Hoá đơn đầu vào này có được khấu trừ thuế GTGT?

Công cụ đang kiểm những điều kiện nào

Doanh nghiệp khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ được trừ thuế ghi trên hoá đơn mua vào khi các điều kiện dưới đây cùng đủ. Thiếu một điều kiện thì phần thuế của hoá đơn đó không được khấu trừ, dù các điều kiện kia đã đạt. Khung pháp lý hiện nay là Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15, hiệu lực từ 1/7/2025.

Hoá đơn GTGT hợp pháp, ghi đúng bên mua

Căn cứ khấu trừ là hoá đơn giá trị gia tăng của người bán, ghi đúng tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp mua, tra được trên cổng hoá đơn điện tử. Hoá đơn bán hàng của người bán nộp thuế theo phương pháp trực tiếp không có dòng thuế GTGT nên không có gì để khấu trừ. Sai sót trên hoá đơn do người bán xử lý theo quy định hoá đơn điện tử; bên mua không tự sửa.

Chứng từ không dùng tiền mặt với hoá đơn từ 5 triệu đồng

Hoá đơn có tổng thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Cách chắc chắn nhất là chuyển khoản từ tài khoản đứng tên doanh nghiệp sang tài khoản đứng tên người bán. Trả tiền mặt cho hoá đơn từ ngưỡng này thì mất khấu trừ phần thuế của hoá đơn đó.

Dùng cho hoạt động chịu thuế GTGT

Đầu vào dùng cho hoạt động chịu thuế (kể cả hàng xuất khẩu thuế suất 0%) được khấu trừ; dùng riêng cho hoạt động không chịu thuế thì không. Đầu vào dùng chung chỉ được khấu trừ phần tương ứng hoạt động chịu thuế, nên cần bảng phân bổ.

Người bán và kỳ kê khai

Hai bước cuối không phải điều kiện mới mà là chỗ hay hụt khi kiểm tra: hoá đơn của người bán không còn hoạt động bình thường vào ngày lập hoá đơn dễ bị xem xét lại; hoá đơn kê khai sai kỳ phải khai bổ sung cho đúng kỳ phát sinh.

Những chỗ công cụ không kết luận

Một số tình huống có nhiều cách hiểu hoặc phụ thuộc văn bản hướng dẫn chi tiết: mua trả chậm, trả góp chưa tới hạn trả; bù trừ công nợ, bên thứ ba trả thay; ví điện tử, cổng thanh toán trung gian; thẻ, tài khoản cá nhân của giám đốc, nhân viên trả thay; hoá đơn sót đã cộng vào kỳ sau. Với các lựa chọn này, công cụ ghi "Cần bổ sung" kèm nhãn Hướng hiểu phổ biến, nêu hồ sơ thường cần có và khuyên hỏi cơ quan thuế hoặc tra Nghị định 181/2025/NĐ-CP cùng văn bản sửa đổi — không tự kết luận là được hay không.

Ba tình huống giả định

Sai lầm hay gặp

• Tách một lần mua thành nhiều hoá đơn dưới 5 triệu đồng để trả tiền mặt. Hướng hiểu phổ biến là các hoá đơn đó bị gộp lại để xét, và việc tách còn làm hồ sơ trông như cố né điều kiện.
• Nộp tiền mặt vào tài khoản của người bán tại quầy rồi coi là chuyển khoản. Tiền không đi từ tài khoản doanh nghiệp; theo hướng hiểu phổ biến đây vẫn là thanh toán tiền mặt.
• Chuyển khoản vào tài khoản của nhân viên bán hàng hoặc chủ cửa hàng trong khi hoá đơn do một công ty lập. Tên chủ tài khoản nhận không khớp người bán trên hoá đơn thì chứng từ không chứng minh được việc trả cho người bán.
• Khấu trừ toàn bộ đầu vào dùng chung dù có cả doanh thu không chịu thuế. Khi kiểm tra, phần khấu trừ thừa bị truy thu cùng tiền chậm nộp.
• Cộng hoá đơn sót vào tờ khai kỳ hiện tại. Nguyên tắc là khai bổ sung cho kỳ phát sinh; cộng vào kỳ sau làm lệch số của hai kỳ.
• Chỉ tra người bán một lần lúc ký hợp đồng. Trạng thái có thể đổi giữa chừng; với nhà cung cấp thường xuyên, tra lại định kỳ và lưu kết quả có ngày tra.
• Để hoá đơn gửi về hộp thư cá nhân của nhân viên mua hàng. Kế toán không nhận được, hoá đơn bị sót nhiều kỳ. Dùng một địa chỉ thư chung của công ty để nhận hoá đơn.

Tự kiểm tra ở đâu

Hoá đơn có hợp lệ, đã có mã hoặc đã chuyển dữ liệu chưa: tra trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế bằng tài khoản doanh nghiệp, tải danh sách hoá đơn mua vào theo tháng để đối chiếu với sổ. Trạng thái người bán: trang tra cứu thông tin người nộp thuế, hoặc nhanh hơn là TraThue.com cho một mã và CheckThue.com cho cả danh sách. Tờ khai đã nộp, tờ khai bổ sung: tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại. Tình huống chưa chắc: hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, với khoản lớn nên hỏi bằng văn bản.

Đọc thêm trên Khấu Trừ

• Hoá đơn đầu vào ghi sai thuế suất, quên áp mức giảm: bên mua khấu trừ theo số nàoKhấu trừ GTGT đầu vào
• Hợp đồng trả nhiều đợt, có tiền cọc: ghép chứng từ chuyển khoản với từng hoá đơn thế nàoChứng từ thanh toán qua ngân hàng
• Mua hàng của hộ kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế trực tiếp: hoá đơn bán hàng có được khấu trừ thuế GTGTKhấu trừ GTGT đầu vào
• Trả tiền hàng bằng thẻ tín dụng cá nhân của giám đốc hay tài khoản nhân viên: có được khấu trừChứng từ thanh toán qua ngân hàng
• Vừa có doanh thu chịu thuế vừa không chịu thuế: phân bổ thuế GTGT đầu vào dùng chungKhấu trừ GTGT đầu vào
• Hàng xuất khẩu thuế suất 0%: chứng từ thanh toán qua ngân hàng cần những gìChứng từ thanh toán qua ngân hàng