Chi tiếp khách và quà tặng đối tác được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp khi đáp ứng ba điều kiện chung như mọi khoản chi khác: gắn với hoạt động kinh doanh, có hoá đơn chứng từ hợp pháp ghi tên doanh nghiệp, và với hoá đơn từ ngưỡng quy định trở lên thì thanh toán không dùng tiền mặt. Trước đây nhóm chi này từng bị khống chế theo tỉ lệ trên tổng chi phí; mức khống chế đó đã được bỏ từ nhiều năm, nhưng khi quyết toán vẫn nên đối chiếu nghị định hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 xem có quy định mới nào.
Không còn trần tỉ lệ không có nghĩa là chi bao nhiêu cũng được. Đây là nhóm chi mà cơ quan thuế hay hỏi “để làm gì” nhất, vì ranh giới với chi tiêu cá nhân rất mỏng. Bài này chỉ hồ sơ tối thiểu cho mỗi lần tiếp khách, cách xử lý quà tặng và những khoản dễ bị loại.
Ba điều kiện chung áp vào tiếp khách thế nào
| Điều kiện | Với chi tiếp khách, quà tặng |
|---|---|
| Gắn với hoạt động kinh doanh | Khách là ai, đại diện cho đơn vị nào, bàn việc gì, liên quan hợp đồng hay cơ hội nào |
| Hoá đơn chứng từ hợp pháp | Hoá đơn nhà hàng, cửa hàng quà ghi đúng tên, mã số thuế doanh nghiệp |
| Thanh toán không dùng tiền mặt | Hoá đơn từ 5 triệu đồng thì trả bằng chuyển khoản hoặc thẻ doanh nghiệp |
Điều kiện thứ ba hay hỏng nhất: bữa tiếp khách đông người dễ vượt 5 triệu đồng, và người đi tiếp khách thường trả bằng tiền mặt hoặc thẻ cá nhân. Cách gọn nhất là cấp thẻ doanh nghiệp cho người hay phải tiếp khách, hoặc thoả thuận với nhà hàng quen để thanh toán chuyển khoản theo hoá đơn.
Hồ sơ tối thiểu cho mỗi lần tiếp khách
Không cần biên bản dài. Một tờ đề nghị hoặc một dòng trong sổ theo dõi là đủ, miễn có:
- Ngày, địa điểm và hoá đơn tương ứng.
- Khách: tên đơn vị, chức danh người đại diện. Không bắt buộc ghi họ tên đầy đủ từng người.
- Mục đích: đàm phán hợp đồng nào, giới thiệu sản phẩm gì, xử lý sự việc gì.
- Người của doanh nghiệp tham dự và người duyệt chi.
Nếu doanh nghiệp tiếp khách thường xuyên, nên có quy chế tiếp khách: ai được tiếp, mức chi theo cấp khách, thủ tục duyệt. Quy chế giúp giải thích vì sao một bữa tiếp khách có giá trị như vậy là hợp lý.
Hồ sơ này nên được lập ngay trong tuần diễn ra bữa tiếp khách. Sau vài tháng, người đi tiếp khách thường không còn nhớ khách là ai, và một xấp hoá đơn nhà hàng không có ghi chú gần như không bảo vệ được khi bị hỏi.
Quà tặng: mua ngoài và hàng của chính doanh nghiệp
Có hai loại quà, xử lý thuế khác nhau:
- Quà mua ngoài (giỏ quà, rượu, đặc sản): doanh nghiệp là người mua, cần hoá đơn ghi tên doanh nghiệp. Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ nếu đủ điều kiện và quà dùng cho hoạt động kinh doanh chịu thuế. Lưu danh sách đối tác nhận quà và dịp tặng.
- Quà là hàng hoá do doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh: khi đem biếu, tặng, doanh nghiệp phải lập hoá đơn và kê khai thuế giá trị gia tăng đầu ra, với giá tính thuế là giá của hàng hoá cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng. Chi phí tương ứng được tính vào chi phí được trừ nếu gắn với kinh doanh.
Lỗi phổ biến là xuất kho hàng của mình đi biếu mà không lập hoá đơn: hàng ra khỏi kho, không có doanh thu tương ứng, lệch với tồn kho và với số liệu hoá đơn. Cách lập hoá đơn cho hàng biếu tặng theo quy định về hoá đơn, chứng từ điện tử hiện hành.
Những khoản dễ bị loại
- Hoá đơn nhà hàng cuối tuần, ngày lễ không có ghi chú khách, mục đích.
- Tiếp khách ở địa điểm giải trí không liên quan rõ tới công việc.
- Quà có giá trị lớn bất thường so với quy mô giao dịch, không có danh sách người nhận.
- Chi cho người không phải đối tác kinh doanh: bạn bè, người thân của lãnh đạo.
- Hoá đơn từ 5 triệu đồng trả tiền mặt hoặc thẻ cá nhân không có hồ sơ hoàn ứng.
- Chi không có mục đích kinh doanh hợp pháp: không được trừ và còn có thể vi phạm quy định pháp luật khác. Không có cách “hợp thức hoá” những khoản này.
Chi quảng cáo, tiếp thị trong nước: hồ sơ theo từng kênh
Chi quảng cáo cùng nhóm với tiếp khách ở chỗ khó chứng minh hiệu quả, nhưng dễ chứng minh hơn ở chỗ luôn có sản phẩm để lưu. Mỗi kênh cần một bộ bằng chứng khác nhau:
| Kênh | Hồ sơ nên có |
|---|---|
| Đơn vị quảng cáo trong nước | Hợp đồng, hoá đơn, báo cáo hoặc biên bản nghiệm thu kèm hình ảnh sản phẩm quảng cáo |
| Hội chợ, triển lãm | Hợp đồng thuê gian hàng, hoá đơn, ảnh gian hàng, danh sách khách tiếp cận nếu có |
| Cá nhân quảng bá sản phẩm, cộng tác viên nội dung | Hợp đồng dịch vụ, bài đăng hoặc sản phẩm đã thực hiện, chứng từ chi trả, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân 10% với khoản từ 2 triệu đồng mỗi lần nếu thuộc diện |
| Ấn phẩm in, biển quảng cáo | Hoá đơn in ấn, thi công, mẫu ấn phẩm, ảnh lắp đặt |
| Nền tảng quảng cáo nước ngoài | Xem thêm phần chi phí trả cho nước ngoài: thuế nhà thầu hoặc nhà cung cấp đã đăng ký |
Trả tiền cho cá nhân quảng bá qua tài khoản cá nhân của nhân viên phòng tiếp thị, không hợp đồng, không khấu trừ thuế là cách làm hay gặp và gần như chắc chắn bị loại khi kiểm tra.
Tiếp khách của chi nhánh, nhân viên kinh doanh
Doanh nghiệp có nhiều nhân viên kinh doanh thường gặp tình trạng mỗi người tự tiếp khách, tự trả, cuối tháng nộp một xấp hoá đơn. Để giữ được chi phí:
- Quy định mức chi và thủ tục duyệt trước với khoản lớn.
- Bắt buộc hoá đơn ghi tên công ty, lấy ngay tại chỗ.
- Nộp chứng từ trong tháng, kèm dòng ghi chú khách và mục đích.
- Khoản từ 5 triệu đồng phải trả bằng thẻ doanh nghiệp hoặc chuyển khoản.
Chi nhánh hạch toán phụ thuộc thì chi phí tiếp khách vẫn là chi phí của doanh nghiệp, hoá đơn có thể ghi thông tin chi nhánh theo quy định; hồ sơ cần thống nhất cách làm với trụ sở chính.
Tự kiểm tra ở đâu
- Sổ chi tiết chi phí tiếp khách, quà tặng: lọc hoá đơn từ 5 triệu đồng, đối chiếu với sao kê thẻ doanh nghiệp và tài khoản ngân hàng.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn nhà hàng, quà tặng có đúng tên doanh nghiệp; hoá đơn biếu tặng hàng của doanh nghiệp đã lập đủ chưa.
- Sổ kho: hàng xuất đi biếu tặng có hoá đơn tương ứng không.
- Tờ khai quyết toán năm trước trên tài khoản thuế điện tử: nhóm chi này có bị loại lần nào, vì lý do gì.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn nhà hàng có cần ghi tên khách không?
Không cần. Hoá đơn ghi thông tin người mua là doanh nghiệp. Thông tin về khách và mục đích nên nằm trong hồ sơ nội bộ đi kèm hoá đơn, để trả lời khi bị hỏi.
Chi tiếp khách bằng thẻ cá nhân của giám đốc có được trừ không?
Rủi ro cao. Nếu hoá đơn từ 5 triệu đồng, cần quy chế cho phép thanh toán thay, hồ sơ hoàn ứng và chứng từ doanh nghiệp hoàn trả qua ngân hàng; cách chấp nhận cụ thể đối chiếu hướng dẫn hiện hành. Nên dùng thẻ doanh nghiệp.
Tặng quà Tết cho khách hàng có phải lập hoá đơn không?
Nếu quà là hàng mua ngoài thì doanh nghiệp cần hoá đơn mua vào. Nếu quà là hàng do doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh thì doanh nghiệp phải lập hoá đơn khi biếu tặng và kê khai thuế giá trị gia tăng đầu ra theo quy định.
Có giới hạn tổng chi tiếp khách trong năm không?
Mức khống chế theo tỉ lệ tổng chi phí từng áp dụng trước đây đã được bỏ. Hiện khoản chi này được xét theo điều kiện chung và tính hợp lý. Khi quyết toán, vẫn nên đối chiếu nghị định hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp đang hiệu lực.
Tiếp khách trong chuyến công tác nước ngoài có được trừ không?
Được xem xét nếu gắn với mục đích kinh doanh và có chứng từ hợp lệ ở nước sở tại, kèm hồ sơ chuyến công tác. Chứng từ nước ngoài nên có bản dịch các nội dung chính và chứng từ thanh toán bằng thẻ doanh nghiệp.
Tặng quà cho cán bộ cơ quan nhà nước có tính chi phí được không?
Khoản chi này rất dễ bị xem là không phục vụ hoạt động kinh doanh hợp pháp, và còn có thể vi phạm quy định về phòng chống tham nhũng. Doanh nghiệp không nên đưa những khoản như vậy vào chi phí, và tốt nhất là không phát sinh.
Tiệc chiêu đãi khách hàng nhân dịp khai trương tính vào nhóm nào?
Thường được xem là chi phí tiếp thị, quan hệ khách hàng, được trừ khi có hoá đơn, hợp đồng dịch vụ tổ chức, danh sách khách mời và chứng từ thanh toán. Phần chi cho nhân viên nội bộ trong buổi tiệc có thể được xem xét như phúc lợi.
