Tài sản đứng tên cá nhân — kể cả của giám đốc, chủ sở hữu — không phải tài sản của công ty, nên công ty không được trích khấu hao tài sản đó vào chi phí. Muốn chi phí liên quan tới tài sản này được trừ, phải chọn một trong ba đường có hồ sơ rõ ràng: góp vốn bằng tài sản, cho công ty thuê, hoặc bán lại cho công ty.
Cách “dùng chung” không giấy tờ gì, rồi công ty trả tiền sửa chữa, xăng xe, trích khấu hao, là cách làm phổ biến ở doanh nghiệp nhỏ và cũng là nguồn loại chi phí phổ biến nhất khi kiểm tra. Bài này so sánh ba đường đúng, chỉ ra hồ sơ và nghĩa vụ thuế đi kèm mỗi đường để chủ doanh nghiệp chọn cách hợp với mình.
Vì sao “dùng chung” không được
Chi phí khấu hao chỉ được trừ với tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, có hoá đơn chứng từ, được theo dõi trên sổ (trừ tài sản thuê tài chính và một số trường hợp đặc thù theo văn bản hướng dẫn). Xe đăng ký tên giám đốc, nhà đứng tên vợ chồng chủ doanh nghiệp, máy móc do cá nhân mua — về pháp lý đều là tài sản của cá nhân.
Khi không có hợp đồng nào giữa cá nhân và công ty, các khoản công ty chi cho tài sản đó (sửa chữa, bảo hiểm, nhiên liệu, phí) rất dễ bị xem là chi cho cá nhân. Thuế đầu vào của những khoản này cũng bị xem lại.
Ba đường đúng, so sánh nhanh
| Góp vốn | Cho công ty thuê | Bán cho công ty | |
|---|---|---|---|
| Quyền sở hữu | Chuyển sang công ty | Vẫn là của cá nhân | Chuyển sang công ty |
| Chi phí được trừ | Khấu hao theo giá trị góp vốn | Tiền thuê, chi phí theo hợp đồng | Khấu hao theo giá mua |
| Tiền đi ra | Không, đổi lại phần vốn | Tiền thuê định kỳ | Tiền mua một lần hoặc nhiều đợt |
| Thuế của cá nhân | Xem quy định về góp vốn bằng tài sản | Thuế với thu nhập cho thuê tài sản | Tuỳ loại tài sản (bất động sản, xe…) |
| Hợp với | Tài sản gắn lâu dài với kinh doanh | Tài sản cá nhân vẫn muốn giữ | Tài sản không còn dùng riêng |
Đường thứ nhất: góp vốn bằng tài sản
Góp vốn bằng tài sản làm tài sản trở thành của công ty, đổi lại cá nhân có thêm phần vốn góp. Hồ sơ gồm:
- Nghị quyết hoặc quyết định chấp thuận góp vốn bằng tài sản theo điều lệ.
- Biên bản định giá tài sản góp vốn theo quy định của pháp luật doanh nghiệp.
- Thủ tục chuyển quyền sở hữu sang công ty với tài sản phải đăng ký (xe, nhà đất), và biên bản giao nhận.
- Đăng ký thay đổi vốn điều lệ nếu phần góp làm tăng vốn.
Sau khi hoàn tất, công ty trích khấu hao theo giá trị được ghi nhận và các quy định chung (với xe chở người từ 9 chỗ trở xuống vẫn áp mức khống chế). Định giá cao bất thường so với thị trường để khấu hao nhiều hơn là rủi ro, vì cơ quan thuế có thể xem xét lại.
Đường thứ hai: cá nhân cho công ty thuê
Đây là cách hay dùng nhất với xe, nhà của chủ doanh nghiệp. Hồ sơ gồm:
- Hợp đồng thuê nêu tài sản, thời hạn, giá thuê, cách thanh toán, và bên nào chịu chi phí gì (nhiên liệu, sửa chữa, bảo hiểm, thuế).
- Chứng từ trả tiền thuê, tốt nhất chuyển khoản vào tài khoản của người cho thuê.
- Chứng từ nghĩa vụ thuế của người cho thuê khi thu nhập cho thuê thuộc diện phải nộp thuế. Hợp đồng có thể thoả thuận công ty khai và nộp thay.
Khi hợp đồng ghi công ty chịu chi phí nhiên liệu, sửa chữa, các khoản này có căn cứ để được trừ nếu có hoá đơn ghi tên công ty. Không có điều khoản này, hoá đơn sửa xe của người khác mà ghi tên công ty sẽ bị hỏi.
Giá thuê nên phù hợp mặt bằng thị trường. Giá thuê quá cao so với giá trị tài sản dễ bị xem là chuyển lợi nhuận ra cho cá nhân. Nghĩa vụ thuế của người cho thuê tài sản và cách khai thay có thể xem thêm ở chuyên mục cho thuê tài sản của Thuế Phí.
Đường thứ ba: bán lại cho công ty
Cá nhân bán tài sản cho công ty như bán cho bất kỳ ai. Với xe, nhà đất, cần hợp đồng mua bán theo đúng hình thức pháp luật yêu cầu, sang tên sang công ty, công ty thanh toán qua ngân hàng.
Cá nhân không kinh doanh bán tài sản thường không có hoá đơn; khi đó chứng từ của công ty là hợp đồng mua bán, chứng từ thanh toán, hồ sơ sang tên, và bảng kê theo mẫu nếu văn bản hướng dẫn yêu cầu. Thuế giá trị gia tăng đầu vào không có, vì không có hoá đơn giá trị gia tăng.
Với bất động sản, bên bán nộp thuế thu nhập cá nhân 2% trên giá chuyển nhượng, và bên nhận chuyển nhượng nộp lệ phí trước bạ nhà đất 0,5%. Chi phí sang tên được tính vào nguyên giá tài sản của công ty.
Nhân viên dùng xe riêng đi công việc: khoán hay thanh toán theo thực tế
Với xe máy, xe con của nhân viên dùng đi giao dịch, không cần thuê xe. Hai cách phổ biến:
- Khoán: quy chế ghi mức khoán theo vị trí, tính cùng lương. Đơn giản, nhưng cần xem khoản khoán này có tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của nhân viên hay không theo thông tư hướng dẫn hiện hành.
- Thanh toán theo thực tế: nhân viên nộp hoá đơn nhiên liệu ghi tên công ty, kèm lịch công tác. Có hoá đơn thì chi phí rõ ràng hơn.
Không nên để nhân viên đổ nhiên liệu cho xe riêng rồi lấy hoá đơn ghi tên công ty mà không có lịch công tác hay quy chế đi kèm. Mỗi hoá đơn nhỏ thì không đáng kể, nhưng cộng cả năm thành một khoản lớn và rất khó giải thích khi bị hỏi xe nào, đi việc gì.
Dù chọn cách nào, cần quy chế bằng văn bản để khi bị hỏi có căn cứ. Đừng để mỗi phòng làm một kiểu.
Tự kiểm tra ở đâu
- Bảng tài sản cố định trong phần mềm kế toán: tài sản nào không có giấy tờ đứng tên công ty thì đánh dấu, dừng trích khấu hao cho tới khi xử lý xong.
- Cổng hoá đơn điện tử: lọc hoá đơn sửa chữa, nhiên liệu, bảo hiểm của xe không thuộc công ty.
- Kho hợp đồng: mỗi tài sản cá nhân đang dùng cho công ty có hợp đồng thuê hoặc hồ sơ góp vốn chưa.
- Tài khoản thuế điện tử: nếu công ty khai thuế thay cho người cho thuê, kiểm tra các kỳ đã khai và đã nộp.
Câu hỏi thường gặp
Công ty trả tiền sửa xe của giám đốc, có hợp đồng thuê xe miễn phí thì có được trừ không?
Hợp đồng mượn không trả tiền thuê vẫn có thể ghi công ty chịu chi phí vận hành, nhưng cơ quan thuế sẽ xem kỹ việc xe có thật sự phục vụ kinh doanh không. Hợp đồng thuê có giá thuê hợp lý và điều khoản chi phí rõ ràng thường thuyết phục hơn.
Thuê nhà của giám đốc làm văn phòng có được không?
Được. Cần hợp đồng thuê, giá thuê phù hợp thị trường, chứng từ trả tiền và thực hiện nghĩa vụ thuế với thu nhập cho thuê theo quy định. Địa chỉ đăng ký trụ sở nên khớp với địa chỉ nhà thuê.
Góp vốn bằng xe có phải nộp lệ phí trước bạ không?
Chuyển quyền sở hữu xe sang công ty là một lần đăng ký xe mới cho công ty, và quy định về lệ phí trước bạ với tài sản góp vốn có những trường hợp riêng. Nên tra quy định lệ phí trước bạ hiện hành trước khi làm.
Tài sản cá nhân đã được công ty trích khấu hao nhiều năm, giờ xử lý sao?
Dừng trích ngay và xem lại các năm đã trích. Phần khấu hao đã tính vào chi phí được trừ các năm trước có rủi ro bị loại; cân nhắc khai bổ sung trước khi bị kiểm tra, và chọn một trong ba đường hợp pháp cho giai đoạn tiếp theo.
Hợp đồng thuê tài sản của cá nhân có phải công chứng không?
Tuỳ loại tài sản và quy định của pháp luật dân sự tại thời điểm ký. Với thuê nhà, thuê xe thông thường, hợp đồng bằng văn bản có chữ ký hai bên thường đủ về mặt thuế; công chứng giúp tăng giá trị chứng cứ.
Doanh nghiệp tư nhân thì tài sản của chủ có phải tài sản của doanh nghiệp không?
Doanh nghiệp tư nhân không có tư cách pháp nhân tách khỏi chủ, nên việc ghi nhận tài sản có những đặc thù riêng. Cách hạch toán và điều kiện trích khấu hao cho tài sản đứng tên chủ doanh nghiệp tư nhân nên hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc người làm kế toán có kinh nghiệm với loại hình này.
Điện thoại cá nhân của nhân viên dùng cho công việc thì công ty chi gì được?
Cách thường dùng là phụ cấp điện thoại theo quy chế hoặc thanh toán cước theo hoá đơn ghi tên công ty cho thuê bao dùng cho công việc. Mua máy cho nhân viên thì máy là tài sản, công cụ của công ty, có biên bản giao.
