Khoản chi không có hoá đơn vẫn được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp trong một số trường hợp mà pháp luật cho phép dùng bảng kê thu mua hoặc chứng từ khác thay hoá đơn: mua nông sản, thuỷ sản của người trực tiếp làm ra; mua đồ dùng, tài sản của cá nhân không kinh doanh; thuê tài sản của cá nhân có hợp đồng và chứng từ trả tiền; cùng các khoản vốn không có hoá đơn như tiền lương, lệ phí. Ngoài những trường hợp đó, chi mua hàng của doanh nghiệp hay hộ kinh doanh có nghĩa vụ lập hoá đơn mà không lấy hoá đơn thì bị loại.
Ranh giới giữa hai nhóm này không nằm ở số tiền mà ở người bán là ai. Bài này giúp phân loại nhanh từng khoản chi thiếu hoá đơn, chỉ cách lập bảng kê cho đúng, và nói rõ những việc không nên làm để “hợp thức hoá” chi phí.
Nhóm được dùng bảng kê thay hoá đơn
Theo hướng dẫn lâu nay về chi phí được trừ, doanh nghiệp được lập bảng kê thu mua hàng hoá, dịch vụ trong các trường hợp như:
- Mua nông sản, lâm sản, thuỷ sản của người trực tiếp sản xuất, đánh bắt bán ra, chưa qua chế biến thành sản phẩm khác.
- Mua sản phẩm thủ công của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp làm ra.
- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác bán ra.
- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.
- Mua đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.
- Mua hàng hoá, dịch vụ của hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng phải nộp thuế.
Danh sách chính xác, mẫu bảng kê và ngưỡng doanh thu áp dụng phải tra ở nghị định hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 đang hiệu lực. Ngưỡng doanh thu của hộ kinh doanh trước đây là 100 triệu đồng/năm và đã được nâng trong đợt sửa luật 2024–2025, nên đừng dùng lại con số cũ.
Lập bảng kê thế nào để không bị loại
Bảng kê không phải tờ giấy kế toán tự điền cuối tháng. Nó là chứng từ mà người đại diện theo pháp luật (hoặc người được uỷ quyền) ký và chịu trách nhiệm về tính trung thực. Một bảng kê đứng vững khi kiểm tra có:
- Thông tin người bán: họ tên, địa chỉ, số định danh cá nhân. Từ 1/7/2025, số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân, nên ghi số này là đủ để đối chiếu.
- Hàng hoá, số lượng, đơn giá, thành tiền cho từng lần mua, không gộp cả tháng thành một dòng.
- Chứng từ thanh toán: chuyển khoản vào tài khoản của chính người bán là tốt nhất; trả tiền mặt thì có giấy biên nhận ký nhận của người bán.
- Chứng từ giao nhận: phiếu nhập kho, phiếu cân, biên bản giao nhận.
- Chữ ký của người lập bảng kê và người đại diện, lập theo đúng kỳ phát sinh.
Nên lập bảng kê ngay khi mua, theo từng đợt, rồi cuối tháng tổng hợp. Bảng kê dựng lại sau vài tháng từ trí nhớ và sổ tay thu mua thường thiếu thông tin người bán, và chính chỗ thiếu đó là chỗ bị hỏi đầu tiên.
Giá mua trên bảng kê phải phù hợp với giá thị trường tại thời điểm mua. Giá cao bất thường so với mặt bằng chung là lý do phổ biến để cơ quan thuế ấn định lại.
Những khoản thiếu hoá đơn nhưng có chứng từ khác
Nhiều khoản chi vốn không đi kèm hoá đơn, nên việc thiếu hoá đơn không làm chúng bị loại, miễn có đúng chứng từ thay thế:
| Khoản chi | Chứng từ thay thế |
|---|---|
| Tiền lương, tiền công, phụ cấp | Hợp đồng, bảng lương, chứng từ chi trả, quy chế |
| Đóng bảo hiểm bắt buộc | Chứng từ nộp tiền, thông báo của cơ quan bảo hiểm |
| Lệ phí, phí hành chính | Biên lai, chứng từ nộp ngân sách |
| Thuê nhà, thuê xe của cá nhân | Hợp đồng thuê, chứng từ trả tiền, chứng từ nộp thuế thay nếu doanh nghiệp khai thay |
| Phụ cấp công tác khoán | Quy chế công tác phí, quyết định cử đi công tác |
| Trả thu nhập cho cá nhân làm thời vụ | Hợp đồng dịch vụ, chứng từ chi trả, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân |
Riêng tiền thuê tài sản của cá nhân: khi doanh thu cho thuê của người cho thuê vượt ngưỡng, thường doanh nghiệp đi thuê sẽ khai và nộp thuế thay nếu hợp đồng có thoả thuận. Chứng từ nộp thuế thay là bằng chứng mạnh cho khoản chi này.
Những khoản không cứu được
Có ba tình huống mà bảng kê không thay thế được hoá đơn:
- Người bán là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có nghĩa vụ lập hoá đơn. Không lấy hoá đơn là bị loại, dù có hợp đồng và chuyển khoản.
- Chỉ có phiếu chi nội bộ, không có thông tin người bán, không chứng từ giao nhận.
- Bảng kê lập cho người không trực tiếp làm ra hàng, như lái buôn, đại lý thu gom có đăng ký kinh doanh. Những người này thuộc diện kinh doanh, phải xuất hoá đơn.
Lối thoát duy nhất với nhóm này là đề nghị người bán lập hoá đơn, kể cả lập muộn. Tuyệt đối không mua hoá đơn của đơn vị khác không bán hàng cho mình để “hợp thức hoá”: đó là sử dụng hoá đơn không hợp pháp, hậu quả nặng hơn nhiều so với việc để khoản chi bị loại.
Hộ kinh doanh chuyển sang tự khai: thay đổi gì cho bên mua
Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, phương pháp khoán thuế với hộ kinh doanh chấm dứt chậm nhất trong năm 2026. Hộ kinh doanh chuyển sang tự khai và nhiều hộ bắt đầu dùng hoá đơn điện tử, có loại khởi tạo từ máy tính tiền.
Với doanh nghiệp hay mua của hộ kinh doanh (chợ đầu mối, cửa hàng vật tư, quán ăn gần nhà xưởng), đây là tin tốt: nhiều khoản trước đây chỉ có bảng kê, nay có thể xin được hoá đơn. Nên làm ba việc:
- Lập danh sách hộ kinh doanh đang cung cấp thường xuyên, hỏi xem họ đã có hoá đơn điện tử chưa.
- Với hộ đã có hoá đơn, chuyển sang lấy hoá đơn, bỏ bảng kê.
- Với hộ chưa có, kiểm tra xem họ thuộc diện được dùng bảng kê hay không theo ngưỡng hiện hành.
Tự kiểm tra ở đâu và rà theo quý
Mỗi quý, lọc sổ chi phí những khoản không có hoá đơn và phân vào bốn nhóm: được lập bảng kê, có chứng từ thay thế, còn xin được hoá đơn, phải loại. Với nhóm còn xin được, liên hệ ngay khi quan hệ mua bán còn đang tiếp diễn.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: kiểm tra người bán có mã số thuế kinh doanh hay không. Nếu có, họ thường không thuộc diện bảng kê.
- Cổng hoá đơn điện tử: xem người bán đã từng lập hoá đơn cho doanh nghiệp mình chưa.
- Cơ quan thuế quản lý: với khoản mua đặc thù, hỏi bằng văn bản trước khi áp dụng bảng kê số lượng lớn.
Câu hỏi thường gặp
Mua đồ cũ của nhân viên công ty có dùng bảng kê được không?
Mua tài sản của cá nhân không kinh doanh là trường hợp lâu nay được lập bảng kê, kể cả người bán là nhân viên. Cần giá mua hợp lý, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán và tài sản phải dùng cho kinh doanh. Giao dịch với người trong công ty dễ bị hỏi hơn, nên hồ sơ càng cần rõ.
Bảng kê có phải nộp cho cơ quan thuế không?
Thường không nộp cùng tờ khai mà lưu tại doanh nghiệp để xuất trình khi kiểm tra. Hãy lưu bảng kê cùng chứng từ thanh toán và giao nhận, theo thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán.
Mua hàng của hộ kinh doanh mà họ không chịu xuất hoá đơn thì làm sao?
Nếu hộ đó thuộc diện phải có hoá đơn thì bảng kê không thay được, khoản chi có rủi ro bị loại. Nên đưa yêu cầu hoá đơn vào điều kiện mua hàng ngay từ đầu, hoặc chuyển sang nhà cung cấp khác đáp ứng được.
Thuế GTGT đầu vào của hàng mua bằng bảng kê có được khấu trừ không?
Không. Bảng kê không phải hoá đơn giá trị gia tăng nên không có thuế đầu vào để khấu trừ. Bảng kê chỉ giúp khoản chi được xem xét tính vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Trả tiền mặt cho người nông dân từ 5 triệu đồng trở lên có sao không?
Điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gắn với hoá đơn, còn mua bằng bảng kê có quy định riêng. Tuy vậy chuyển khoản vào tài khoản của chính người bán giúp chứng minh giao dịch rõ ràng hơn nhiều. Cách áp dụng cụ thể nên đối chiếu nghị định hướng dẫn hiện hành.
Một người bán nông sản quanh năm cho công ty có còn là người trực tiếp sản xuất không?
Điều quyết định là người đó có tự trồng, tự nuôi, tự đánh bắt ra số hàng bán hay không, chứ không phải bán bao nhiêu lần. Nếu người đó gom hàng của nhiều hộ khác để bán lại thì đã là hoạt động kinh doanh, thuộc diện phải đăng ký và có hoá đơn. Khi số lượng mua lớn, nên có xác nhận về diện tích canh tác hoặc quy mô nuôi trồng.
Chi phí có hoá đơn nhưng hoá đơn sai tên công ty thì có tính là không hoá đơn không?
Hoá đơn sai thông tin người mua cần được người bán xử lý theo quy định về hoá đơn có sai sót. Chưa xử lý thì khoản chi có rủi ro bị loại. Việc này nên làm ngay khi phát hiện, vì càng lâu càng khó liên hệ người bán.
