Thuế giá trị gia tăng ghi trên hoá đơn mua vào được trừ vào thuế đầu ra khi đủ bốn điều kiện cùng lúc: hàng hoá, dịch vụ mua vào dùng cho hoạt động chịu thuế; có hoá đơn giá trị gia tăng hợp pháp (hoặc chứng từ nộp thuế ở khâu nhập khẩu, chứng từ nộp thuế thay); có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên; và hoá đơn phản ánh đúng một giao dịch có thật. Thiếu một điều kiện là phần thuế đó không được khấu trừ, dù ba điều kiện kia đã đủ.
Khung pháp lý hiện nay là Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, có hiệu lực từ 1/7/2025, cùng Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn luật này. So với giai đoạn trước, điều kiện về thanh toán đã siết lại rõ rệt, nên nhiều thói quen cũ của phòng mua hàng không còn dùng được. Dưới đây là từng điều kiện, cái sai hay gặp và việc nên làm ngay trong tháng.
Khấu trừ đầu vào thực chất là gì
Doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ tính số phải nộp bằng thuế đầu ra trừ thuế đầu vào được khấu trừ. Thuế đầu ra là số thuế ghi trên hoá đơn bán hàng. Thuế đầu vào là số thuế đã trả cho người bán khi mua hàng hoá, dịch vụ. Luật cho trừ phần đầu vào để thuế chỉ đánh trên phần giá trị tăng thêm ở mỗi khâu.
Chữ quan trọng ở đây là “được khấu trừ”. Không phải cứ có hoá đơn mua vào là có quyền trừ. Luật đặt điều kiện để nhà nước chắc rằng khoản thuế đó thật sự đã đi qua người bán và liên quan tới việc kinh doanh chịu thuế của người mua. Phần đầu vào không đủ điều kiện không mất hẳn: nếu khoản chi đủ điều kiện chi phí được trừ, phần thuế đó có thể tính vào chi phí hoặc nguyên giá tài sản khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Nhưng hai việc này phải tách riêng, không được “để tạm” trên tờ khai thuế giá trị gia tăng rồi tính sau.
Điều kiện thứ nhất: dùng cho hoạt động chịu thuế
Thuế đầu vào của hàng hoá, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Hàng xuất khẩu chịu thuế suất 0% vẫn là hoạt động chịu thuế, nên đầu vào của nó vẫn được khấu trừ nếu đủ các điều kiện còn lại.
Chỗ hay sai nằm ở doanh nghiệp có cả hoạt động không chịu thuế. Ví dụ giả định: một công ty vừa bán sản phẩm phần mềm (thuộc nhóm không chịu thuế) vừa bán thiết bị và dịch vụ lắp đặt (chịu thuế). Khi đó:
- Đầu vào dùng riêng cho phần mềm: không được khấu trừ.
- Đầu vào dùng riêng cho thiết bị, lắp đặt: khấu trừ bình thường.
- Đầu vào dùng chung (thuê văn phòng, điện, máy tính dùng chung): chỉ khấu trừ phần tương ứng với hoạt động chịu thuế, phân bổ theo tỉ lệ doanh thu. Tạm phân bổ theo từng kỳ khai, cuối năm tính lại theo doanh thu cả năm.
Nhiều công ty loại này khấu trừ toàn bộ đầu vào nhiều năm vì kế toán không tách được doanh thu theo hoạt động. Khi bị kiểm tra, phần khấu trừ thừa bị truy thu cộng tiền chậm nộp. Nếu công ty có hai dòng doanh thu khác nhau về thuế, việc đầu tiên là mở mã doanh thu riêng trong phần mềm kế toán.
Điều kiện thứ hai: hoá đơn hợp pháp hoặc chứng từ nộp thuế
Căn cứ để khấu trừ là hoá đơn giá trị gia tăng của người bán. Với hàng nhập khẩu, căn cứ là chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu. Với dịch vụ mua của tổ chức nước ngoài không có cơ sở thường trú mà bên Việt Nam nộp thuế thay, căn cứ là chứng từ nộp thuế thay đó.
Hoá đơn bán hàng (loại dùng cho người nộp thuế theo phương pháp trực tiếp) không có dòng thuế giá trị gia tăng tách riêng, nên không có gì để khấu trừ. Hoá đơn thương mại do nhà cung cấp nước ngoài phát hành cũng không phải hoá đơn giá trị gia tăng Việt Nam.
Hoá đơn “hợp pháp” trong thực tế nghĩa là:
- Đúng tên, địa chỉ, mã số thuế người mua. Sai mã số thuế người mua là không dùng được; sai tên hoặc địa chỉ thì phải yêu cầu người bán xử lý theo quy trình hoá đơn có sai sót, đừng tự sửa trên sổ.
- Có mã của cơ quan thuế (với hoá đơn có mã) hoặc đã được chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế (với hoá đơn không mã), tra được trên cổng hoá đơn điện tử.
- Ghi đúng hàng hoá, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất. Thuế suất sai (người bán ghi 10% cho hàng đang được áp mức khác) cũng phải điều chỉnh.
Điều kiện thứ ba: chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng
Đây là điều kiện làm mất khấu trừ nhiều nhất. Theo Luật 48/2024/QH15, hàng hoá, dịch vụ mua vào có hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ. Ngưỡng này thấp hơn nhiều so với trước đây, nên rất nhiều khoản mua lặt vặt quen trả tiền mặt nay đã chạm ngưỡng.
| Tình huống | Kết quả |
|---|---|
| Chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản người bán | Đủ điều kiện |
| Trả tiền mặt cho hoá đơn từ 5 triệu đồng | Mất khấu trừ phần thuế của hoá đơn đó |
| Nộp tiền mặt vào tài khoản người bán tại quầy | Vẫn bị coi là thanh toán tiền mặt |
| Giám đốc chuyển từ tài khoản cá nhân | Rủi ro cao; cần quy chế uỷ quyền, chứng từ hoàn ứng và đối chiếu kỹ với hướng dẫn hiện hành |
Cách tính ngưỡng (giá đã có thuế hay chưa, gộp nhiều hoá đơn cùng ngày thế nào) và các trường hợp được miễn điều kiện này nằm trong Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Đừng chia nhỏ một lần mua thành nhiều hoá đơn dưới ngưỡng để trả tiền mặt: cơ quan thuế nhìn vào giao dịch thật, không nhìn số tờ hoá đơn, và việc này sẽ bị xem là né điều kiện.
Điều kiện thứ tư: giao dịch có thật và người bán còn hoạt động
Hoá đơn đúng mẫu, trả tiền qua ngân hàng mà hàng không hề giao, hoặc giao hàng của người khác, thì vẫn không được khấu trừ. Điều kiện này không nằm ở một dòng chữ riêng mà là nền của cả hệ thống: hoá đơn phải phản ánh đúng một giao dịch mua bán có thật.
Trong kiểm tra, cơ quan thuế thường nhìn vào những dấu hiệu sau:
- Người bán đã bị ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, bỏ trốn, hoặc có tên trong danh sách doanh nghiệp rủi ro về hoá đơn.
- Hàng mua vào không khớp với ngành nghề, quy mô kho bãi hay sản phẩm đầu ra của người mua.
- Không có hợp đồng, phiếu giao nhận, biên bản nghiệm thu, chứng từ vận chuyển đi kèm.
- Tiền chuyển đi rồi quay về tài khoản của người liên quan tới bên mua.
Người mua làm đúng vẫn có thể bị hỏi khi người bán “có vấn đề” sau này. Cách tự bảo vệ duy nhất là giữ đủ hồ sơ chứng minh giao dịch thật: hợp đồng, chứng từ giao nhận, chứng từ thanh toán và kết quả tra cứu người bán vào ngày ký hợp đồng.
Đủ giấy tờ nhưng vẫn không được khấu trừ
Có những khoản dù hoá đơn và thanh toán hoàn hảo vẫn không được khấu trừ toàn bộ. Nhóm gặp thường xuyên:
- Xe ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống: phần thuế tương ứng với phần giá vượt mức khống chế không được khấu trừ, trừ một số trường hợp xe dùng trực tiếp cho kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn theo văn bản hướng dẫn. Mức khống chế tra ở nghị định hướng dẫn thuế giá trị gia tăng hiện hành.
- Đầu vào phục vụ hoạt động không chịu thuế, như đã nói ở điều kiện thứ nhất.
- Dịch vụ mua của nước ngoài mà không có hoá đơn Việt Nam và không có chứng từ nộp thuế thay.
- Hàng hoá dùng cho mục đích cá nhân của chủ doanh nghiệp, người lao động mà ghi hoá đơn tên công ty.
Phần không được khấu trừ ở các khoản này vẫn có thể tính vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu khoản chi đủ điều kiện chi phí được trừ — trừ khoản dùng cho cá nhân, vốn không phải chi phí của doanh nghiệp.
Bảng kiểm trước khi đưa hoá đơn vào tờ khai, và tự kiểm tra ở đâu
Mỗi kỳ khai, trước khi chốt số thuế đầu vào, đi qua sáu câu hỏi cho từng hoá đơn (hoặc ít nhất cho mọi hoá đơn từ 5 triệu đồng):
- Hoá đơn tra được trên cổng hoá đơn điện tử, đúng mã số thuế công ty chưa?
- Hàng hoá, dịch vụ này phục vụ hoạt động chịu thuế, không chịu thuế hay dùng chung?
- Đã có chứng từ chuyển khoản khớp số tiền, khớp tài khoản người bán chưa? Nếu chưa trả, hợp đồng ghi trả chậm tới khi nào?
- Có hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, phiếu giao nhận không?
- Người bán còn hoạt động bình thường vào ngày tra không?
- Khoản này có thuộc nhóm bị khống chế (xe, tài sản dùng chung cho cá nhân) không?
Ba chỗ tự kiểm tra: cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế để tải danh sách hoá đơn mua vào và đối chiếu với sổ; trang tra cứu thông tin người nộp thuế để xem trạng thái người bán; sao kê tài khoản ngân hàng của công ty để ghép chứng từ thanh toán. Muốn làm chặt phần kiểm tra người bán, xem thêm cách đối chiếu hoá đơn đầu vào trên Check Thuế.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn 4,8 triệu đồng trả tiền mặt có được khấu trừ không?
Hoá đơn dưới 5 triệu đồng không bị điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, nên vẫn được khấu trừ nếu đủ các điều kiện khác. Nhưng nếu đó là một phần của lần mua lớn bị tách thành nhiều hoá đơn cùng ngày cùng người bán, rủi ro bị gộp lại để xét là có thật. Cách tính ngưỡng cụ thể nên đối chiếu nghị định hướng dẫn.
Thanh toán bằng thẻ tín dụng công ty có được coi là không dùng tiền mặt không?
Thanh toán bằng thẻ do ngân hàng phát hành cho doanh nghiệp là hình thức thanh toán qua tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, thường được chấp nhận. Cần lưu sao kê thẻ thể hiện giao dịch với đúng người bán và đúng số tiền. Thẻ cá nhân của nhân viên thì phải có quy chế và hồ sơ hoàn ứng rõ ràng.
Người bán ghi sai địa chỉ công ty trên hoá đơn thì sao?
Nếu mã số thuế người mua đúng, sai sót về tên hay địa chỉ thường được xử lý bằng thủ tục thông báo sai sót và điều chỉnh theo quy định về hoá đơn điện tử. Yêu cầu người bán làm ngay, đừng để tới quyết toán. Sai mã số thuế người mua thì phải lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Công ty mới thành lập chưa có doanh thu có được khấu trừ đầu vào không?
Có. Thuế đầu vào được kê khai khấu trừ theo kỳ phát sinh, kể cả khi chưa có doanh thu, và số chưa trừ hết được chuyển sang kỳ sau. Điều kiện vẫn là bốn điều kiện nêu trên, và đầu vào phải phục vụ hoạt động chịu thuế mà công ty dự định làm.
Có thể không khấu trừ một hoá đơn để tính cả vào chi phí cho gọn không?
Nếu hoá đơn đủ điều kiện khấu trừ thì phần thuế đó phải được khấu trừ, không đưa vào chi phí. Chỉ phần thuế không đủ điều kiện khấu trừ mới được xem xét tính vào chi phí. Làm ngược lại khiến số liệu hai loại thuế lệch nhau và khó giải trình.
Người bán bị đóng mã số thuế sau khi đã giao dịch thì hoá đơn cũ còn dùng được không?
Hoá đơn lập khi người bán còn hoạt động và giao dịch có thật thì không tự nhiên mất giá trị. Tuy vậy cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình, nên hãy giữ đủ hợp đồng, chứng từ giao nhận, thanh toán và kết quả tra cứu người bán vào thời điểm giao dịch.
