Khi hoá đơn đầu vào ghi thuế suất sai, bên mua không nên khấu trừ theo con số sai, dù con số đó có lợi. Theo nguyên tắc được hướng dẫn lâu nay: hoá đơn ghi thuế suất cao hơn quy định thì chỉ được khấu trừ theo thuế suất đúng; ghi thấp hơn thì khấu trừ theo số ghi trên hoá đơn. Nói gọn: bên mua luôn nhận phần thấp hơn trong hai con số.
Việc tiếp theo là đề nghị người bán lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế để hai bên cùng khớp. Để hoá đơn sai nằm im, bên mua vừa có nguy cơ bị loại một phần thuế đầu vào, vừa có thể đã trả thừa tiền cho người bán mà không đòi lại được. Nguyên tắc trên đến từ hướng dẫn luật cũ; khi áp dụng cho kỳ hiện tại, đối chiếu lại với văn bản hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15.
Ba kiểu sai thuế suất gặp nhiều nhất
| Kiểu sai | Ví dụ hay gặp | Hướng xét với bên mua |
|---|---|---|
| Quên áp mức giảm thuế đang có hiệu lực | Hàng thuộc diện được giảm 2% theo nghị quyết của Quốc hội nhưng hoá đơn vẫn ghi 10% | Chỉ khấu trừ theo mức đúng sau giảm |
| Áp mức cao cho hàng thuộc nhóm thấp | Hàng thuộc nhóm 5% bị ghi 10% | Chỉ khấu trừ theo 5% |
| Áp mức thấp cho hàng thuộc nhóm cao | Áp mức giảm cho hàng không thuộc diện giảm; ghi 5% cho hàng 10% | Khấu trừ theo số ghi trên hoá đơn; người bán phải khai bổ sung phần thuế thiếu |
Nhóm hàng nào được giảm và giảm đến khi nào phụ thuộc từng nghị quyết, từng thời kỳ. Không nên nhớ theo năm trước; tra văn bản đang áp dụng cho đúng ngày lập hoá đơn. Nếu cần bảng phân nhóm, xem thêm phần thuế suất theo thời kỳ trên Thuế Suất.
Vì sao bên mua không “hưởng” phần thuế ghi dư
Nhiều người nghĩ: người bán ghi 10% thì người bán nộp 10%, bên mua khấu trừ 10%, cả chuỗi vẫn cân nên chẳng ai thiệt. Lập luận này có hai lỗ hổng.
Thứ nhất, số thuế đầu vào được khấu trừ phải tương ứng với thuế suất áp đúng cho hàng hoá đó. Cơ quan thuế đối chiếu mặt hàng với nhóm thuế suất, không đối chiếu người bán đã nộp bao nhiêu. Phần ghi dư bị loại ở phía bên mua ngay cả khi người bán đã nộp đủ.
Thứ hai, bên mua đã trả tiền theo tổng hoá đơn. Giả sử một lô hàng giá chưa thuế 200 triệu đồng thuộc diện được giảm còn 8%, người bán lại ghi 10%:
- Tổng tiền trên hoá đơn: 220 triệu đồng; đáng lẽ là 216 triệu đồng.
- Bên mua được khấu trừ 16 triệu đồng, không phải 20 triệu đồng.
- 4 triệu đồng chênh lệch là tiền bên mua đã trả thừa. Không đòi lại thì khoản này nằm treo trên sổ, không phải thuế, cũng không hẳn là chi phí.
Vì vậy xử lý hoá đơn sai thuế suất không chỉ là chuyện tờ khai, mà còn là chuyện đòi lại tiền từ người bán.
Đề nghị người bán sửa: điều chỉnh hay thay thế
Việc sửa hoá đơn là của người bán. Bên mua chỉ cần yêu cầu đúng và giữ bằng chứng:
- Gửi văn bản hoặc thư điện tử nêu số hoá đơn, ngày lập, mặt hàng, thuế suất đã ghi và thuế suất đúng kèm căn cứ.
- Thống nhất cách sửa: lập hoá đơn điều chỉnh giảm phần thuế ghi dư, hoặc lập hoá đơn thay thế hoá đơn sai. Hình thức nào dùng cho trường hợp nào do quy định về hoá đơn điện tử quyết định; từ ngày 1/7/2026 đọc theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
- Thống nhất phần tiền: người bán trả lại khoản chênh, hoặc trừ vào công nợ lần sau. Ghi rõ trong biên bản hoặc thư xác nhận.
- Kiểm tra hoá đơn mới trên cổng hoá đơn điện tử trước khi nhập vào phần mềm kế toán: hoá đơn mới phải liên kết đúng với hoá đơn gốc.
Không tự lập biên bản “thống nhất thuế suất” rồi tự sửa số trên tờ khai mà không có hoá đơn mới. Tờ khai của bên mua khi đó lệch với dữ liệu hoá đơn trên hệ thống, và việc lệch đó bị phát hiện trước tiên.
Kê khai kỳ nào khi có hoá đơn điều chỉnh
Theo cách hướng dẫn lâu nay với hoá đơn điện tử, hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế được kê khai vào kỳ lập hoá đơn điều chỉnh, thay thế, không quay lại sửa tờ khai kỳ của hoá đơn gốc. Kiểm tra lại quy định này theo Thông tư 89/2026/TT-BTC và Thông tư 91/2026/TT-BTC trước khi áp dụng cho hoá đơn từ tháng 7/2026.
Trình tự thực tế:
- Kỳ nhận hoá đơn sai: nếu đã phát hiện sai trước khi nộp tờ khai, chỉ khấu trừ theo thuế suất đúng và ghi chú lý do. Nếu phát hiện sau, không cần khai bổ sung ngay khi người bán đã cam kết lập hoá đơn điều chỉnh sớm; nhưng phải theo dõi.
- Kỳ nhận hoá đơn điều chỉnh giảm: ghi giảm thuế đầu vào tương ứng.
- Người bán không chịu điều chỉnh: bên mua chủ động chỉ khấu trừ theo mức đúng, và nếu kỳ trước đã khấu trừ theo mức sai thì khai bổ sung giảm cho kỳ đó.
Nguyên tắc chung khi phân vân: khấu trừ ít hơn còn sửa được, khấu trừ dư thì phát sinh tiền chậm nộp.
Trường hợp ghi thấp hơn: người bán thiệt, bên mua vẫn phải cẩn thận
Khi hoá đơn ghi thuế suất thấp hơn quy định, bên mua khấu trừ theo số ghi trên hoá đơn và không bị thiệt về thuế. Nhưng có hai việc vẫn nên làm:
- Báo cho người bán. Người bán sẽ phải khai bổ sung phần thuế thiếu và thường muốn lập hoá đơn điều chỉnh tăng để thu thêm tiền từ bên mua. Hợp đồng ghi giá đã gồm thuế hay chưa gồm thuế sẽ quyết định ai chịu phần chênh, nên đọc lại điều khoản giá trước khi đồng ý.
- Không tự nâng số thuế đầu vào lên theo mức đúng. Chỉ khi nhận hoá đơn điều chỉnh tăng thì mới khấu trừ thêm phần tăng đó.
Người bán áp nhầm mức giảm thuế cho hàng không được giảm là lỗi khá phổ biến ở những đợt đầu áp dụng chính sách giảm thuế, khi danh mục loại trừ dài và nhiều mã hàng giáp ranh.
Chặn sai từ khâu nhận hoá đơn
Sửa hoá đơn tốn thời gian của cả hai bên. Cách rẻ hơn là bắt lỗi ngay khi hoá đơn về:
- Gắn nhóm thuế suất cho từng mã hàng thường mua trong danh mục vật tư trên phần mềm kế toán. Hoá đơn về có thuế suất khác nhóm đã gắn thì phần mềm hoặc người nhập phải dừng lại hỏi.
- Cập nhật danh mục mỗi khi có chính sách giảm thuế mới hoặc hết hạn, ghi ngày bắt đầu, ngày kết thúc.
- Đưa thuế suất vào đơn đặt hàng: đơn đặt hàng ghi rõ giá chưa thuế và thuế suất dự kiến, người bán lập hoá đơn lệch là thấy ngay.
- Dặn người bán quen gửi bản nháp hoá đơn với lô hàng lớn trước khi phát hành.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng hoá đơn điện tử: xem chi tiết từng dòng hàng, thuế suất, và các hoá đơn điều chỉnh, thay thế liên kết với hoá đơn gốc.
- Tài khoản thuế điện tử: đối chiếu số thuế đầu vào đã khai theo kỳ với bảng tổng hợp hoá đơn sau điều chỉnh.
- Văn bản về giảm thuế đang hiệu lực trên cổng thông tin của cơ quan thuế hoặc cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật: đọc phụ lục danh mục hàng không được giảm.
- Cơ quan thuế quản lý: khi một mặt hàng nằm ở vùng giáp ranh giữa hai nhóm thuế suất, hỏi bằng văn bản và lưu câu trả lời cùng hồ sơ.
Nếu hoá đơn sai đã được kê khai từ vài kỳ trước, việc rà lại đi theo cùng quy trình với hoá đơn đầu vào kê khai sót: xác định kỳ, lập tờ khai bổ sung, nộp phần chênh.
Câu hỏi thường gặp
Người bán đã nộp thuế 10% rồi, sao bên mua không được khấu trừ 10%?
Vì thuế đầu vào được khấu trừ phải đúng với thuế suất áp cho mặt hàng. Người bán nộp dư là chuyện người bán tự điều chỉnh; bên mua chỉ được nhận phần đúng. Lập hoá đơn điều chỉnh là cách để cả hai bên cùng về đúng số.
Hoá đơn sai thuế suất có bị coi là hoá đơn không hợp pháp không?
Hoá đơn sai thuế suất là hoá đơn có sai sót, cần xử lý theo quy định về hoá đơn điện tử; không đồng nghĩa với hoá đơn bất hợp pháp. Bên mua vẫn được khấu trừ phần đúng và chi phí vẫn được xem xét bình thường.
Người bán đã giải thể, không lập được hoá đơn điều chỉnh thì sao?
Bên mua chỉ khấu trừ theo thuế suất đúng. Phần thuế ghi dư đã trả cho người bán là khoản khó thu hồi; giữ lại thư từ đề nghị điều chỉnh để làm căn cứ khi xử lý trên sổ và khi được hỏi.
Giảm thuế 2% còn áp dụng tới khi nào?
Mỗi đợt giảm thuế có thời hạn và danh mục riêng theo nghị quyết của Quốc hội và văn bản hướng dẫn. Tra văn bản đang có hiệu lực tại ngày lập hoá đơn, không suy theo đợt trước.
Hàng nhập khẩu có tờ khai hải quan ghi sai thuế suất giá trị gia tăng thì sao?
Với hàng nhập khẩu, căn cứ khấu trừ là chứng từ nộp thuế ở khâu nhập khẩu. Sai thuế suất trên tờ khai hải quan phải xử lý theo thủ tục khai bổ sung với cơ quan hải quan, không sửa ở tờ khai thuế nội địa.
Có nên chờ đủ hoá đơn điều chỉnh rồi mới trả tiền hàng không?
Nếu số chênh đáng kể, nên thoả thuận trả theo số đúng hoặc giữ lại phần chênh cho tới khi có hoá đơn điều chỉnh. Nhớ rằng hoá đơn từ 5 triệu đồng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, nên việc giữ lại cần ghi rõ trong thư xác nhận để không bị hiểu là chưa thanh toán vô cớ.
