Nhà hàng trả tiền nhà cung cấp mỗi ngày: trả theo từng hoá đơn hay gom công nợ chuyển khoản định kỳ

Với nhà hàng nhập hàng tươi hằng ngày, gom công nợ rồi chuyển khoản định kỳ theo bảng đối chiếu thường là cách an toàn hơn trả tiền mặt từng lần. Lý do: Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 yêu cầu hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ, và chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp cũng có điều kiện thanh toán tương tự theo ngưỡng tại văn bản hướng dẫn hiện hành. Trả tiền mặt ngay mỗi sáng chỉ an toàn khi mọi hoá đơn đều dưới ngưỡng và việc đó phản ánh đúng thực tế giao hàng.

Cách trả từng lần bằng tiền mặt hay dẫn tới một thói quen nguy hiểm: đề nghị người bán tách hoá đơn cho dưới ngưỡng. Bài này so sánh hai cách bằng ví dụ số giả định và nói rõ vì sao việc tách hoá đơn là rủi ro chứ không phải giải pháp.

Nhịp nhập hàng của nhà hàng khác các ngành khác thế nào

Một nhà hàng cỡ vừa thường có năm đến mười nhà cung cấp cố định: rau, thịt, hải sản, đồ khô, đồ uống, gas, đá viên. Mỗi nhà giao một hoặc hai lần mỗi ngày. Người nhận hàng là bếp trưởng hoặc nhân viên ca sáng, người trả tiền thường là thu ngân lấy từ két.

Nếu mỗi lần giao đều có hoá đơn riêng, một tháng nhà hàng có thể nhận vài trăm hoá đơn đầu vào. Phần lớn dưới 5 triệu đồng, nhưng hải sản, thịt, đồ uống theo thùng rất dễ vượt ngưỡng vào ngày cuối tuần hoặc ngày có tiệc. Đó là những hoá đơn hay mất khấu trừ vì đã trả tiền mặt theo thói quen.

Cách thứ nhất: trả tiền mặt theo từng hoá đơn

Ưu điểm dễ thấy: người giao hàng nhận tiền ngay, nhà cung cấp nhỏ thích, không phát sinh công nợ phải theo dõi. Nhược điểm:

• Hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên trả tiền mặt không được khấu trừ thuế đầu vào, và có thể không được tính vào chi phí được trừ nếu vượt ngưỡng áp dụng cho chi phí.
• Tiền mặt ra khỏi két không có dấu vết ngân hàng, chỉ còn phiếu chi. Nếu phiếu chi không có chữ ký người nhận hoặc ký tên người khác, khó chứng minh tiền đã đến đúng người bán.
• Két tiền mặt nhiều thì rủi ro nội bộ nhiều: thất thoát, nhầm lẫn giữa tiền bán hàng và tiền trả hàng.

Cách thứ hai: gom công nợ, chuyển khoản định kỳ

Nhà hàng thoả thuận với từng nhà cung cấp một kỳ thanh toán (hằng tuần, nửa tháng hoặc hằng tháng). Mỗi lần giao hàng vẫn có hoá đơn, nhưng không trả tiền ngay. Cuối kỳ:

1. Hai bên lập biên bản đối chiếu công nợ liệt kê từng hoá đơn trong kỳ.
2. Nhà hàng chuyển khoản một lần từ tài khoản công ty sang tài khoản nhà cung cấp, nội dung ghi kỳ đối chiếu.
3. Kế toán ghép lệnh chuyển khoản với danh sách hoá đơn trong biên bản.

Một lần chuyển khoản trả cho nhiều hoá đơn là hợp lệ khi có bảng kê hoặc biên bản chỉ rõ trả cho hoá đơn nào. Hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp nên ghi rõ kỳ thanh toán và hình thức chuyển khoản.

Ví dụ giả định: một tháng của nhà hàng hải sản

Giả sử một nhà hàng mua hải sản của một nhà cung cấp, trong tháng có 26 hoá đơn, tổng 180 triệu đồng chưa thuế, trong đó 9 hoá đơn ngày cuối tuần mỗi hoá đơn từ 7 đến 12 triệu đồng, tổng 85 triệu đồng. Giả sử thuế suất trên hoá đơn là 5% cho mặt hàng này; thuế suất thật phụ thuộc mặt hàng và chính sách đang áp dụng.

Một tháng mất 4,25 triệu đồng khấu trừ, một năm khoảng 51 triệu đồng chỉ với một nhà cung cấp, chưa tính rủi ro phần chi phí. Trong khi việc thêm vào chỉ là hai biên bản mỗi tháng. Nhân lên cho năm, bảy nhà cung cấp cố định, khoản mất đi đủ để trả lương một nhân viên phục vụ, và đó là tiền mất vì thói quen chứ không vì quy định khó.

Tách hoá đơn cho dưới 5 triệu: vì sao không nên

Có nhà hàng đề nghị người bán tách một lần giao 12 triệu thành ba hoá đơn 4 triệu để tiếp tục trả tiền mặt. Cách này không làm giao dịch thay đổi bản chất: vẫn là một lần giao hàng, cùng người bán, cùng ngày. Dữ liệu hoá đơn điện tử cho thấy rõ nhiều hoá đơn liền số, cùng thời điểm, cùng người mua. Khi bị kiểm tra, cơ quan thuế có thể xem xét theo bản chất giao dịch và loại khấu trừ của cả nhóm.

Ngoài rủi ro thuế, việc tách hoá đơn làm hỏng số liệu của chính nhà hàng: không đo được giá mua trung bình, không đối chiếu được sản lượng. Cách đúng là đổi cách trả tiền, không phải đổi cách lập hoá đơn.

Chuyển sang cách gom công nợ trong một tuần

Đổi thói quen trả tiền của cả bếp không khó nếu làm theo thứ tự:

1. Ngày 1–2: lập danh sách nhà cung cấp cố định, ghi số tài khoản, tên chủ tài khoản, kỳ thanh toán mong muốn. Gọi từng nhà để thống nhất.
2. Ngày 3: ký hợp đồng nguyên tắc hoặc phụ lục ghi kỳ đối chiếu, hình thức chuyển khoản, người được ký nhận hàng ở nhà hàng.
3. Ngày 4: hướng dẫn bếp và thu ngân: người giao hàng chỉ để lại hoá đơn hoặc phiếu giao, không nhận tiền từ két nữa. Đặt một khay hoặc thư mục cố định để gom phiếu giao hằng ngày.
4. Ngày 5–7: kế toán nhập hoá đơn hằng ngày từ cổng hoá đơn điện tử, đối chiếu với phiếu giao trong khay; lệch thì hỏi ngay trong ngày.

Giữ lại một khoản quỹ tiền mặt nhỏ cho các món mua lẻ đột xuất (thiếu chanh, thiếu đá), mỗi lần đều dưới ngưỡng và có hoá đơn hoặc bảng kê. Phần lớn giá trị mua vào khi đó đã chạy qua ngân hàng.

Nhà cung cấp nhỏ không có tài khoản doanh nghiệp

Nhiều nhà cung cấp rau, thịt là hộ kinh doanh hoặc cá nhân. Một số điểm cần làm rõ:

• Chuyển khoản vào tài khoản đứng tên chủ hộ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan thuế là cách thường được chấp nhận; nên ghi số tài khoản vào hợp đồng.
• Không chuyển vào tài khoản của người giao hàng, người thân của chủ hộ, trừ khi có văn bản uỷ quyền nhận tiền và việc đó được ghi trong hợp đồng.
• Nếu người bán là người trực tiếp sản xuất, đánh bắt không kinh doanh thường xuyên, chứng từ có thể là bảng kê thu mua theo quy định; hãy kiểm lại điều kiện đang áp dụng trước khi dùng.

Tự kiểm tra ở đâu

Mỗi tháng, tải danh sách hoá đơn đầu vào trên cổng hoá đơn điện tử, lọc các hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên, và với từng hoá đơn tìm lệnh chuyển khoản tương ứng trên sao kê ngân hàng. Hoá đơn nào chưa có chứng từ thanh toán thì ghi vào danh sách theo dõi đến hạn thanh toán. Số thuế đầu vào đã khấu trừ xem trên tài khoản thuế điện tử. Trước khi ký với nhà cung cấp mới, tra trang tra cứu thông tin người nộp thuế để chắc mã số thuế đang hoạt động.