Chi phúc lợi cho nhân viên: có trần được trừ, tính trần thế nào

Chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động — hiếu hỉ, nghỉ mát, hỗ trợ ốm đau, hỗ trợ lễ tết, khen thưởng con em — được tính vào chi phí được trừ khi có hoá đơn chứng từ đầy đủ, nhưng tổng số chi trong năm có trần khống chế tính theo tiền lương bình quân tháng thực hiện trong năm quyết toán. Phần vượt trần bị loại. Mức khống chế cụ thể nằm ở văn bản hướng dẫn thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành và có thể thay đổi qua các đợt sửa, nên cần tra bản đang hiệu lực khi quyết toán.

Cái khó không nằm ở phép tính mà ở chỗ xác định khoản nào thuộc nhóm có trần. Trang phục, đào tạo, bảo hiểm tự nguyện, ăn giữa ca có quy định riêng; chi từ quỹ phúc lợi trích từ lợi nhuận sau thuế lại không phải chi phí. Gộp nhầm là hoặc bị loại oan, hoặc bị loại khi kiểm tra.

Những khoản thuộc nhóm phúc lợi trực tiếp

Theo hướng dẫn lâu nay, nhóm chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động gồm các khoản như:

• Chi đám hiếu, đám hỉ của bản thân và gia đình người lao động.
• Chi nghỉ mát, du lịch.
• Hỗ trợ điều trị, hỗ trợ gia đình người lao động gặp thiên tai, tai nạn, ốm đau.
• Hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo.
• Khen thưởng con của người lao động có thành tích học tập tốt.
• Hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ tết cho người lao động.
• Những khoản chi khác có tính chất phúc lợi.

Danh sách này cần đối chiếu với nghị định hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, vì luật mới có điều chỉnh một số khoản chi và mức khống chế.

Những khoản KHÔNG tính vào nhóm này

Nhiều khoản nghe như phúc lợi nhưng có quy định riêng, không cộng vào trần phúc lợi trực tiếp:

Điểm cuối cùng hay nhầm: doanh nghiệp đã có quỹ khen thưởng, phúc lợi trích từ lợi nhuận sau thuế thì khoản chi từ quỹ này không đưa vào chi phí lần nữa. Nếu muốn tính vào chi phí thì hạch toán là chi phí trong năm, không đi qua quỹ.

Tính trần theo từng bước

Cách tính lâu nay có thể tóm lại bốn bước:

1. Xác định quỹ tiền lương thực hiện trong năm: tổng tiền lương, tiền công thực chi, đủ điều kiện chi phí được trừ, của năm quyết toán.
2. Tính tiền lương bình quân tháng: lấy quỹ lương thực hiện chia cho số tháng thực tế hoạt động trong năm (thường là 12).
3. Nhân với mức khống chế theo văn bản hướng dẫn hiện hành để ra trần chi phúc lợi trực tiếp của năm.
4. So với tổng chi phúc lợi trực tiếp đã hạch toán. Phần vượt ghi vào chi phí không được trừ.

Ví dụ giả định: quỹ lương thực hiện năm là 3,6 tỷ đồng, doanh nghiệp hoạt động đủ 12 tháng, thì tiền lương bình quân tháng là 300 triệu đồng. Trần phúc lợi của năm bằng 300 triệu đồng nhân với mức khống chế theo văn bản hiện hành. Nếu tổng chi hiếu hỉ, du lịch, quà lễ tết trong năm cao hơn trần, phần cao hơn là phần bị loại.

Lưu ý: trần tính trên tiền lương bình quân của cả doanh nghiệp, không tính theo từng người. Một chuyến du lịch lớn trong năm có thể chiếm gần hết trần, nên cần ước tính từ đầu năm.

Hồ sơ cho từng khoản phúc lợi

• Quy chế phúc lợi hoặc quy chế tài chính nêu các loại phúc lợi, đối tượng, mức chi. Không bắt buộc với mọi khoản, nhưng giúp giải trình rất nhiều.
• Quyết định chi hoặc danh sách người được hưởng có duyệt.
• Hoá đơn với khoản mua hàng hoá, dịch vụ (du lịch, quà tặng) ghi tên doanh nghiệp; hoá đơn từ 5 triệu đồng trả qua ngân hàng.
• Chứng từ chi tiền với khoản hỗ trợ bằng tiền (hiếu hỉ, ốm đau), có ký nhận hoặc chuyển khoản.
• Với du lịch: danh sách người tham gia là người lao động, chương trình chuyến đi.

Người thân của nhân viên đi cùng chuyến du lịch là chỗ dễ bị hỏi, vì phúc lợi hướng tới người lao động. Cách gọn là quy chế ghi rõ chính sách với người thân, hoặc người lao động tự chi phần của người thân.

Phúc lợi và thuế thu nhập cá nhân của người nhận

Một khoản phúc lợi được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không có nghĩa là người nhận không phải tính thuế thu nhập cá nhân. Nguyên tắc chung: khoản chi đích danh cho từng người, bằng tiền hoặc hiện vật, dễ được xem là thu nhập từ tiền lương, tiền công; một số khoản được loại trừ hoặc không tính vào thu nhập chịu thuế theo danh mục riêng.

Từ 1/7/2026, việc xác định khoản nào tính, khoản nào không tính theo bộ văn bản hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân mới (Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC). Kế toán nên rà lại danh mục phúc lợi đang áp dụng theo văn bản này, không giữ nguyên cách làm của các năm trước.

Những lỗi hay gặp khi quyết toán phúc lợi

• Không tách tài khoản chi phí phúc lợi: du lịch nằm ở chi phí quản lý, quà tết nằm ở chi phí bán hàng, hiếu hỉ nằm ở chi phí khác. Tới quyết toán không ai cộng được tổng để so với trần.
• Dùng quỹ lương sai: lấy tổng lương ghi sổ, gồm cả khoản trích chưa chi hoặc khoản bị loại, làm căn cứ tính trần. Quỹ lương đúng là quỹ lương thực hiện đủ điều kiện được trừ.
• Cộng nhầm khoản có quy định riêng như trang phục, bảo hiểm tự nguyện vào nhóm phúc lợi, làm trần bị “hết” sớm và loại oan khoản khác.
• Hoá đơn du lịch gộp cho cả nhân viên và người thân mà không tách được phần của người lao động.
• Chi tiền mặt hiếu hỉ không có ký nhận, chỉ có đề xuất của trưởng phòng.

Sửa những lỗi này không khó nếu làm trong năm: mở một mã theo dõi riêng cho phúc lợi trực tiếp, mỗi quý cộng tổng và so với trần tạm tính.

Lập kế hoạch phúc lợi đầu năm, và tự kiểm tra ở đâu

Thay vì chi rồi mới tính trần, làm ngược lại:

1. Đầu năm, ước quỹ lương dự kiến và tính trần tạm.
2. Phân ngân sách cho từng loại: du lịch, lễ tết, hiếu hỉ, dự phòng hỗ trợ ốm đau.
3. Giữa năm, cập nhật lại theo quỹ lương thực tế.
4. Nếu muốn chi vượt trần vì lý do nhân sự, chấp nhận phần vượt là chi phí không được trừ và ghi rõ từ đầu.

Nơi kiểm tra: sổ chi tiết tài khoản chi phí phúc lợi trong phần mềm kế toán; cổng hoá đơn điện tử để chắc hoá đơn du lịch, quà tặng hợp lệ; tờ khai quyết toán năm trước trên tài khoản thuế điện tử để xem năm đó đã tự loại phần vượt hay chưa.