Theo Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15, hàng hoá xuất khẩu được áp thuế suất 0% khi có đủ bộ hồ sơ: hợp đồng bán hoặc gia công hàng xuất khẩu, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và chứng từ khác theo quy định, cùng tờ khai hải quan. Dịch vụ xuất khẩu cũng cần hợp đồng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Thiếu chứng từ thanh toán, lô hàng có thể không được áp 0% và doanh nghiệp phải xử lý lại thuế đầu ra, đầu vào liên quan.
Điểm khác với mua hàng trong nước: ở đây chứng từ thanh toán thuộc về chiều tiền vào, và tiền về từ nước ngoài thường không đi thẳng một đường. Người mua nhờ công ty mẹ trả, trả qua đại lý, bù trừ với hàng nhập, trả chậm theo hợp đồng — mỗi cách cần một bộ giấy tờ riêng để ngân hàng và cơ quan thuế nhìn ra đó là tiền của lô hàng nào.
Trường hợp chuẩn: tiền đi thẳng từ người mua về tài khoản doanh nghiệp
Chứng từ thanh toán chuẩn là tiền từ tài khoản của người mua nước ngoài chuyển vào tài khoản của doanh nghiệp xuất khẩu mở tại tổ chức tín dụng. Bộ hồ sơ cho mỗi lô:
- Hợp đồng (hoặc đơn đặt hàng có giá trị như hợp đồng) ghi phương thức, thời hạn thanh toán.
- Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu đã thông quan.
- Hoá đơn của lô hàng theo quy định về hoá đơn cho hàng xuất khẩu.
- Giấy báo có của ngân hàng thể hiện người chuyển, số tiền, ngày về, nội dung thanh toán.
Tên người chuyển trên giấy báo có phải khớp tên người mua trên hợp đồng. Nội dung chuyển tiền càng rõ (số hợp đồng, số hoá đơn thương mại) càng dễ đối chiếu. Nên yêu cầu người mua ghi số hoá đơn thương mại khi chuyển, vì một khoản tiền về không nội dung trả cho nhiều lô hàng là chỗ mất thời gian nhất khi làm hồ sơ.
Thư tín dụng, nhờ thu và các phương thức qua ngân hàng
Với thanh toán bằng thư tín dụng hoặc nhờ thu, chứng từ thanh toán là bộ chứng từ do ngân hàng phát hành trong quá trình thanh toán: thông báo thư tín dụng, bộ chứng từ xuất trình, giấy báo có khi tiền về. Lưu theo lô hàng, không lưu rời theo ngân hàng.
Một số lưu ý thực tế:
- Phí ngân hàng nước ngoài bị trừ làm tiền về ít hơn giá trị hoá đơn. Phần chênh là phí dịch vụ ngân hàng, không phải giảm giá hàng bán; giữ thông báo phí của ngân hàng để giải thích.
- Tiền về theo nhiều đợt (đặt cọc, thanh toán sau khi giao hàng): mỗi đợt đối chiếu với hợp đồng, lập bảng theo dõi số đã về, số còn lại của từng lô.
- Ngoại tệ và tỷ giá: doanh thu ghi theo tỷ giá quy định tại thời điểm ghi nhận; chênh lệch tỷ giá khi tiền về là thu nhập hoặc chi phí tài chính, không làm thay đổi chứng từ thanh toán.
Tiền không đi thẳng từ người mua: bên thứ ba, bù trừ, trả thay
Nghị định hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng, Nghị định 181/2025/NĐ-CP, có quy định các trường hợp thanh toán đặc biệt vẫn được coi là thanh toán không dùng tiền mặt nếu đủ hồ sơ. Những tình huống hay gặp và bộ giấy tờ cần gom:
| Tình huống | Hồ sơ nên có |
|---|---|
| Bên thứ ba ở nước ngoài trả thay người mua (công ty mẹ, ngân hàng của người mua, đơn vị được chỉ định) | Hợp đồng hoặc phụ lục, văn bản uỷ quyền, chỉ định thanh toán; giấy báo có ghi tên bên trả thay |
| Bù trừ tiền hàng xuất khẩu với tiền hàng nhập khẩu từ cùng đối tác | Điều khoản bù trừ trong hợp đồng, biên bản đối chiếu và bù trừ có chữ ký hai bên, tờ khai của cả hai chiều; phần chênh lệch trả qua ngân hàng |
| Người mua trả bằng hàng (hàng đổi hàng) | Điều khoản trong hợp đồng, hồ sơ hai chiều hàng hoá; xem kỹ điều kiện trong văn bản hiện hành |
| Tiền về qua cổng thanh toán quốc tế với đơn hàng nhỏ | Báo cáo giao dịch từ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, đối chiếu từng đơn với tờ khai |
Điều kiện chi tiết của từng trường hợp phải đối chiếu đúng điều khoản trong văn bản đang hiệu lực. Nguyên tắc chung: văn bản uỷ quyền, bù trừ phải có trước khi tiền đi, không lập sau để hợp thức hoá.
Xuất khẩu trả chậm: đến hạn chưa có tiền thì làm gì
Hợp đồng cho người mua trả sau 60 hay 90 ngày là bình thường. Tại thời điểm khai thuế, lô hàng chưa có chứng từ thanh toán vì chưa đến hạn theo hợp đồng: doanh nghiệp vẫn khai thuế suất 0% theo hợp đồng và tờ khai hải quan, chờ chứng từ thanh toán về để hoàn thiện hồ sơ.
Rủi ro nằm ở chỗ đến hạn mà tiền không về. Khi đó doanh nghiệp phải xử lý lại phần thuế liên quan tới lô hàng theo hướng dẫn hiện hành; tuỳ trường hợp, hệ quả có thể là không được áp thuế suất 0% cho lô đó hoặc phải điều chỉnh thuế đầu vào tương ứng. Việc nên làm:
- Lập sổ theo dõi hạn thanh toán theo từng tờ khai: ngày xuất, hạn trả, số đã về, số còn lại.
- Trước hạn một tuần, nhắc người mua và kiểm tra xem có đề nghị gia hạn không. Gia hạn thanh toán phải có phụ lục hợp đồng ký trước hạn cũ.
- Quá hạn mà không có gia hạn, không có tiền: xử lý thuế ngay trong kỳ theo hướng dẫn, đừng để tới lúc kiểm tra.
Người mua trả thiếu do tranh chấp chất lượng, được giảm giá: phải có biên bản thoả thuận giảm giá hoặc văn bản giải quyết tranh chấp, và hoá đơn điều chỉnh theo quy định.
Dịch vụ xuất khẩu: chứng từ thanh toán và nơi tiêu dùng
Doanh nghiệp làm phần mềm gia công, thiết kế, dịch vụ tư vấn cho khách nước ngoài cũng hay dùng thuế suất 0%. Ngoài chứng từ thanh toán, dịch vụ xuất khẩu còn phải thoả điều kiện cung cấp cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài và tiêu dùng ngoài Việt Nam theo luật; luật mới đã siết lại cách xác định điều kiện này. Có trường hợp dịch vụ thực hiện cho khách nước ngoài nhưng tiêu dùng tại Việt Nam, không được áp 0%.
Khi khách thanh toán qua nền tảng trung gian (sàn việc làm tự do quốc tế, cổng thanh toán), chứng từ thanh toán là báo cáo giao dịch của nền tảng và giấy báo có khi tiền rút về tài khoản doanh nghiệp. Tiền rút về tài khoản cá nhân của giám đốc hay lập trình viên làm đứt mạch chứng từ và còn là doanh thu khó giải thích.
Phần mềm thuộc nhóm không chịu thuế giá trị gia tăng thì không đặt ra câu hỏi 0%, nhưng lại đặt ra chuyện phân bổ đầu vào nếu doanh nghiệp còn làm dịch vụ chịu thuế khác.
Những lỗi hay gặp ở doanh nghiệp xuất khẩu nhỏ
- Người mua trên hợp đồng một tên, tiền về một tên khác mà không có văn bản chỉ định bên trả thay. Rất hay gặp khi khách là tập đoàn nhiều công ty con.
- Bù trừ công nợ hai chiều “miệng”, không có điều khoản trong hợp đồng và không có biên bản đối chiếu.
- Nhận tiền mặt ngoại tệ khi khách sang nhận hàng tại xưởng. Tiền mặt không phải chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, dù sau đó doanh nghiệp đem nộp vào ngân hàng.
- Không theo dõi hạn thanh toán: lô hàng trả chậm bị quên, đến khi kiểm tra mới phát hiện tiền chưa bao giờ về.
- Lưu chứng từ rời rạc: tờ khai ở bộ phận xuất nhập khẩu, giấy báo có ở kế toán, hợp đồng ở phòng kinh doanh. Khi cần ghép một bộ hồ sơ cho một lô, mất cả buổi.
Cách khắc phục gọn nhất là đặt một thư mục cho mỗi lô hàng, đặt tên theo số tờ khai, và quy định bộ phận nào bỏ giấy tờ gì vào đó.
Tự kiểm tra ở đâu
- Ngân hàng điện tử của doanh nghiệp: tải giấy báo có của từng khoản tiền ngoại tệ về, đối chiếu với danh sách tờ khai xuất khẩu.
- Hệ thống hải quan điện tử: danh sách tờ khai xuất khẩu đã thông quan trong kỳ.
- Tài khoản thuế điện tử: doanh thu 0% đã khai trên tờ khai giá trị gia tăng phải khớp tổng trị giá các lô có đủ hồ sơ hoặc chưa đến hạn thanh toán.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn lập cho hàng xuất khẩu khớp với tờ khai và hợp đồng.
Một bảng ba cột — tờ khai, hạn thanh toán, giấy báo có — cập nhật hằng tuần là đủ để không lô hàng nào bị bỏ quên.
Câu hỏi thường gặp
Người mua nước ngoài chuyển tiền vào tài khoản cá nhân của giám đốc có được không?
Không đáp ứng điều kiện chứng từ thanh toán cho doanh nghiệp xuất khẩu, vì tiền không vào tài khoản của doanh nghiệp. Đây còn là dòng tiền khó giải thích và dễ bị xem là để doanh thu ngoài sổ.
Một khoản tiền về trả cho nhiều lô hàng thì chứng minh thế nào?
Lập bảng phân bổ khoản tiền cho từng tờ khai, từng hoá đơn, kèm xác nhận của người mua về các lô được thanh toán nếu có. Đề nghị người mua ghi số hoá đơn thương mại trong nội dung chuyển tiền cho các lần sau.
Tiền về chậm hơn hạn hợp đồng vài ngày có bị mất 0% không?
Nên có phụ lục gia hạn ký trước hạn cũ để tránh tranh luận. Nếu đã quá hạn mà chưa có gia hạn, liên hệ cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn cách xử lý theo văn bản hiện hành cho trường hợp cụ thể.
Xuất khẩu uỷ thác thì chứng từ thanh toán đứng tên ai?
Trong xuất khẩu uỷ thác, tiền thường về tài khoản bên nhận uỷ thác rồi chuyển lại cho bên uỷ thác. Hồ sơ cần hợp đồng uỷ thác, chứng từ tiền về bên nhận uỷ thác và chứng từ chuyển lại qua ngân hàng; cách thể hiện cụ thể tra văn bản hiện hành.
Hàng bán cho doanh nghiệp chế xuất có cần chứng từ thanh toán không?
Bán cho doanh nghiệp chế xuất có quy định riêng về điều kiện áp thuế suất 0% và hồ sơ, trong đó có yêu cầu về thanh toán. Nên đối chiếu điều khoản về doanh nghiệp chế xuất trong luật và nghị định hướng dẫn hiện hành.
Không đủ chứng từ thanh toán thì thuế đầu vào của lô hàng đó ra sao?
Tuỳ trường hợp theo hướng dẫn hiện hành, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh thuế đầu ra hoặc đầu vào liên quan. Đó là lý do nên theo dõi hạn thanh toán từng lô thay vì chờ cuối năm.
