Tham gia hội chợ, tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm: chi phí nào được trừ

Chi phí tham gia hội chợ, triển lãm và tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm là chi phí quảng cáo, tiếp thị, được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đủ ba điều kiện chung: có thật và phục vụ kinh doanh, có hoá đơn chứng từ hợp pháp, có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hoá đơn từ ngưỡng quy định. Hiện không có trần theo tỷ lệ cho nhóm chi này, nhưng mỗi thành phần của sự kiện cần đúng loại chứng từ: hoá đơn cho dịch vụ thuê ngoài, phiếu xuất kho và hoá đơn theo quy định cho hàng mẫu tặng, hợp đồng và chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân được thuê.

Rủi ro không nằm ở tổng số tiền mà ở những khoản nhỏ lẫn trong đó: hàng mang đi trưng bày không mang về, tiền trả cho người giới thiệu sản phẩm qua tài khoản cá nhân của trưởng nhóm, quà khách mời không có danh sách. Làm hồ sơ theo từng sự kiện, ngay khi sự kiện kết thúc, là cách duy nhất để không phải dựng lại sau.

Tách chi phí sự kiện theo bản chất

Gom hết vào một dòng “chi phí hội chợ” trên sổ thì khi được hỏi không trả lời được từng khoản đã đi đâu. Nên mở mã sự kiện trong phần mềm kế toán và gắn mọi bút toán liên quan vào mã đó.

Hàng mẫu: mang đi, mang về, cho khách

Hàng mang đi hội chợ có ba số phận, mỗi số phận một cách ghi:

1. Trưng bày rồi mang về: không phải chi phí. Phiếu xuất kho đi, phiếu nhập lại kho khi về; hàng hư hỏng trong quá trình trưng bày có biên bản mới được ghi tổn thất.
2. Tặng, cho dùng thử: là hàng dùng cho quảng cáo, khuyến mại. Xuất kho có lý do, danh sách hoặc số lượng phát, và lập hoá đơn theo quy định về hàng hoá dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu. Cách lập hoá đơn và kê khai đã có ở bài hàng khuyến mại, hàng biếu tặng.
3. Bán tại chỗ: là doanh thu, lập hoá đơn bán hàng theo từng giao dịch như bán ở cửa hàng. Hội chợ đông khách, thu tiền mặt nhiều, là nơi doanh thu dễ bị bỏ sót nhất.

Cuối mỗi hội chợ, đối chiếu một bảng ba cột: số lượng mang đi, số mang về, số chênh lệch đã giải thích bằng bán hàng, tặng, hư hỏng. Chênh lệch không giải thích được là hàng thất thoát — không phải chi phí quảng cáo.

Người giới thiệu sản phẩm, dẫn chương trình, nhân sự thời vụ

• Thuê qua công ty sự kiện: lấy hoá đơn của công ty, công ty đó lo nghĩa vụ với từng người. Hồ sơ gọn nhất.
• Thuê trực tiếp cá nhân: hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng lao động ngắn hạn; khấu trừ 10% với khoản trả từ 2 triệu đồng mỗi lần; danh sách người làm, bảng chấm công theo ca; chuyển khoản cho từng người.
• Trưởng nhóm nhận tiền rồi chia: cách làm phổ biến và yếu nhất về hồ sơ, vì không chứng minh được ai nhận bao nhiêu và doanh nghiệp vẫn là bên có nghĩa vụ khấu trừ với thu nhập của từng người.

Ảnh chụp gian hàng có người giới thiệu sản phẩm đang làm việc, lịch ca, và biên bản nghiệm thu của công ty sự kiện là những thứ đơn giản nhưng hay bị quên.

Sự kiện ra mắt: tiệc, quà và khách mời

Buổi ra mắt sản phẩm thường có ba nhóm khách: đại lý, khách hàng lớn và người làm truyền thông. Chi phí tiệc và quà cho họ là chi phí thật, được trừ khi có:

• Chương trình sự kiện và danh sách khách mời (tên, đơn vị), có ký tên tham dự nếu được.
• Hoá đơn địa điểm, ăn uống, quà tặng ghi tên doanh nghiệp.
• Ảnh, video sự kiện có sản phẩm được giới thiệu.

Khoản dễ bị loại là tiền mặt đưa cho cá nhân không có hợp đồng, không có tên người nhận, dưới bất kỳ tên gọi nào. Nếu mời người làm truyền thông viết bài, đó là mua dịch vụ: hợp đồng với cơ quan, đơn vị có hoá đơn, hoặc hợp đồng với cá nhân có khấu trừ thuế.

Tài trợ cho ban tổ chức một sự kiện của đơn vị khác để đổi lấy việc đặt logo, giới thiệu sản phẩm thì về bản chất là mua dịch vụ quảng cáo, cần hợp đồng và hoá đơn của ban tổ chức — khác với khoản tài trợ không đòi hỏi quyền lợi quảng cáo.

Hội chợ ở nước ngoài

Tham gia hội chợ quốc tế ở nước ngoài có thêm ba lớp việc:

1. Tiền thuê gian hàng trả cho ban tổ chức nước ngoài: chứng từ là hợp đồng hoặc đơn đăng ký, hoá đơn thương mại, chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng. Dịch vụ thực hiện và tiêu dùng ở nước ngoài thường không thuộc diện thuế nhà thầu; vẫn nên đọc kỹ hợp đồng nếu có phần dịch vụ thực hiện tại Việt Nam.
2. Hàng mẫu: làm thủ tục tạm xuất, tái nhập với hàng mang về. Hàng bán hoặc tặng lại tại nước ngoài không tái nhập thì xử lý thủ tục hải quan và thuế theo đúng bản chất giao dịch đó.
3. Chi phí đoàn: vé máy bay, khách sạn, công tác phí theo quy chế và quyết định cử đi; hoá đơn khách sạn nước ngoài là hoá đơn thương mại của khách sạn.

Nhiều doanh nghiệp đi hội chợ nước ngoài qua một đơn vị tổ chức đoàn trong nước. Khi đó phần lớn chi phí có hoá đơn của đơn vị trong nước, hồ sơ đơn giản hơn; chỉ cần hợp đồng ghi rõ những gì đã bao gồm.

Những khoản hay bị xếp nhầm

• Du lịch kết hợp đi hội chợ cho người nhà giám đốc, nhân viên không có nhiệm vụ tại gian hàng: không phải chi phí hội chợ.
• Hàng mẫu “tặng” không có danh sách, số lượng lớn bất thường so với quy mô gian hàng.
• Tiệc liên hoan của nhân viên sau sự kiện ghi vào chi phí tiếp khách: đây là phúc lợi cho người lao động, thuộc nhóm có trần.
• Doanh thu bán tại hội chợ không lập hoá đơn vì “bán lẻ, khách không lấy”: nghĩa vụ lập hoá đơn không phụ thuộc việc khách có lấy hay không.

Tự kiểm tra ở đâu

1. Cổng hoá đơn điện tử: lọc hoá đơn đầu vào của ban tổ chức, công ty sự kiện, đơn vị vận chuyển trong tháng có sự kiện; đối chiếu với mã sự kiện trên sổ.
2. Tài khoản thuế điện tử: tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân kỳ có sự kiện đã có khoản trả cho người giới thiệu sản phẩm, dẫn chương trình chưa.
3. Sổ kho: phiếu xuất đi hội chợ và phiếu nhập về khớp nhau sau khi trừ số đã bán, tặng, hư hỏng.
4. Hồ sơ sự kiện: chương trình, danh sách khách, ảnh, biên bản nghiệm thu — gom một thư mục ngay trong tuần sau sự kiện.