máy hay cả bộ? Nguyên tắc chung là xét từng tài sản độc lập. Một máy tính xách tay là một tài sản. Một hệ thống gồm nhiều bộ phận chỉ hoạt động được khi đi cùng nhau (ví dụ máy chủ cùng tủ đĩa lưu trữ và thiết bị mạng lắp đặt thành một cụm) có thể được xem là một tài sản. Ba mươi máy xách tay mua cùng một hoá đơn không phải một hệ thống, dù cùng cấu hình và cùng ngày giao.

Cách thứ nhất: ghi tài sản cố định, trích khấu hao

Áp dụng cho máy đạt tiêu chuẩn giá trị: máy chủ, máy trạm đồ hoạ cấu hình cao, thiết bị lưu trữ. Hồ sơ gồm:

• Hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên, đây cũng là điều kiện khấu trừ thuế GTGT theo Luật 48/2024/QH15).
• Biên bản giao nhận, đưa vào sử dụng, ghi ngày bắt đầu dùng.
• Thẻ tài sản cố định, quyết định thời gian khấu hao trong khung quy định cho nhóm thiết bị văn phòng, tin học.
• Bảng trích khấu hao hằng tháng.

Khấu hao bắt đầu từ ngày đưa vào sử dụng. Thời gian khấu hao chọn trong khung, đăng ký áp dụng nhất quán; không tự rút ngắn để đẩy chi phí vào năm có lãi.

Cách thứ hai: ghi công cụ dụng cụ, phân bổ

Áp dụng cho máy không đạt tiêu chuẩn giá trị, là trường hợp của phần lớn máy xách tay cấp cho lập trình viên. Giá trị được ghi vào chi phí trả trước rồi phân bổ dần theo thời gian sử dụng dự kiến, trong giới hạn thời gian phân bổ tối đa theo văn bản hướng dẫn hiện hành.

Hồ sơ gọn hơn tài sản cố định nhưng vẫn cần: hoá đơn, chứng từ thanh toán, biên bản giao máy cho từng nhân viên có số sê-ri, và bảng phân bổ. Không có biên bản giao máy thì khó chứng minh ba mươi chiếc máy đang dùng ở đâu, cho việc gì.

Ghi hết giá trị vào chi phí trong tháng mua chỉ hợp lý với thiết bị giá trị nhỏ, dùng ngắn (chuột, bàn phím, tai nghe). Với máy tính dùng nhiều năm, ghi một lần vào chi phí là không phản ánh đúng thời gian sử dụng và dễ bị điều chỉnh khi kiểm tra.

Ví dụ giả định: một đợt mua thiết bị

Giả sử công ty mua trong tháng 3: một máy chủ trị giá 180 triệu đồng chưa thuế và 20 máy xách tay, mỗi máy 24 triệu đồng chưa thuế, tổng 480 triệu đồng. Giả sử máy chủ đạt tiêu chuẩn tài sản cố định, máy xách tay không đạt tiêu chuẩn giá trị; thời gian khấu hao máy chủ chọn 4 năm, thời gian phân bổ máy xách tay 2 năm.

Thuế giá trị gia tăng đầu vào không phụ thuộc cách ghi sổ: mua máy dùng cho hoạt động chịu thuế thì khấu trừ theo hoá đơn. Nếu công ty có cả hoạt động không chịu thuế, phần đầu vào dùng chung phải phân bổ theo tỷ lệ doanh thu hoặc cách phân bổ hợp lý được ghi thành văn bản.

Máy mang về nhà khi làm việc từ xa

Công ty phần mềm cho nhân viên làm từ xa là chuyện bình thường. Máy ở nhà nhân viên vẫn là tài sản của công ty nếu:

• Có biên bản giao máy ghi rõ máy thuộc công ty, dùng cho công việc, trả lại khi nghỉ việc.
• Quy chế làm việc từ xa hoặc hợp đồng lao động có điều khoản về thiết bị.
• Công ty quản lý được máy (phần mềm quản lý thiết bị, danh sách kiểm kê định kỳ).

Trường hợp ngược lại, nhân viên dùng máy riêng của mình và công ty trả một khoản hỗ trợ hằng tháng, thì khoản hỗ trợ đó là tiền trả cho người lao động: cần quy chế, và xét thuế thu nhập cá nhân của người nhận theo tính chất khoản chi. Không ghi máy của nhân viên vào tài sản của công ty.

Nhân viên nghỉ việc, máy hỏng, máy cũ bán lại

Nhân viên nghỉ việc: thu hồi máy theo biên bản, giao cho người mới bằng biên bản mới. Nếu nhân viên không trả máy, công ty có căn cứ yêu cầu bồi thường theo biên bản giao máy; phần giá trị còn lại chưa phân bổ không tự động thành chi phí được trừ, mà cần hồ sơ xử lý bồi thường hoặc biên bản xác định nguyên nhân mất.

Máy hỏng không sửa được: lập biên bản đánh giá, hội đồng hoặc người có thẩm quyền ký, ghi hết giá trị còn lại vào chi phí nếu có căn cứ.

Bán máy cũ (cho nhân viên hoặc cho đơn vị thu mua): lập hoá đơn bán, kê khai thuế GTGT đầu ra, ghi thu nhập từ thanh lý. Bán cho nhân viên giá tượng trưng mà không có quy định nội bộ thì phần chênh so với giá thị trường có thể bị xem là thu nhập của nhân viên.

Tự kiểm tra ở đâu

Mỗi năm một lần, kiểm kê thiết bị: đối chiếu danh sách máy trên sổ tài sản, công cụ với biên bản giao máy và danh sách nhân viên đang làm. Máy nào có trên sổ mà không tìm thấy người đang dùng là việc phải xử lý trước khi quyết toán. Hoá đơn mua thiết bị tra trên cổng hoá đơn điện tử; thuế đầu vào đã khấu trừ xem trên tài khoản thuế điện tử. Tiêu chuẩn giá trị tài sản cố định, khung thời gian khấu hao và thời gian phân bổ tối đa nên tra văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý.