Khi nhà cung cấp nước ngoài đã đăng ký, tự kê khai và nộp thuế tại Việt Nam qua cổng thông tin dành cho nhà cung cấp nước ngoài, hướng áp dụng hiện nay là bên mua không phải khấu trừ, nộp thay thuế nhà thầu cho khoản đó. Nhưng bên mua cũng không có căn cứ để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào, vì không có hoá đơn giá trị gia tăng Việt Nam và không có chứng từ nộp thuế thay. Khoản chi vẫn được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đủ hồ sơ.
Ba kết luận đó độc lập với nhau, và kế toán hay gộp chúng thành một: hoặc khấu trừ luôn thuế giá trị gia tăng (sai), hoặc loại luôn khỏi chi phí vì “không có hoá đơn” (thiệt). Quy định về trách nhiệm của bên mua cũng vừa thay đổi cùng bộ văn bản hướng dẫn quản lý thuế có hiệu lực từ 1/7/2026, nên phần dưới đây ghi rõ chỗ nào đã chắc, chỗ nào nên hỏi cơ quan thuế.
Nhà cung cấp “đã đăng ký” nghĩa là gì
Tổ chức nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng cung cấp dịch vụ qua kênh thương mại điện tử, nền tảng số có thể đăng ký thuế, kê khai và nộp thuế trực tiếp qua cổng thông tin điện tử dành cho nhà cung cấp nước ngoài của cơ quan thuế. Danh sách các nhà cung cấp đã đăng ký được công khai trên cổng này.
Khi đã đăng ký, nhà cung cấp tự tính và nộp phần thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp trên doanh thu từ Việt Nam. Đây là lý do cơ quan thuế không muốn cùng một khoản doanh thu bị nộp hai lần — một lần do nhà cung cấp tự nộp, một lần do bên mua nộp thay.
Lưu ý: nhiều tập đoàn có nhiều pháp nhân. Pháp nhân phát hành hoá đơn cho doanh nghiệp mình phải là pháp nhân có trong danh sách đã đăng ký; tên thương hiệu trùng không đủ.
Câu hỏi thứ nhất: bên mua có phải nộp thay thuế nhà thầu không
Hướng đang được áp dụng: nhà cung cấp đã đăng ký và tự kê khai thì bên mua không khấu trừ, nộp thay cho khoản đó. Một số trả lời gần đây của cơ quan thuế địa phương cho các trường hợp mua dịch vụ số cụ thể cũng đi theo hướng này.
Tuy vậy cần nhớ ba điều:
- Quy định về trách nhiệm khấu trừ của bên mua đã thay đổi giữa năm 2026 cùng bộ văn bản hướng dẫn quản lý thuế mới, trong đó có Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC. Cách áp dụng cho từng tình huống còn đang được hướng dẫn thêm.
- Văn bản trả lời của cơ quan thuế cho một doanh nghiệp là trả lời cá biệt, không phải văn bản quy phạm. Nó cho biết cách hiểu của cơ quan thuế, nhưng không tự động áp cho mọi trường hợp.
- Cách làm của các năm trước 2026 có thể khác. Không dùng lại mẫu xử lý cũ mà không đối chiếu.
Với khoản chi lớn hoặc lặp lại nhiều, cách an toàn nhất là gửi câu hỏi bằng văn bản tới cơ quan thuế quản lý, nêu rõ nhà cung cấp, pháp nhân phát hành hoá đơn và việc nhà cung cấp có trong danh sách đã đăng ký.
Câu hỏi thứ hai: có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không
Không. Luật 48/2024/QH15 cho khấu trừ khi có hoá đơn giá trị gia tăng, chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế thay nhà cung cấp nước ngoài. Khi nhà cung cấp tự kê khai:
- Doanh nghiệp chỉ nhận hoá đơn thương mại của nhà cung cấp — không phải hoá đơn giá trị gia tăng Việt Nam, kể cả khi trên đó có dòng ghi thuế.
- Doanh nghiệp không nộp thay nên không có chứng từ nộp thuế thay.
Vì vậy không có căn cứ để khấu trừ. Đây là chỗ sai phổ biến nhất: kế toán thấy dòng thuế ghi bằng tiếng nước ngoài trên hoá đơn thương mại và đưa vào tờ khai. Khi bị phát hiện, số đã khấu trừ bị truy thu cộng tiền chậm nộp cho toàn bộ thuê bao nhiều năm.
Phần thuế giá trị gia tăng mà doanh nghiệp đã trả cho nhà cung cấp (nằm trong giá) trở thành một phần chi phí mua dịch vụ.
Câu hỏi thứ ba: có được tính vào chi phí được trừ không
Có, nếu đủ hồ sơ. Việc không có hoá đơn giá trị gia tăng Việt Nam không làm khoản chi mất tư cách chi phí được trừ, vì với giao dịch mua dịch vụ của tổ chức nước ngoài, chứng từ hợp lệ là hoá đơn thương mại cùng các tài liệu liên quan. Bộ hồ sơ nên có:
| Tài liệu | Ghi chú |
|---|---|
| Hoá đơn thương mại, biên nhận | Ghi tên doanh nghiệp, không ghi tên cá nhân |
| Điều khoản dịch vụ hoặc hợp đồng | Lưu bản tại thời điểm mua, vì nhà cung cấp hay cập nhật |
| Chứng từ thanh toán | Sao kê thẻ doanh nghiệp hoặc điện chuyển tiền |
| Chứng minh dùng cho kinh doanh | Tài khoản gắn với nhân viên nào, dùng cho việc gì |
| Kết quả tra cứu nhà cung cấp | Ảnh chụp danh sách đã đăng ký trên cổng, ghi ngày tra |
Tự loại khỏi chi phí những khoản đủ hồ sơ là nộp thừa thuế thu nhập doanh nghiệp không cần thiết. Với công ty có hàng chục thuê bao, số tích luỹ không nhỏ.
Rà soát danh sách thuê bao nước ngoài trong một buổi
- Lấy sao kê thẻ, tài khoản 12 tháng gần nhất; lọc mọi giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài.
- Lập bảng: nhà cung cấp, pháp nhân phát hành hoá đơn, loại dịch vụ, số tiền năm, người dùng trong công ty.
- Tra từng pháp nhân trên cổng thông tin dành cho nhà cung cấp nước ngoài: đã đăng ký hay chưa.
- Nhóm đã đăng ký: kiểm tra có đang khấu trừ thuế giá trị gia tăng sai không, có đang tự loại khỏi chi phí không.
- Nhóm chưa đăng ký: kiểm tra đã khai thuế nhà thầu chưa; nếu chưa, xem xét khai bổ sung.
- Thuê bao đăng ký bằng email, thẻ cá nhân của nhân viên: chuyển sang tài khoản và thẻ doanh nghiệp.
Làm xong lần đầu, sau đó chỉ cần cập nhật khi có thuê bao mới. Nên giao một người giữ bảng này, và đặt quy định: mọi thuê bao mới phải báo kế toán trước khi nhập thẻ thanh toán. Quy định đơn giản đó chặn được gần hết các khoản “lọt” mà sau này phải đi tìm lại trên sao kê.
Với các khoản đã phát sinh trong năm, kết quả rà nên được phản ánh ngay vào tờ khai các kỳ còn lại và vào quyết toán năm, thay vì để dồn tới khi có kiểm tra.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng thông tin điện tử dành cho nhà cung cấp nước ngoài của cơ quan thuế: danh sách nhà cung cấp đã đăng ký.
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: tờ khai thuế giá trị gia tăng các kỳ có khoản khấu trừ nào gắn với nhà cung cấp nước ngoài không; tờ khai thuế nhà thầu đã nộp.
- Cơ quan thuế quản lý: gửi câu hỏi bằng văn bản cho trường hợp chưa rõ, lưu văn bản trả lời cùng hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Nhà cung cấp có trong danh sách nhưng hoá đơn do công ty con ở nước khác phát hành thì sao?
Cần xem pháp nhân phát hành hoá đơn có phải là pháp nhân đã đăng ký hay không. Nếu khác pháp nhân, không nên mặc định là đã đăng ký; tra lại và hỏi cơ quan thuế nếu cần.
Doanh nghiệp đã lỡ khấu trừ thuế GTGT cho các thuê bao này nhiều kỳ thì làm gì?
Nên khai bổ sung điều chỉnh giảm số thuế đầu vào đã khấu trừ ở các kỳ tương ứng trước khi có quyết định kiểm tra, và nộp số thuế còn thiếu cùng tiền chậm nộp. Chủ động làm sớm thì hậu quả nhẹ hơn nhiều.
Thuê bao đăng ký bằng thẻ cá nhân của nhân viên có tính chi phí được không?
Rủi ro cao, vì hoá đơn ghi tên cá nhân và tiền đi từ tài khoản cá nhân. Nên chuyển thuê bao sang tài khoản và thẻ doanh nghiệp. Trong thời gian chuyển đổi, cần quy chế và hồ sơ hoàn ứng rõ ràng.
Có cần dịch hoá đơn thương mại nước ngoài sang tiếng Việt không?
Khi cơ quan thuế yêu cầu thì cần cung cấp bản dịch các nội dung chính. Nên chuẩn bị sẵn bản dịch ngắn những trường quan trọng như tên dịch vụ, kỳ, số tiền cho các khoản lớn.
Hộ kinh doanh, cá nhân mua dịch vụ số nước ngoài có phải lo phần này không?
Với cá nhân mua để tiêu dùng, nhà cung cấp đã đăng ký tự kê khai và cá nhân không phải làm gì thêm. Với hộ kinh doanh mua để phục vụ kinh doanh, cách tính chi phí phụ thuộc phương pháp nộp thuế của hộ; nên hỏi cơ quan thuế quản lý nếu khoản chi lớn.
Nếu sau này có hướng dẫn khác thì sao?
Khi có văn bản hướng dẫn mới, áp dụng theo hiệu lực của văn bản đó. Lưu kết quả tra cứu và văn bản trả lời của cơ quan thuế tại thời điểm xử lý để chứng minh doanh nghiệp đã làm theo cách hiểu hợp lý vào lúc đó.
Mua dịch vụ số cho cá nhân giám đốc dùng riêng có tính chi phí không?
Không. Điều kiện đầu tiên của chi phí được trừ là phục vụ hoạt động kinh doanh. Thuê bao dùng riêng nên do cá nhân tự trả, không ghi tên công ty.
